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Business Case, la herramienta imprescindible para evaluar proyectos

La utilización del Business Case se está convirtiendo en un imprescindible para justificar la realización de un proyecto o la elección entre diversas propuestas, ya que analiza el ciclo completo de vida del mismo, teniendo en cuenta además de la tradicional perspectiva financiera otros aspectos clave para la organización, también denominados KPI’s o Key Performance Indicators.

El Business Case según la Guía del PMBOK

La propia Guía del PMBOK -Project Management Body of Knowledge- elaborada por el Project Management Institute (PMI) define el Business Case como:

un estudio de viabilidad económica documentado utilizado para establecer la validez de los beneficios de un componente seleccionado que carece de una definición suficiente y que se usa como base para la autorización de otras actividades de dirección del proyecto.

El Business Case presenta una aproximación más rigurosa y exhaustiva acerca del impacto que el proyecto, o sus diferentes alternativas, pueden tener para la organización, que el tradicional enfoque clásico en el que tan sólo se tiene en cuenta la inversión y los costes a lo largo de un periodo determinado.

A continuación se muestra un ejemplo presentado en la Jornada de “Evaluación de Tecnología Médica y la Relación Coste Efectividad” del Colegio Oficial Ingenieros Industriales de Madrid -COIIM- en la que se analiza el impacto de diferentes tecnologías para la compra, en este caso, de un escáner de radiología:

BUSINESS CASE RENOVACIÓN DE TECNOLOGÍA SANITARIA
Jornada “Evaluación de Tecnología Médica y la Relación Coste Efectividad” – 2016
D. Borja Ribed Sánchez. Coordinador Áreas Técnicas HM Hospitales

¿Cómo hacer un Business Case? Los 4 elementos

Según Wolfgang Messner en su libro “Making the Compelling Business Case. Decision-making techniques for successful business growth” (2013) los cuatro principales componentes de un Business Case son:

  • Coste.
  • Beneficios.
  • Riesgos e incertidumbres.
  • Flexibilidad estratégica.

Mientras que el análisis del coste y beneficio son los aspectos básicos de un Business Case, el estudio de los riesgos e incertidumbres asociados a un proyecto y la consideración de las opciones de flexibilidad estratégica son identificados como elementos avanzados, sobre los que profundizaremos a continuación.

En el análisis de proyectos, la toma de decisiones es compleja en sí misma debido al uso de estimaciones que deben realizarse sobre diversos aspectos del proyecto; cronograma, costes, recursos necesarios, entre otros.

Esta situación se agrava todavía más cuando entran en juego una serie de factores de riesgo que pueden desviar de forma significativa el resultado final. Cuando estas circunstancias se pueden cuantificar y se les puede asignar una probabilidad, hablamos de riesgo en sentido estricto, mientras que si no es posible asignar una probabilidad hablamos de incertidumbre.

3 factores críticos en los proyectos

La gestión del riesgo y la incertidumbre afecta de forma directa a los tres parámetros críticos de cualquier proyecto, también conocidos como la triple restricción: alcance, tiempo y coste, por lo que su exhaustiva identificación y análisis a lo largo del Business Case es crucial para evitar problemas futuros.

Los vertiginosos cambios en el mercado, los riesgos y las incertidumbres originan una necesidad cada vez mayor de flexibilidad, adaptabilidad y escalabilidad por parte de las empresas, a pesar de que tradicionalmente estos conceptos han sido percibidos de forma negativa en las organizaciones.

La estrategia debe ser capaz de dotarse de esa flexibilidad que le permita modular sus objetivos estratégicos a las oportunidades y cambios que surgen en el mercado, porque como dijo Charles Darwin las especies que sobreviven (en este caso las empresas) no son las más fuertes, ni las más rápidas, ni las más inteligentes; sino aquellas que se adaptan mejor al cambio.

Isabel Muñoz, Gestión de Proyectos

Isabel Muñóz, Directora del Master Project Management de IMF Business School. 

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