Al hilo del post que publicamos hace tiempo respecto a los costes ocultos en logística en este mismo blog, me ha parecido interesante dedicarle una entrada en exclusiva a los que se suceden de manera cotidiana en la gestión de la distribución física o transporte.
Simplemente quiero dar en este post mi punto de vista basado en el día a día de mi trabajo en el apartado de la gestión del transporte y con ello anticipar que para nada he pretendido recoger toda la casuística y problemática de esta área de la logística empresarial ni realizar un estudio o informe pormenorizado de ello.
Contratación del transporte: tres variables a controlar
Cuando se aborda la contratación de un transporte para realizar una entrega a un cliente son muchas las variables a controlar y su falta de análisis en alguna de ellas puede suponer un sobrecoste no contemplado en un presupuesto y/o perder gran parte del margen de beneficio de la venta final del producto.
Tres son las variables que, bajo mi criterio, se deben controlar:
Distancia y Rutas de reparto
Casi todos los operadores y agencias de transporte (fundamentalmente por carretera) realizan su cotización basándose en la distancia a cubrir en su servicio (un precio por cada región) y el número de destinatarios a repartir la carga.
Por ejemplo, no es el mismo coste llevar un tráiler completo a un único destinatario que a dos, tres, etc., y de hecho las compañías dedicadas a ello suelen imputar un sobrecoste añadido por este hecho.
Agrupación de carga
Siempre que sea posible, se deberán llenar vehículos de transporte (sea cual sea este). Aunque dependiendo de la modalidad sea más fácil o difícil hacer esto, si utilizamos, por ejemplo, el transporte por carretera, siempre será más barato realizar el porte a vehículo completo que parcialmente.
Esto es así porque hay veces en que dependiendo de la fecha, y el destino, la agencia de transporte que tiene que realizar el porte no pueda ni agrupar carga en origen, ni encontrar carga para el regreso, y eso supone un sobrecoste.
Si aun así, la mayoría de nuestros transportes a clientes no llenan un vehículo, lo mejor es planificar estos grupajes con tiempo para que así la agencia de transportes que nos haga el servicio pueda buscar carga en origen y en destino.
Plazos
La falta de planificación suele penalizarse y mucho en el coste del transporte por eso es tan importante hacerlo con el debido tiempo.
Ya sé que esto en la mayoría de las ocasiones es imposible y suena utópico en ciertos sectores pero en la medida de lo posible hay que intentar planificar las cargas con la antelación suficiente para que esto no suponga otro sobrecoste “oculto” a la gestión del transporte.
Urgencia Comercial vs Diminución de Costes en Transporte
Este es un punto de generación de discordia que se repite de empresa a empresa y viene dado por el hecho de que el departamento comercial quiera cumplir con los plazos de entrega de su pedido a toda costa, y sin contemplar los sobrecostes derivados de estas “urgencias” comerciales comprometidas con los clientes.
La respuesta ante la queja del responsable de expediciones (o el de logística) es siempre la misma: “Son necesidades comerciales, y este pedido debe entregarse sí o sí, en este destino y en este plazo, al coste que sea”, ¿os suena de algo?.
Aquí quien suele tener perdida la pugna (al menos que el sobrecoste sea inasumible) es el apartado logístico. Ahora bien, siempre hay soluciones intermedias que pueden beneficiar a ambas partes en la consecución de sus objetivos parciales. ¿Cuáles son estas? Veamos algunas a modo de ejemplo:
- Trabajar “codo a codo” apartado comercial y logístico
Es fundamental que exista comunicación entre estas dos áreas empresariales de cara a coordinar y planificar los tiempos y las entregas a realizar. Muy interesante será también si la empresa es productora que el departamento de producción cumpla plazos y mantenga informados a comercial y logística.
- Categorización de urgencias de entrega por clientes
Es un trabajo de clasificación que debe realizar el ámbito comercial de la empresa y consiste en el hecho de categorizar a los clientes en base a su rentabilidad y con ello poder ofrecer mejores servicios a unos frente a otros. La rapidez y urgencia de entrega sería uno de estos servicios.
- Fidelización de Agencia de Transporte
Aquí será el área logística quien deberá intentar acuerdos de fidelización e integración de proveedores de servicios de transportes de cara a que puedan ofrecer sus servicios a tarifas más asumibles independientemente de las urgencias, distancias, etc., acordes con las necesidades de la empresa y con vistas a dar el mejor servicio de entrega a los clientes.
Sé que se escapan cosas pero esta pequeña guía de cómo evitar los costes ocultos en la gestión del transporte puede ser útil para empezar a reducirlos.
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