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Planes de trazabilidad: qué son y cómo se implantan

Todos nos sorprendemos de que ante una alerta sanitaria, en un breve periodo de tiempo se identifiquen los lotes afectados, se sepan dónde están o han sido distribuidos y se retiren de la circulación con el fin de proteger la salud de los consumidores.

Todo ello se debe a una perfecta coordinación entre los agentes implicados, como son los propios operadores, responsables del producto implicado, a través de su sistema de trazabilidad, y las administraciones públicas competentes (Comunidades Autónomas, Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación, Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social, AECOSAN, Unión Europea), a través de los sistemas de alerta rápida (SCIRI, RASFF).

Una de las herramientas clave en dicho proceso es la Trazabilidad de los alimentos, obligatoria para toda la cadena alimentaria, “De la granja a la mesa”, desde el 1 de enero de 2005 por aplicación del Reglamento 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo, en cuyo artículo 18 se indica que “debe asegurarse la trazabilidad de los alimentos y los piensos en todas las etapas de producción, transformación y distribución”.

A parte de este reglamento, Normativa Horizontal, existen una serie de Normativas Verticales que establecen requisitos concretos para los sectores a los que aplican; entre ellos, están: la carne de vacuno; la leche y productos lácteos, la pesca y los productos pesqueros, huevos y, los organismos modificados genéticamente (OMG).

El sistema de autocontrol APPCC, obligatorio en todas las etapas de la cadena alimentaria excepto en la producción primaria, tiene como requisito previo el establecimiento de un sistema de trazabilidad; los esquemas certificables de seguridad alimentaria como BRC e IFS establecen como cláusula fundamental o requisito KO, respectivamente, el sistema de trazabilidad, para obtener la certificación.

Qué es la Trazabilidad

En el citado Reglamento 178/2002, se define la Trazabilidad como “la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento, un pienso, un animal destinado a la producción de alimentos o una sustancia destinados a ser incorporados en alimentos o piensos o con probabilidad de serlo”.

Esta definición ya nos deja claro que hay que dejar registrada toda aquella información relativa a: las materias primas y sus correspondientes proveedores; qué les ha pasado a dichas materias primas durante los procesos de transformación o producción de compuestos intermediarios o el alimento final; qué, a quién y cuándo se hacen expedición de productos.

Importantísimo: toda la información tiene que estar conectada y vinculada; por ello, para sectores tan importantes como los vinculados con alimentos de origen animal deben cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento 931/2011, desarrollado para una correcta aplicación de la trazabilidad establecida en el ya citado Reglamento 178/2002.

El sistema que cada empresa establezca estará diseñado para su situación concreta, pero deberá tener en cuenta aspectos tan fundamentales como:

Identificación del producto o la agrupación de productos

El conjunto de unidades de un producto alimenticio producido, fabricado o envasado, en circunstancias prácticamente iguales se agrupan entorno a lo que llamamos Lote. Cada empresa debe establecer qué considera por lote, encontrándose formas diferentes: línea de producción; periodo de tiempo; parcela, etc.

A parte del lote también se dan otras identificaciones en los casos de distribución y almacenamiento, en que, por ejemplo, se agrupan varios lotes o incluso agrupaciones de varios productos con sus lotes preparados para enviar a un determinado cliente.

Lo que está claro es que cada identificación debe contener toda la información necesaria para ser trazable y que ésta será diferente según la actividad del operador.

La manera de realizar su identificación cada vez es más sofisticada debido a los avances informáticos (códigos de barra, chip de radiofrecuencia, etc.)

Datos del producto

Aquí es donde la información a registrar es la más completa. Se empieza con las materias primas, considerando también los materiales de envasado, principalmente aquellos que estarán en contacto con el alimento. Es importante documentar si se realizaron ensayos analíticos y sus resultados.

Se continúa con todas las operaciones que se realizan; la mayor parte de ellas irán encaminadas a la elaboración de un alimento, pero también éstas pueden ser únicamente la recepción de mercancía, repaletizar y su expedición en otro formato. Sea cual sea la operación realizada es muy importante mantener la información entre los diferentes “eslabones”.

Relación entre ambos

Importantísimo el historial que tiene asignado cada producto identificado: “Su carné de identidad”.

Obligaciones del Operador

La obligación fundamental de todo operador es no romper la transferencia de la información; es decir, vincular la información que recibe desde sus proveedores con las actividades o procesos realizados bajo su responsabilidad y, de ahí, con los productos que son suministrados al siguiente eslabón de la cadena, que serán sus clientes.

Como en cualquier sistema de gestión lo primero que hay que hacer es documentar cómo se van a realizar las actividades, quién las va a realizar, qué información hay que recopilar para mantener la trazabilidad, forma de hacerlo y los medios para ello, cuáles son sus responsabilidades, etc. Es decir, documentar el Sistema de trazabilidad.

Gestión de la trazabilidad

Dicho documento de Gestión de la trazabilidad establecerá la identificación de las diferentes “mercancías” y sus correspondientes registros, los cuales deberán mantenerse un tiempo prudencial que será distinto en función de las características del alimento/materia prima y del uso que se vaya a hacer con ellas.

Lo normal es mantenerlos hasta seis meses después de que haya expirado su vida útil, pero si hay evidencia de que pueden ser congelados o sometidos a otro tratamiento de conservación que alargase la vida es mejor mantenerlos durante 5 años.

Todo ello permitirá una rápida localización de la mercancía, y si fuera necesaria su retirada del mercado, en el caso de que dichos productos tengan un problema de seguridad alimentaria. Evidentemente en dichas situaciones se requiere informar a las autoridades competentes.

La aplicación de un sistema de trazabilidad es requisito obligatorio; no obstante, hay que decir que ofrece una serie de ventajas para las empresas con relación a su gestión.

Entre ellas destacaría: la gestión de una reclamación de un cliente o una no conformidad surgida en el desarrollo diario, en estos casos se permitirá establecer, en la mayoría de los casos, qué ha pasado, cuándo ha pasado, porqué ha pasado y las personas implicadas en el suceso; todo ello, para poder establecer las correspondientes acciones correctivas con el fin de que la causa que ha provocado la queja del cliente o la desviación frente a un requisito no vuelva a presentarse.

Sistemas de Implantación de la Trazabilidad

Cada empresa debe pensar en la forma de identificar los productos, adquirir la información vinculante y cómo almacenarla. La mejor elección será aquella que se adapte a su sistema de gestión con el fin de que se integre de forma sencilla y, lo más importante, sea eficaz en el sentido de que se acceda a ella de forma fácil y rápida. En función del tamaño de la empresa nos podemos encontrar con registros en soporte de papel, pasando por soportes informáticos e incluso de radio frecuencias.

Importantísimo la comunicación con proveedores y clientes ya que de ellos obtendremos gran parte de la información que necesitaremos para diseñar nuestro sistema de trazabilidad, así como las indicaciones dadas en las correspondientes guías aplicables a los diferentes sectores.

En función de la actividad de nuestra empresa tendremos que llevar a cabo, una, dos o, en la mayoría de las situaciones, tres tipos de trazabilidad:

Trazabilidad hacia atrás

Identificación de las materias primas y de sus proveedores.

Productos que nos sirve un proveedor. Los registros que le aplican deberán tener información sobre quién ha sido el proveedor (importante forma de localizarlo las 24 horas), fecha de entrada, qué nos ha suministrado (identificación y el lote o la identificación de agrupaciones que ya hemos comentado anteriormente), qué destino han tenido, es decir dónde se han almacenado.

Trazabilidad interna o de proceso

Trazabilidad de los productos dentro de la empresa independientemente de si se producen o no nuevos productos.

Hay que vincular los productos suministrados por los proveedores, con los procesos en los que han estado presentes (incluidos los equipos y las operaciones del proceso) y los productos finales que van a ser enviados a los clientes.

Los registros que le aplican deben tener toda la información referente a: qué se ha hecho con las materias primas recibidas (división, mezcla, procesado, etc.); qué productos intermedios se producen; identificación del producto final que se le va a entregar a un cliente (por ejemplo, el lote); a partir de qué, cómo y cuándo se ha producido

Trazabilidad hacia adelante

Productos ya preparados para ser expedidos a los clientes.

La información que debe quedar registrada es muy sencilla: qué, a quién y cuando se ha expedido la mercancía. En algunos casos será necesario cómo, es decir cuando el medio de transporte hasta el domicilio del cliente es responsabilidad de la empresa.

Cuando se habla de cliente no nos referimos al consumidor final.

Como se ha comentado la mayor parte de los operadores deberán tener implantado un sistema de trazabilidad hacia atrás, de proceso y hacia adelante.

Ejemplos de estas situaciones son: producción primaria, industria alimentaria que produce y distribuye alimentos, empresas de Catering para otras empresas, etc. Si la empresa de catering sirve directamente al consumidor en ese caso debe establecer un sistema de trazabilidad hacia atrás y de proceso, que es la que aplica a bares y restaurantes.

Ejemplos de empresas que solo tienen que implantar la trazabilidad hacia atrás son las tiendas de barrio de toda la vida que reciben los alimentos envasados y tal cual nos los venden.

Con todos estos sistemas implantados no es de extrañar que en un tiempo récord las Autoridades Sanitarias de cada Estado Miembro procedan a localizar todas las unidades de un lote afectado en todo el territorio europeo apoyadas por ellos mecanismos de alerta rápida:

Enlace de Interés:

Agustina Sánchez, docente del Master en Seguridad Alimentaria en IMF Business School.

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La aplicación de un sistema de trazabilidad es requisito obligatorio; no obstante, hay que decir que ofrece una serie de ventajas.