Las organizaciones que invierten en gestión de proyectos gastan trece veces menos dinero porque sus iniciativas estratégicas se completan de forma más exitosa. Así lo afirma Mark A. Langley, Presidente y CEO del PMI, Project Management Institute, en la presentación del informe 2016 PMI’s Pulse of The Profession, documento de referencia para los profesionales de la Dirección y Gestión de Proyectos.
La adecuada gestión de los proyectos es esencial para el éxito de la organización. Según los datos del PMI, existen evidencias de que el éxito en el despliegue de la estrategia está estrechamente relacionado con la capacidad de la organización para desarrollar con éxito proyectos y programas. Cuando los proyectos no son gestionados adecuadamente, bien porque no se fundamentan en una metodología o porque ésta no se aplica correctamente, se produce una pérdida de recursos que puede ser estimada en 122.000 dólares por cada millón de dólares invertido. De hecho, los proyectos que aplican metodologías de gestión de proyectos tienen 2,5 veces más éxito que los que no lo hacen. Estas son algunas de las razones que han propiciado el creciente interés de empresas y organizaciones por la gestión de proyectos a lo largo de los últimos años.
Llegados a este punto: ¿qué es un proyecto?. Podemos decir que un proyecto es un conjunto de actividades encaminadas a la consecución de un resultado final, bien sea un producto o servicio. Según esta definición la construcción de una vivienda podría ser un proyecto, pero también la creación de un software o la organización de un evento. Para que un proyecto pueda ser considerado como tal debe reunir, al menos, estas características básicas:
Único e irrepetible. Aunque pueden existir proyectos parecidos, cada uno de ellos debe dar respuesta a especificaciones particulares del cliente, de sus grupos de interés o a requisitos técnicos singulares.
Complejo. Un proyecto exige la coordinación de múltiples factores: tiempo, cronograma, alcance, recursos técnicos y humanos, etc… que imposibilita que pueda ejecutarse improvisadamente.
Finito. Los proyectos tienen un horizonte temporal, habitualmente conocido. Esto no quiere decir que un proyecto dure poco tiempo, de hecho un proyecto puede durar meses, años, incluso décadas.
Bajo esta definición nos encontramos que en nuestro día a día estamos permanentemente rodeados de proyectos personales y profesionales que debemos gestionar. Desde la búsqueda de empleo, el cambio de vivienda, la organización de una boda, la realización de un Máster a otros específicos del entorno empresarial como la fusión de varias empresas, el cambio de una aplicación informática, la implantación de un sistema de calidad o la reorganización de recursos.
En Alicia en el País de las Maravillas, el gato Cheshire le aconsejaba a Alicia que si no sabía dónde tenía que ir, daba igual el camino que tomase. Si Alicia hubiera sabido dónde quería ir, elegir un camino u otro podría ser la diferencia entre alcanzar su objetivo u otro. En la gestión empresarial elegir el camino adecuado para desarrollar un proyecto es mucho más fácil de lo que parece. Si el camino elegido es improvisar sobre la marcha, es garantía absoluta de que nuestro proyecto no llegará a buen puerto, pero si el camino elegido es aplicar con rigor una metodología de Gestión y Dirección de Proyectos podemos asegurar que existe una elevada probabilidad de poder celebrar el éxito en la consecución del Proyecto.
Isabel Muñoz, Directora del Master Project Management de IMF Business School
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