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Funciones y tareas de un controller financiero

Inicié mi carrera profesional en una empresa de ingeniería donde al área administrativo-financiera nos llamaban “improductivos”. Desde su visión lo somos porque nosotros no vendemos nada, no facturamos nada, no creamos bienes y servicios que algún cliente nos compre.

Nacer profesionalmente con este estigma de que te llamen improductivo duele cuando  se tiene vocación por la profesión que uno ejerce. Quizás por eso, desde entonces, tengo en mente poner en valor el día a día de las personas que trabajamos en el área económico-financiera de la empresa.

Estos departamentos de apoyo, aunque no generemos ingresos directos, aportamos mucho a las empresas y quiero pensar que difícilmente saldrían adelante sin nosotros.

Dirigido por la batuta del director financiero de una empresa ¿cuáles serían las funciones que lleva adelante el área económico-financiera de una empresa? Os lo voy a expresar mediante un dibujo.

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La complejidad de las funciones dependerá del tipo de empresa, de su tamaño, de si es familiar o no, de la cultura empresarial y de otros muchos factores que marcaran la importancia de las labores a desarrollar por el área financiera. Pero me atrevo a afirmar que cada una de ellas es muy necesaria para la empresa en su conjunto .

Hay una función que va ganando protagonismo, que es la necesidad de control, dado que cada vez más las organizaciones se enfrentan a un entorno dinámico y cambiante, a un mayor nivel de incertidumbre y una alta rivalidad competitiva; este puesto es el del controller o responsable del control de gestión.

¿Qué es el controller financiero?

Su función va mucho más que lo que el propio término inspira, que es la de controlar. Sí, por supuesto que debe analizar que se hagan bien las cosas y que los objetivos se cumplen, pero ya no basta con ello.

Además tendrá que mojarse, plantear soluciones y dar su opinión sobre la marcha de la empresa y con alternativas sólidas y argumentadas.

Tipos de controller 

Existen 2 tipos de controller:

Financiero

Responsable del control financiero de la empresa. Controla y supervisa, haciendo de puente entre la gestión y la contabilidad.

De gestión

Encargado de diseñar los sistemas contables y que la información de gestión sea correcta. Además, tendrá un papel importante en la planificación del futuro de la empresa.

En muchas empresas estos puestos están fusionados en un único perfil que es el controller encargado de controlar, supervisar, alinear información y estrategias empresariales.

Tanto el controller financiero como el de gestión deben estar en contacto fluido con la dirección, apoyando para encontrar las vías más idóneas para alcanzar las metas empresariales.

Dependencia jerárquica del controller

Idealmente, el Controller depende directamente del Consejo de Administración ya que su función radica en supervisar que el resto de las áreas ejecutan correctamente su trabajo. Por ello, cuanto más independiente sea, con más libertad podrá hacer su labor.

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Existen factores que marcarán la dependencia jerárquica del controller y también la organización del área económico-financiera de la empresa y estas son:

  • La cultura empresarial.
  • Si existe delegación o todas las decisiones pasan por el líder.
  • El tamaño y complejidad de la empresa.
  • El desarrollo geográfico, si la empresa tiene o no filiales.
  • El número de unidades de negocio.
  • Estructura accionarial; si participa en ella capital riesgo o no.
  • El entorno competitivo.
  • El grado de crecimiento de la compañía.
  • Cuando se trata de una matriz de un grupo empresarial.
  • Si es una empresa familiar o no.

Por ello, no podemos dar recetas e instrucciones única válidas para todos.

Funciones y tareas de un controller financiero

La Asociación Española de Controllers y el Global Chartered Controller Institute han analizado el perfil del controller en el siglo XXI afirma que el trabajo del controller consiste en analizar el pasado, gestionar el presente y mejorar el futuro“.

Entre otras para llevar a cabo esta labor desarrollará las siguientes actividades :

  1. Dar apoyo a la dirección en la comunicación con el resto de las áreas, siendo soporte en la toma de decisiones.
  2. Velar por la calidad de la información participando activamente en la elaboración de reportes e indicadores de gestión, diseñando y participando en la creación de cuadros de mando.
  3. Tutorización y supervisión del presupuesto anual y estratégico de la empresa.
  4. Detectar desviaciones en el cumplimiento de los presupuestos.
  5. Supervisar las cuentas por cobrar y poner especial atención en las que tienen mora o plazos a punto de vencimiento.
  6. Revisar la posición de tesorería y asegurarse que se tiene suficiente cobertura para los compromisos.
  7. Supervisar los rendimientos generados por inversiones, calculando rentabilidad y productividades.
  8.  Revisar los reportes periódicos para el Consejo de Administración.
  9. Auditar la veracidad de los apuntes contables, los estados financieros, la información de gestión y cuadro de mando.
  10. Ser nexo con el área de sistemas de información de gestión.
  11. Marcar pautas de la contabilidad analítica por líneas de negocio.
  12. Recopilar los costes de producción, distribución y determinar cómo deben quedar plasmados en la contabilidad de gestión.
  13. Realizar la valoración de inventarios físicos y política de amortizaciones.
  14. Supervisar las liquidaciones fiscales.
  15. Levantar riesgos y oportunidades de negocio.
  16. Coordinar la elaboración de los presupuestos y realizar seguimiento de su cumplimiento.
  17. Analizar la política de seguros y plantear optimización de las mismas.
  18. Tratar de normalizar los procesos y mejorarlos.
  19. Revisar que los pagos dispongan de las aprobaciones pertinentes.
  20. Llevar la relación con los auditores externos.
  21. Controlar los gastos operativos.
  22. Comparar los logros de la empresa con lo que se esperaba de ella.

En general, todas estas funciones las podríamos resumir en que es un guardián de que la empresa marche bien.

Midiendo, evitando desviaciones y crisis futuras, es decir analizando que las estrategias y decisiones se lleven a cabo correctamente conforme a lo planificado.

Suministra al resto de los directivos de la empresa instrumentos necesarios para la toma de decisiones y la correcta gestión empresarial; por lo tanto, la labor del controller es clave para evitar situaciones de crisis y desequilibrio.

Es un profesional que apoya y ayuda al resto de la organización para el logro de los objetivos operativos y estratégicos, velando por el negocio.

Carlos Mallo Rodríguez Presidente Honorífico del Global Chartered Controller Institute (GCCI) y del Chartered Controller Analyst (CCA), afirma textualmente que:

En los últimos años la figura del Controller ha evolucionado, se ha convertido en un  consultor  interno, proactivo, que conjuga un rol de estratega-planificador y controlador, donde los cuadros de mandos, los mapas estratégicos y los modelos creativos han pasado a ser piezas angulares de control de gestión. Cada día más, el Controller está ayudando a superar y minimizar los impactos de las crisis económicas, han pasado de tener una función puramente descriptiva y de auditoría a ser promotores del cambio, convirtiéndose en profesionales capaces de ayudar a la dirección a liderar el cambio y llevar a la empresa a buen puerto en el medio y largo plazo. Deben ser multidisciplinares y poseer una visión estratégica-operativa, son elemento vital y nexo entre la estrategia y la gestión operativa de las organizaciones.”

Qué formación debe tener un controller financiero

Normalmente para ser controller se precisa ser licenciado en ADE, si bien también tendría cabida ingenieros con especialidad en organización empresarial. Si cuentan con especialidad o algún postgrado “mejor que mejor”.

Dado en que vivimos tiempos de formación trasversal, será valido para el puesto cualquier profesional con el conocimiento, la experiencia y sobre todos las capacidades personales y analíticas para ejercer esta función, sea cual sea la formación recibida.

Existe una certificación que avala disponer los conocimientos para el correcto desempeño de esta función, el Certificado Chartered Controller Analyst – CCA®, que fue creado con el fin de establecer un conjunto de estándares dentro del Control de Gestión, tanto de análisis, gestión y planificación, como de técnicas y estrategias para dotar a la figura del Controller de mayor dimensión, homogeneidad y transparencia en el mercado laboral.

Debe conocer el mercado, el sector para el que trabaja, lo cual facilitará el análisis de lo que ocurre en su propia empresa, estando atento a lo que ocurra fuera de la empresa  y su incidencia dentro de la misma, analizando tendencias tecnológicas, sociales y económicas.

Dado que tendrá que trabajar con números, el manejo de sistemas informáticos y herramientas como excel avanzado serán necesarios, lo cual debe venir unido a una alta capacidad de análisis, transformando simples datos en información clave para la gestión empresarial. Asimismo, es crucial el manejo del plan contable, de las NIC y del funcionamiento del área administrativo-financiera de la empresa, con una visión analítica.

Al ser un profesional que estará en contacto con gente, tiene que poseer  buenas habilidades comunicativas que le facilitarán poder desempeñar correctamente  su trabajo.

Y por último, al igual que el resto de profesionales que trabajan en el área económica-financiera, al tener acceso a  información privilegiada, la conducta ética del controller tiene que ser impecable haciendo de la confidencialidad su norma de trabajo, actuando  con imparcialidad y objetividad.

Cómo organizar el área económico financiera

  • Tenga muy claras las funciones de todo su personal: qué, cómo, cuándo, quién.
  • Ponga por escrito, haga una buena inducción de sus colaboradores, disponiendo de un detallado manual de bienvenida que describa: funciones, calendario y haga que el personal lo conozca.
  • Monte un plan de sustituciones de personal de cada función, ya sea por vacaciones u por otra eventualidad.
  • Piense en procesos y aplique el proceso de calidad de mejora continua e involucre a su personal a que también lo asuma.
  • Automatice e integre todo lo que sea posible, evitando duplicidades de trabajos manuales no productivos y que generan errores y ganando en eficacia (ERP).
  • Confíe en la banca electrónica y sus ventajas para muchos procesos; información en tiempo real, pagos y cobros automáticos, gestión de impuestos, evitar paseos al banco.
  • Tenga un calendario de trabajo que le permita un control fechas de liquidaciones fiscales y otras obligaciones, morosos y acciones sobre impagados, cierres y cuadros de mando.
  • Sea inflexible en el cumplimiento de calendarios, crearemos hábitos, la máquina debe seguir funcionando bien incluso en su ausencia.
  • Lleve un control estricto de la Tesorería a diario, no hay excusas para incurrir un día en descubierto, o no tener información sobre un impagado.
  • Tenga en el presupuesto una guía, analice por qué no se cumple y provoque acciones.
  • Esté abierto al diálogo con otros departamentos, pero hágase respetar.
  • Trate de formar a toda la compañía con una cierta culturilla financiera. Será más fácil su función.

Como director administrativo-financiero delegue funciones, no responsabilidades, sabiendo usted hacer la tarea en todas sus fases y controle que se haga bien, con calidad y respetando plazos.

Y, como resumen de lo que para mí es un controller, es un hombre de presente y de futuro porque, como decía Peter Drucker,

la planificación no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes”

Las dos pestañas siguientes cambian el contenido a continuación.
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Conoce qué es un controller financiero y cuáles son sus principales funciones y tareas dentro de una organización ¡Sigue leyendo!