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Documento de Requisición de Compra

Departamento de usuario: El Documento de Requisición de Compra

Documento de Requisición de Compra

Después de lo descrito en entradas anteriores dentro de este blog en referencia a un departamento de compras tipo, el seguidor de este blog ya se podrá hacer una idea de “quién” es el departamento usuario.

El departamento usuario es el departamento o área de la organización que, de acuerdo a cubrir unas necesidades, emite el requerimiento de la compra al departamento de compras.

Este departamento puede ser, en muchas ocasiones, el departamento de producción, pero puede ser cualquier otro que necesite abastecerse dentro de la organización.

Para solicitar esta compra, el departamento usuario preparará y emitirá el Documento de Requisición de Compra, que normalmente es un modelo diseñado a medida para cada empresa (aunque suele ser muy similar en todas las organizaciones), donde quedan reflejadas de manera concreta y exacta las necesidades de abastecimiento del departamento usuario.

Documento de Requisición de Compra

Este documento tiene o debe de incluir la siguiente información:

 

  • Departamento emisor de la solicitud de compra, número de referencia de la misma y fecha de envío a Compras.
  • Descripción del producto a adquirir, indicando una referencia concreta cuanto ésta exista (ej: estándar en el sector)
  • Especificaciones que hayan de cumplirse, tales como tolerancias, composición de materiales, pruebas a satisfacer y rendimientos.
  • Cantidad a comprar.
  • Criterios para comprobar que el pedido se adecue a la solicitud de compra.
  • Garantías, servicio requerido y repuestos necesarios.
  • Plazo de entrega requerido
  • Lugar de recepción
  • Firma autorizada para emitir la requisición.

 

Algunos aspectos interesantes a destacar del documento son:

  • Se deberá solicitar siempre que se pueda: materiales, componentes, etc., que estén estandarizados ya que eso abaratará sin duda la compra, y también facilitará el hecho de preparar y concretar la oferta de compra a los posibles proveedores.
  • El apartado de observaciones generales siempre es interesante porque en él se puede ampliar la información que será útil tanto para el departamento de compras como para los proveedores que tengan que entregar su oferta, ya que en la misma se puede puntualizar la información de lo que se desea comprar. En este espacio es muy habitual (y recomendable) que el departamento usuario facilite un material o componente sustitutivo del solicitado. Esto ayudará a encontrar materiales o componentes similares en el mercado cuándo existe escasez del solicitado o éste es excesivamente caro.
  • También será muy útil especificar el criterio de comprobación de pedido de manera exacta de acuerdo a que lo solicitado venga en las condiciones indicadas en la requisición de compra, ya que de no cumplirse las mismas, este apartado puede ayudar a dirimir diferencias de criterio subjetivas entre proveedor y empresa solicitante de la compra.

 

 

Juan Antonio Marco, blog de logística de IMF Business SccholJuan Antonio Marco, tutor del Master en Logística y Cadena de Suministro en IMF Business School

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Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.

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El departamento usuario preparará y emitirá el Documento de Requisición de Compra, que normalmente es un modelo diseñado a medida para cada empresa.