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Cómo hacer el análisis de riesgos en la gestión de un proyecto

El análisis de riesgos es esencial para determinar el éxito de un proyecto. En los siguientes apartados analizamos en qué consiste, cómo ha de llevarse a cabo la evaluación de los riesgos y por qué es tan importante su análisis.

¿Qué es un análisis de riesgos?

Es el estudio de las amenazas, los eventos, los daños y las posibles consecuencias que puede tener poner en marcha un proyecto determinado. Es importante especificar que se entiende por amenaza aquel acto, agente externo o vulnerabilidad que pudiera alterar el proceso o afectar a uno de los elementos del proyecto.

Has de saber que el análisis no solo consiste en identificar cuáles son los posibles problemas que pudieran surgir a medida que avanza el proyecto, sino también el cálculo de la probabilidad de su aparición. Es decir, lo más lógico es centrarse primero en identificar todas las posibles amenazas para luego centrarse en evitar las que podrían convertirse en realidad con mayor seguridad (en términos técnicos, aquellas que supondrían un impacto en la ruta crítica a desarrollar). Entre otras amenazas, destacan las siguientes:

  • La ausencia de interacción entre los distintos departamentos implicados. La falta de comunicación suele provocar que se trabaje de forma aislada, arruinando de forma inconsciente el trabajo del resto de compañeros.
  • No confiar en los informes que se van realizando durante la realización del proyecto.
  • Un organigrama poco claro en el que resulta complicado saber quién coordina las acciones a realizar.
  • Un presupuesto insuficiente.
  • Proponer objetivos inalcanzables.
  • Planificar las distintas etapas sin haber realizado un estudio detallado y exhaustivo.

También es importante aclarar que un análisis de riesgos completo se divide en cinco partes fundamentales:

  • La identificación de las posibles amenazas. Es necesario contar con todos los factores que intervienen en la realización a nivel técnico, físico o humano. Es esencial realizar una encuesta previa para conocer los puntos débiles y actuar en consecuencia.
  • Determinar el alcance y la modalidad del daño. Hemos hablado de amenazas y de riesgos, pero hay que especificar las consecuencias del daño y quién se verá afectado por el mismo.
  • Evaluar el tipo de riesgo y concretar el tipo de protección. El buen gestor de proyectos no actúa cuando aparece el problema, sino que tiene siempre la solución adecuada antes de que se produzca, debido a un análisis previo de la situación.
  • Concretar los posibles riesgos, sus consecuencias y las soluciones a aplicar tras su aparición. De este modo evitaremos que se vuelvan a producir.
  • Actualizar el análisis continuamente a medida que avance el proyecto. Es un error habitual realizar un estudio previo pero no actualizarlo, lo que provoca errores continuos que terminan por afectar al resultado final.

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Cómo evaluar los riesgos en la gestión de proyectos

Aparte de las amenazas arriba mencionadas, debes tener en cuenta que siempre hay factores que hay que medir de una forma más específica. Las siguientes recomendaciones te serán de gran ayuda:

  • Es necesario redactar una política de aceptación de los riesgos que pudieran surgir incluyendo factores diversos (el marcado, el segmento del proyecto, las empresas relacionadas, los canales usados y el resultado final).
  • Crear una ruta con los riesgos que habrá que afrontar. Es útil especificar las áreas más sensibles en las que pueden aparecer los riesgos y en qué etapa se verán.
  • Tras conectar las áreas de riesgos con la etapa correspondiente, es el momento de aplicar la tasa de descuento, el VAN (valor neto actual) y la TIR (tasa interna de retorno).
  • Clasificar los riesgos en categorías y aclarar el tipo de actuación a llevar a cabo llegado el momento.
  • No centrarse exclusivamente en las áreas más sensibles y en evitar los riesgos. Es más eficaz tener siempre una visión panorámica de todo el proyecto y valorar las consecuencias de los riesgos a nivel general para luego centrarse en lo particular.
  • Dividir el proyecto en etapas. Los riesgos no pueden afectar a todo el proyecto al mismo tiempo, ya que podrían hacerte perder un tiempo precioso. Es más práctico usar distintos apartados para lograr minimizar los daños al máximo. La inclusión de las posibles desviaciones (con un análisis permanente de los factores que inciden en su realización) es de gran importancia para hacerles frente por separado.

Para todo lo anterior, hay varias herramientas que permiten medir y controlar las posibles amenazas. Te explicamos cuáles son algunas de las más utilizadas:

  • El análisis FODA. Sus iniciales aluden a la fortaleza, la oportunidad, la debilidad y las amenazas de un proyecto. La idea es encontrar los posibles errores antes de diseñar un plan que permita conseguir los objetivos previstos en el periodo de tiempo previsto.
  • Herramientas del COSO (Treadway Comission) o de Project finance. Has de elegir la que mejor se adecúe a las características de tu proyecto. En ocasiones, es adecuado cambiar de herramienta para una etapa concreta.

Importancia de los resultados

El éxito de un proyecto se mide, lógicamente, por los resultados obtenidos, pero no se deben obviar factores como la correcta planificación, los pasos que se han dado para prepararlo y la evaluación de los riesgos y de su puesta en marcha. Es decir, cualquier gestor de proyectos sabe que ha de empezar analizando los problemas que se encontrará para poder diseñar la mejor hoja de ruta posible.

La labor arriba explicada es exclusiva del gestor de proyectos. Se podría afirmar que su trabajo es tanto diseñar una estrategia eficaz que permita conseguir el éxito con lo que necesita la empresa que le contrate como avisar de los escollos que habrá que sortear. Elegir las soluciones más eficaces en cada caso y convertirse en el guía del resto de implicados también forma parte de su labor profesional.

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