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La importancia de la comunicación en las organizaciones

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Las organizaciones están compuestas por individuos, por lo que todo lo que ocurre en ellas, desde el trabajo diario hasta las relaciones humanas deben ser entendidas en términos de comunicación. Esta comunicación en la organización permite la relación con los demás, aprender a trabajar, transmitir la cultura empresarial, liderar los equipos, etc.

En todo proceso de comunicación, se pueden distinguir varios elementos:

– Mensaje: Aquello que se quiere comunicar.

– Emisor: Es el que origina el mensaje.

– Receptor: Destinatario del mensaje.-

– Canal: Medio o vehículo utilizado para que el mensaje llegue al receptor.

– Codificación: Proceso a través del cual el emisor transforma en palabras sus ideas y Sentimientos.

– Decodificación: El receptor del mensaje traduce las palabras en ideas y sentimientos.

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En toda organización coexisten dos formas de comunicación: la formal y la informal. La primera está dada por la propia organización, que es quien establece las líneas de comunicación. La segunda es espontánea y surge siempre que un individuo necesita comunicarse con otro y no existe un canal formal para ello.

La comunicación verbal, la que se realiza por medio del lenguaje, es la forma normal de comunicación del ser humano. Para muchos el término comunicación es sinónimo de comunicación verbal.

Comunicación no verbal es cuando nos comunicamos sin usar el lenguaje. No suele darse aisladamente, sino simultáneamente con la comunicación verbal.

Los flujos de comunicación raramente son unidireccionales, a pesar de ello, es útil para su estudio clasificarlos en horizontales y verticales.

Dentro de los verticales, se distinguen los ascendentes y descendentes.

Comunicación vertical

Comunicación descendente

Es utilizada por la dirección o mandos superiores para dirigir, informar y mantener motivados a los individuos. Su función principal es permitir el ejercicio del poder y la regulación y control de la conducta de los subordinados.

La comunicación descendente puede seguir una gran variedad de canales y es menos efectiva en las organizaciones de gran tamaño y con excesivos niveles jerárquicos debido a la distorsión que pueden sufrir los mensajes. Estas rupturas en la comunicación, se deben a que la información transmitida de un nivel a otro no siempre es entendida correctamente. Para que esta comunicación sea efectiva, sobre todo en aquellos temas importantes, es conveniente repetir varias veces el mensaje y utilizar diferentes canales.

La comunicación descendente se relaciona con los siguientes temas: políticas y objetivos de la organización y/o departamento, instrucciones de trabajo, procedimientos y prácticas organizacionales, adiestramientos, etc.

– Comunicación ascendente

Es complementaria de la anterior y es la que parte de los subordinados de una organización para transmitir información a los órganos de dirección. Este tipo de comunicación suele ser escasa, ya que es poco valorada por la jerarquía, mientras que los subordinados lo valoran muy positivamente.

Los temas que se suelen tratar en este tipo de comunicación tienen que ver con problemas que surgen en el desempeño del trabajo, quejas de los empleados, sugerencias de mejora, etc.

 Comunicación horizontal

Consiste en el intercambio de información entre individuos de un mismo nivel jerárquico. Su propósito suele ser la coordinación de tareas y proporcionar apoyo emotivo y social al individuo.

En el mundo laboral, los canales de comunicación e información más utilizados son:

– Reuniones de trabajo.

– Notas de departamento y comunicados internos

– Entrevistas individuales.

– Cartas individualizadas

– Tablón de anuncios.

– Cartel de seguridad.

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Licenciada en farmacia, Técnico superior en prevención de riesgos laborales (3 especialidades), Tutora de cursos ohsas y auditoria de sistema de gestión de la prevención, Experta en obras y Tutora curso de coordinador de seguridad y salud Formadora en PRL en IMF Business School.
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Las organizaciones están compuestas por individuos, por lo que todo lo que ocurre en ellas, desde el trabajo diario hasta las relaciones humanas deben ser entendidas en términos de comunicación.