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Cambios y retos en los sistemas de gestión

Nuevos retos para una época de cambio en los sistemas de gestión

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Se están viviendo movimientos importantes en el desarrollo de normas de los propios sistemas de gestión. Estos cambios están generando nuevos retos para las organizaciones implicadas, sobre todo a nivel de los equipos directivos que ahora van a tener que estar más comprometidos con los procesos que están defendiendo.

Uno de los cambios reales que incluyen las nuevas Normas, tanto ISO 9001 como ISO 14001 es la comprensión del contexto en el que se actúa y cómo afectan las actividades de la organización dentro del entorno y a las llamadas partes implicadas.

Este concepto de partes implicadas da un nuevo aire a todo el sistema de gestión ya que habrá que tener en cuenta no sólo las actividades que afectan a clientes sino que se tendrá que tener en cuenta todo aquello que impacta tanto sobre las personas como sobre la sociedad en general.

La alta dirección se deberá implicar más, deberá liderar los procesos de mejora continua y tomar mayor peso en los procesos de certificación con su presencia en las auditorías. La implicación real de esta línea de gestión es la lineación estratégica de la organización con la calidad.

Del mismo modo, cambia el concepto de planificación y se introduce en calidad el concepto de control operacional. Esto significa que las empresas van a a tener que implementar un proceso de gestión y prevención de los riesgos de calidad detectando los puntos críticos que puedan afectar a la gestión.

Otro factor que se debe tener en cuenta es la capacidad de, dentro de este marco de gestión de los impactos, proponen las nuevas normas, apoyando la opción de detectar oportunidades para las empresas y así cumplir con el objetivo de mejora continua.

 

¿Cómo va a afectar todo este cambio a los esquemas de procesos?

 

Ahora gestionar por procesos se va a volver obligatorio. Cobra más importancia que nunca el poder gestionar las entradas y las salidas de los mismos tanto como las interacciones que pueden gestionar los riesgos. Esta gestión preventiva permite sustituir el ya famoso proceso de acción preventiva por una estrategia de la propia mejora de la organización.

Por el contrario, la documentación, el auténtico caballo de batalla de todos estos sistemas cambia en su exigencia pasando a tener importancia el concepto de información (evidencia) documentada. La implicación de este cambio es una oportunidad para aligerar todos los sistemas de gestión.

Esto es, a partir de ahora se puede demostrar a partir de documentos digitales, gráficos, tabla, software y no será necesario tener todo en papel. Del mismo modo, el sistema documental se adapta al tipo y tamaño de empresa sin especificar requisitos obligatorios en exceso.

Lo mismo aplica con los alcances. Independientemente de las necesidades de las empresas ya no existen puntos específicos para ser excluidos, ahora la empresa da respuesta a la norma de forma flexible permitiendo reducir la burocracia no necesaria.

Poder tener un sistema de comunicación interna eficaz va a ser clave, tanto en los sistemas de calidad y medioambiente ya que se debe asegurar tanto la agilidad como la transparencia y el fomento de sugerencias internas para la mejora continua.

Así pues, las empresas deben tener evidencias de la medición y evaluación del desempeño de la calidad y la eficacia del SGC, que engloba los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación, según sea aplicable, para asegurar resultados válidos. Es importante que los datos sean coherentes con la organización y que respalden la propia estrategia.

 

La transición. ¿Cómo se realizará?

Las empresas certificadas en la norma ISO 9001 dispondrán de tres años para actualizar su Sistema de Gestión de Calidad a los nuevos requisitos de la norma en su versión 2015

De septiembre de 2015 a marzo de 2017: Podrá elegir si realizar la auditoría contra una versión u otra. Si se realiza contra la versión 2008, deberá realizar posteriormente la transición.

A partir de marzo de 2017: Toda auditoría inicial se realizará conforme a ISO 9001:2015 ya que en septiembre de 2018, toda organización con ISO 9001:2008 que no haya pasado comité de certificación contra la nueva norma perderá su validez total.

 

 

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Alejandro San Nicolás Medina, Director del Máster de Consultoría y Auditoría de IMF con  amplia experiencia como consultor y evaluador del modelo de excelencia EFQM y Madrid Excelente.

Las dos pestaas siguientes cambian el contenido a continuacin.
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Alejandro San Nicolás Medina

Director del Máster de Consultoría y Auditoría de IMF Business School y fundador del grupo Business Leadership Excellence en LinkedIn.
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Se están viviendo movimientos importantes en el desarrollo de normas de los propios sistemas de gestión. ¿A qué nuevos retos nos enfrentamos?