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Vendor Managed Inventory: ¿en qué consiste este modelo de negocio?

La transformación digital de la logística también ha llegado al control de inventario de los almacenes. ¿Se acabo el realizar inventarios manuales frecuentes en nuestro almacén? Quizá no, pero seguramente reduciremos notablemente la frecuencia de su realización y evitaremos las “temibles” roturas de stock, terror del encargado de almacén.

En este post conoceremos qué son estas herramientas (Vendor Managed Inventory), qué características tienen y sus ventajas e inconvenientes. Ya vaticinamos que las primeras superarán ampliamente a las segundas.

¿Qué es el “VMI”, Vendor Managed Inventory?

Más que hablar de qué es, habría que hablar de un nuevo concepto de emisión de pedido y control de stock y, a raíz del mismo, crear herramientas tecnológicas que lo puedan implementar.

Por tanto, tenemos por un lado un concepto, y por otro, herramientas en el mercado que se adaptan a las peculiaridades de cada tipo de almacén y SKU que lo ocupe.

El VMI se trata fundamentalmente de un nuevo modelo de negocio que se aprovecha de la revolución y transformación digital que empieza a utilizar la Logística 4.0.

La fuerza básica de este modelo radica en que es el propio proveedor o proveedores de nuestra empresa quien controla(n) las existencias en nuestros propios almacenes de tal manera que cuando el sistema detecta que falta producto lanza automáticamente la orden de pedido de compra ahorrando la gestión de aprovisionamiento que se debería de haber realizado y, además, en tiempo real.

Realmente no controla en nivel de inventario, lo que gestiona es que el stock de seguridad se cumple de manera fiel.

¿Cuáles son sus ventajas del Vendor Managed Inventory?

Ya hemos adelantado alguna, fundamentalmente: ahorro de costes, y disminución de tiempos de respuesta que redundan en una mayor flexibilidad que podemos a repercutir en un ágil servicio a nuestros clientes.

El ahorro de costes proviene de diversas causas

  • No tenemos ningún o casi ningún gasto de gestión de emisión de pedido ya que el VMI enviará automáticamente el aviso e incluso la emisión de documentación digital correspondiente (albarán, factura comercial, packing list, etc.,) al proveedor para que comience a gestionar el aprovisionamiento en cantidad, forma y lugar.
  • Si también tenemos contratado con nuestro proveedor el transporte que nos hará llegar la mercancía que necesitamos también tendremos un ahorro de coste en emisión y gestión del transporte necesario (por mínimo que este sea).
  • Otro ahorro interesante es el derivado de reducir la frecuencia de inventarios en nuestro almacén ya que con el VMI la posibilidad de tener una rotura de stock no controlada se minimiza enormemente.
  • También podemos evitar gastos en personal dedicado a este tipo de aprovisionamiento (aunque no hay que cometer el error de olvidar el seguimiento del pedido, que nunca habrá que dejar de controlar). Con esto no quiero decir que nos ahorremos al profesional dedicado a los aprovisionamientos en nuestra empresa sino que podamos destinar al mismo, por ejemplo: a compras más estratégicas para la empresa, a buscar otras fuentes de recursos (otros proveedores) o incluso mejorar las fórmulas para auditar y seleccionar los más adecuados.

Tipos de herramientas y sistemas del VMI

Existen en el mercado diferentes sistemas y herramientas que se utilizan para aplicar VMI. Vamos solamente a enunciar algunas de ellas:

Cámaras enfocando directamente a los silos veinticuatro horas al día

Estas cámaras de control visual están interconectadas con el proveedor que es quien decide, bajo unos parámetros y nivel de stock, lanzar una orden de envío de productos o materiales a su cliente. Estos sistemas son muy idóneos para material almacenado a nivel de suelo y cuya rotación no es muy alta.

Laser de nivel de ocupación

Estos sistemas se colocan con una línea visible o invisible interrumpida de láser que cuando vuelve a recuperar su continuidad lanza un aviso al proveedor ya que ha descendido del nivel o altura la mercancía que ocupaba dicho espacio y que interrumpía la línea continua. Muy útil para el control de mercancía en estantes con una alta rotación de producto.

Este sistema se puede complementar con una pequeña red de indicadores lumínicos (verde y/o rojos, por ejemplo) que también ayuden al personal encargado del almacén a detectar el faltante de material. Es muy similar al utilizado actualmente en los parking de vehículos de cualquier ciudad.

Sensores de pesaje

Es un sistema que se basa en situar los productos encima de balanzas de tal manera que si el peso establecido como límite inferior se supera lanza un aviso al proveedor correspondiente.

Es un caso de uso típico en empresas industriales con un uso masivo en sus talleres de tornillería de diverso tipo donde se vuelcan en unos depósitos especiales los materiales y según se van consumiendo el peso de estos depósitos va descendiendo hasta que rompe este mínimo peso establecido.

Como se puede ver estas son solo algunas aplicaciones comerciales interesantes, es decir, que son ya una realidad pero que cualquier empresa puede adaptar a sus materias primas.

¿Cuáles son los inconvenientes?

Como cualquier innovación tecnológica que se quiera implantar en una organización, sin duda alguna la adquisición de estos sistemas requiere de un estudio de compra estratégica como si de un bien de equipo se tratara.

Es decir, es necesario hacer una inversión más o menos significativa (dependiendo del sistema elegido) tanto en hardware como en software, por lo tanto habrá que medir de manera ajustada la amortización de estos sistemas y por supuesto cuándo empezarán a hacer ganar dinero a la empresa.

Otro inconveniente, este al menos no tecnológico es de establecer los niveles de stock de seguridad que habrán de calcularse con el mayor detalle y fiabilidad.

Si el stock de seguridad de estos productos que deben controlar los VMI es estacional o con una alta variabilidad a lo largo del año (por ejemplo, para pedidos por proyecto) habrá que estar pendientes de estos cambios, al igual que a los lead time de nuestros proveedores que a lo largo del año también pueden verse comprometidos (por ejemplo, derivados de saturaciones de mismos componentes para varios clientes en un momento determinado).

Más allá de estos inconvenientes necesarios, las posibilidades que se abren con estos sistemas tienen, bajo mi punto de vista, un potencial muy alto.

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Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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El Vendor Managed Inventory se trata fundamentalmente de un nuevo modelo de negocio que se aprovecha de la transformación digital .