Amazon
IniciologísticaComunicación en la Dirección Logística
comunicacion direccion logistica

Comunicación en la Dirección Logística

Uno de los aspectos más importantes en el ámbito de la dirección logística (y no logística) es saber comunicar. El éxito de una buena dirección radica en la mayoría de las ocasiones en saber emitir el mensaje que se quiere transmitir en tiempo y forma adecuada para que el personal a cargo tenga claro qué es lo que se espera de él a nivel individual y grupal.

Las personas no suelen seguir el comportamiento de una máquina, hay que comunicar y comunicar

De acuerdo a mi experiencia, uno de los errores que solemos cometer habitualmente cuando estamos dirigiendo personas es pensar que éstas se suelen comportar de manera automática igual que un equipo o una máquina. Por ello, lo primero que solemos hacer es adjudicar objetivos en muchas ocasiones irreales que no se cumplen y que suelen terminar en una frustración mutua empleado-director.

Unido a esto, también solemos pensar que, como ocurre con las máquinas o equipos, se programa una función, se presiona un botón o se ajusta una tuerca y, a partir de aquí, como si de un milagro se tratase, no es necesaria ya comunicación alguna con el empleado porque éste sabrá, siempre, qué es lo que tiene que hacer.

Esto último se hace más patente cuando tenemos que cubrir una baja laboral, jubilación, etc., dónde intentamos sustituir a un empleado con experiencia en un determinado puesto por otro. Pensamos que con un “abradabra”, el empleado que se encargará de cubrir este puesto sabrá hacerlo tan bien como el que lo ocupaba anteriormente. Error, grave error. Dos personas nunca harán sus tareas de manera idéntica,…aunque si podemos intentar que lo hagan de forma parecida, esa será una de nuestras más importantes tareas como director.

Tres etapas que debe hacer el Director

Para solventar esta dificultad recomiendo cubrir las siguientes tres etapas y en su orden respectivo:

Descubrir si el empleado es el más adecuado para cubrir el puesto

Al hilo de lo anteriormente comentado, lo habitual es pensar que una persona que ocupa un puesto determinado dentro de la estructura está en el mismo por méritos y capacidades propias. Lejos de la realidad, en muchas ocasiones capacidades y funciones del puesto no van unidas. Nuestra tarea primordial en este punto será descubrir si más allá de un encontramos ante un problema de falta de capacidades técnicas y humanas para cubrir un determinado puesto. Si no atacamos este asunto en primer lugar desde este punto de vista y nos lanzamos a intentar comunicar mejor, será como explicar a un pez como trepar a un árbol, es decir, nuestra comunicación con un empleado será inútil porque no nos entenderá.

Intentar estandarizar el puesto de trabajo

Aunque parezca una contradicción con lo dicho anteriormente, una manera de “guiar” nuestro mensaje con un empleado será intentar “normalizar” el puesto de trabajo. Precisamente derivado del hecho de que dos personas no hacen las cosas de manera idéntica sí que necesitamos en una organización que los resultados sean lo más parecido o iguales que se requieran. Si explicamos a un empleado un protocolo de cómo hacer sus tareas (parámetros mínimos, modos y formas de operar, preparaciones básicas, resultados esperados, filtros de calidad, etc.,) seguramente, aunque el puesto sea cubierto por varias personas (incluso en distintos turnos) lograremos que los resultados y la productividad y satisfacción del empleado sean los mismos. Estamos hablando, si alguien no lo ha intuido todavía, de implantar un proyecto o programa 5S que asegure unas garantías mínimas de lo que estamos hablando. (sobre 5S ya hemos hablado en este mismo blog así que recomiendo visitar los posts relativos al tema).

Dirigir la comunicación

Además de las dos anteriores etapas el ser humano tiene una necesidad inherente en él de estar comunicando y emitiendo mensajes casi continuamente. No digo con esto que el director o el responsable de logística se pase gran parte de su tiempo hablando con sus empleados aunque sea de la climatología con tal de que éstos se sientan felices, hablamos de que debemos dirigir la comunicación como una herramienta más de nuestro management para lograr alinear los objetivos individuales del empleado con los grupales del área o sección.

Por tanto en este punto recomiendo dirigir y planificar una comunicación de calidad, necesaria y suficiente y siempre adaptada al receptor del mensaje. De esto hablaremos en el siguiente apartado de este post.

Utilizar distintos niveles de emisión para cada persona

En conversaciones con profesionales con dedicación a la dirección logística, surge siempre el tema de la comunicación con los empleados y en la dificultad que se tiene en cómo poder hacerlo de la manera más efectiva.

Muchos de ellos suelen indicar que de lo que entienden es de, por ejemplo: gestión de almacenes, gestión de inventario, distribución física, preparación de pedidos, planificación de la demanda, etc,., y que no son psicólogos y que tampoco les pagan para que lo sean con sus empleados. En este post no estamos insinuando que un director o responsable de logística ejerza de psicólogo con sus empleados, sino de que utilice los conocimientos y habilidades sociales a su alcance para que logre los resultados que se esperan de su área.

Existen muchos manuales dedicados a la comunicación en el ámbito empresarial y del management,  y lejos de que este post se dedique plenamente a ello, de lo que si vamos a hablar es de dar una pista importante para poder hacer que nuestro mensaje llegue a quien tiene que llegar, y de la manera en que debe hacerlo.

El error de emitir el mismo mensaje a distintas personas

Siguiendo con los errores que solemos cometer cuando estamos dirigiendo personas, uno de los más importantes está relacionado con que queremos emitir el mismo mensaje a distintas personas de manera idéntica y que, además, los resultados esperados sean los mismos. Esto rara vez ocurre y, volviendo a nuestra afirmación precedente, no sucede así porque no hay dos personas iguales.

Cada persona tiene un registro comunicativo, una experiencia previa y unas capacidades técnicas y sociales diferentes, y esto es así, da igual la empresa, sector o área de nuestra empresa. Tendemos a estandarizar nuestro mensaje (nuestro cerebro es cómodo y nos invita a ello) cuando lo que debemos hacer es particularizar o customizar el mismo todo lo que podamos logrando una mayor adaptación de nuestro mensaje a nuestro interlocutor.

Además, sumado a esto último, cada empleado tendrá unos objetivos empresariales a cubrir en su puesto de trabajo y, por tanto, el nivel, urgencia y efectividad de la comunicación deberá también depender de este objetivo.

En resumen, debemos de adaptar, por un lado, el mensaje al objetivo, por otro, la manera en que lo transmitimos a cada persona de acuerdo al receptor que lo recibirá y, para finalizar, ponernos en sus zapatos, para intuir de esta manera como éste lo interpretará en el sentido que deseemos y que sea más beneficioso tanto para la empresa como para el empleado.

Espero que este post te ayude a comunicar mejor.

Las dos pestañas siguientes cambian el contenido a continuación.
Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
Sin comentarios

Deja un comentario

1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (3 votos, promedio: 5,00 de 5)
Cargando…

Noticias, eventos y formación

Suscríbete ahora y recibe los mejores contenidos sobre Negocios, Prevención, Marketing, Energías Renovables, Tecnología, Logística y Recursos Humanos.

Suscribirme

Acepto recibir comunicaciones comerciales por parte del grupo IMF
He leído y acepto las condiciones

Comunicación en la Dirección Logística

El éxito de una buena dirección logística radica en saber emitir el mensaje que se quiere transmitir en tiempo y forma adecuada.