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Gestión del Negocio por Procesos: nuevo método para la mejora continua

En la actualidad existen diversas metodologías de mejora continua, siempre relacionadas entre sí y que basan sus acciones sobre los procesos y personas de la organización. Relacionando estos sistemas de mejora, están apareciendo nuevos métodos de mejora que consiguen afinar y mejorar los procesos productivos y de servicios de las organizaciones.

Metodologías de mejora continua

Partiendo de metodologías ya casi clásicas como la metodología del sistema LEAN, metodología de gestión empleada por Toyota a partir de los años 50 o la metodología más nueva como puede ser la Six Sigma. Que comenzó a emplearse a partir de los años 80, han surgido conjunciones de estas metodologías que han permitido una mejora sustancial en las organizaciones.

La conjunción de las metodologías LEAN, Six Sigma y la Teoría de las Limitaciones (TOC), aplicándolas al principal sistema de mejora continua empleado en todas las normas ISO, han propiciado la aparición de nuevas metodologías de gestión de calidad y procesos. Estas están englobadas dentro de la corriente de sistemas denominados por sus siglas en inglés como BPM (Business Process Management) o Gestión del Negocio por Procesos.

Gestión del Negocio de Procesos para la mejora continua

Este nuevo método de mejora continua de los sistemas de gestión puede ser aplicado a todas las organizaciones y a todos los sistemas de gestión. Al relacionar los métodos Six Sigma, TOC o el método LEAN con el ciclo de Mejora Continua de Deming, esta metodología mejorada tendrá unas características específicas. Estas características ayudarán a la mejora de las organizaciones, pero que no deberían suponer un coste mayor para las mismas.

Con este nuevo método de mejora continua la empresa seguirá buscando una calidad adecuada al conseguir unas características que haya definido para sus procesos, servicios o productos. No obstante, buscará también el ahorro de costes, mayor cantidad de ingresos, mejora de la eficiencia y eficacia de estos. En general, una mejora general de la organización, su personal y los resultados de estos.

La nueva metodología de mejora relaciona el ciclo de mejora continua con las metodologías ya mencionadas anteriormente, dando origen a una Gestión del Negocio por Procesos que tendrá las siguientes características:

Realizar una acción previa de selección de los procesos

Los procesos correctos necesitan ser mejorados para conseguir las mejoras programadas. Con esto, lo que se busca es seleccionar los procesos que se consideran clave para para obtener los objetivos que la organización pretende mejorar.

Definir el problema de forma correcta, detectando:

  1. Las ineficiencias que puedan aparecer en los procesos.
  2. Los defectos y variaciones que se producen en los procesos, servicios y productos.
  3. Los cuellos de botella que se generan.

Identificar los indicadores para los procesos y tenerlos controlados para corroborar las mejoras esperadas

La medición de estos indicadores nos servirá para identificar el rendimiento y la información de los procesos, sus variaciones y los posibles cuellos de botella que existan.

Analizar los resultados para la mejora continua

Habrá que determinar las causas origen de los problemas y proponer acciones de mejora, intentando hacer simulaciones para prever los resultados óptimos posibles.

La evaluación de los análisis realizados

Esto nos servirá para identificar la mejor acción a tomar para resolver los problemas planteados.

Realizar el seguimiento de la mejora

Como es habitual en los sistemas de gestión, tras la aplicación de una medida, habrá que ir comprobando el funcionamiento de las soluciones aplicadas, monitorizándolos a través de indicadores.

Estas medidas deberán establecerse como estándar

Serán la guía para otros procesos similares que se lleven a cabo con, por ejemplo, distintos clientes o en otras líneas de trabajo de la organización.

Este nuevo método de mejora continua a través de la  Gestión del Negocio por Procesos es una metodología que, si bien innova en  la forma de obtener resultados y en la mejora sustancial de las organizaciones, parte de sistemas que se pueden considerar ya clásicos.

Aplicación de las metodologías para la mejora continua

La aplicación de estos métodos novedosos demuestra que la mejora continua en los sistemas de gestión no reside solo en las organizaciones. La evolución de la concepción de los sistemas y la mejora de las herramientas de calidad promociona y ayuda a las organizaciones y las entidades y debe partir de entidades dedicadas a estos estudios.

La aplicación de estas medidas debe comprometer, como siempre en los sistemas de gestión, de una fuerte implicación por parte de la dirección de la organización, por lo que solo las organizaciones con este tipo de cultura tendrán razones para tratar de aplicar estas nuevas metodologías.

Las mejoras solo se pueden observar con el tiempo. Por esto, las organizaciones que solo busquen el beneficio a corto plazo no encontrarán la necesidad de aplicación de las metodologías de mejora continua.

 

Joaquín Martínez Serrats, tutor del Máster en Consultoría y Auditoría de Sistemas de Calidad y Excelencia.

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