Documentación esencial en el comercio internacional

Seguro que alguna vez has escuchado a la gente hablar sobre cómo realizar la parte más atractiva de la exportación: la investigación, las negociaciones, los viajes y todo el material de marketing y ventas que la gente se imagina cuando piensa en el comercio internacional.

Hoy vamos a hablar de la parte no tan atractiva de la exportación: los documentos necesarios para el comercio internacional. Es lo que necesitas hacer, y hacer correctamente, para entregar bienes con éxito. A continuación, os dejamos los documentos comunes que aparecen en la mayoría de los tipos de comercio y que es esencial conocer y comprender para tener éxito:

Documentación del comercio internacional

Factura proforma

En una transacción internacional, el presupuesto se proporcionará a través de una factura proforma, ya que, se trata de una factura preliminar de venta a compradores antes de un envío o entrega de bienes. La factura generalmente describirá los artículos comprados y otra información importante, como el peso del envío y los cargos de transporte.

Una factura proforma se parece mucho a una factura comercial, y si se completa correctamente, será muy similar.

Factura comercial

Este es uno de los documentos más importantes, ya que resume toda la transacción.

Tiene los detalles del comprador, la empresa de transporte, el vendedor, las aduanas extranjeras, los datos bancarios y los corredores de importación / exportación. También contiene el precio de los artículos en el envío, así como los términos bajo los cuales se envían. En ocasiones, los comerciantes utilizan una factura proforma que permite que el pago se procese antes de que se liberen los bienes.

Carta de crédito

Se refiere a un compromiso por escrito de un banco del lado del importador para asegurarse de que el pago se realice en su totalidad por los bienes suministrados.

Este documento generalmente estipula ciertas condiciones que deben cumplirse para que el pago sea procesado. Le da al exportador la seguridad que tanto necesita en este ámbito empresarial de riesgo. Es especialmente útil para las personas que no tienen un historial comercial anterior, para los importadores en países volátiles (económica o políticamente) y para cualquier otra persona que valore la cautela en los negocios.

Lista de contenido

La lista de contenido, también conocida como packing list o lista de empaque, identifica los artículos en el envío e incluye el peso neto y bruto y las dimensiones de los paquetes. Una lista de contenido de exportación puede ser más detallada que una para envíos nacionales.

Los funcionarios de aduanas en España y el país de destino pueden usar la lista de empaque para identificar la ubicación de ciertos artículos empaquetados que deseen examinar. Es mucho mejor que sepan qué caja abrir o abrir sobre palés para desempaquetar en lugar de buscar en todo el envío.

Certificados de Origen

Algunos países requieren un certificado de origen para sus envíos para identificar en qué país se originaron las mercancías. Estos certificados de origen generalmente deben estar firmados por alguna organización semioficial, como la Cámara de Comercio o la oficina consular de un país. Es posible que se requiera un certificado de origen incluso si se ha incluido la información del país de origen en la factura comercial.

Certificado de seguro

Teniendo en cuenta las enormes cantidades de efectivo que generalmente se incluyen en el comercio internacional, la mayoría de las empresas contratan seguros. Esto ayuda a mitigar las pérdidas en caso de que ocurra lo peor y que las mercancías no lleguen a su destino. Durante el tiempo que haya contratado un seguro para la carga, deberá presentar una prueba y este documento hace exactamente eso.

Hoja de embarque

También conocido como Bill of Lading, es un acuerdo contractual entre el mensajero de carga y el propietario de las mercancías. Establece los detalles de las mercancías en el envío, su destino y punto de origen. Sirve como un compromiso por parte del mensajero de que él o ella entregará la carga sin fallar y en la condición en que fueron recibidos. Podría ser un Bill of Lading con flete pagado cuando el exportador pague la factura del mensajero o el flete por cobrar cuando el importador debe pagar al mensajero. Además, contiene otros detalles pertinentes como el barco que transporta las mercancías, el puerto desde el cual se envió, el destino y los detalles del exportador.

Como veis, es evidente que el procedimiento de documentación para el comercio internacional es bastante complicado. Se necesita mucho tiempo para averiguar qué documentos se necesitan para productos específicos y varios mercados objetivo, ya que, el menor error u omisión en esta área puede significar un fallo enorme para la empresa.

Y tú qué opinas, ¿ya conocías todos estos tipos de documentos? Déjanos tus impresiones en los comentarios y sigue atento al blog si te interesa saber más sobre comercio internacional.

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