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La triple restricción: qué es y su importancia en la gestión de proyectos

Índice de Contenidos

  1. La Triple Restricción.
  2. Proyecto: Componer una canción. (Definir el alcance).
  3. ¿Cuántos días nos llevará cada tarea? (Definir el Cronograma).
  4. ¿Cuánto nos costará realizar el proyecto? (Definir el presupuesto).
  5. Buscando el equilibrio en el triángulo de La Triple Restricción.

Nueva casuística. Cambios en el alcance del proyecto

  1. ¿Cómo manejar estos nuevos tiempos?
  2. Liderar el proyecto con la Triple Restricción.
  3. Conclusiones.
  4. Enlaces de interés.

Alteraciones de la Triple Restricción para la gestión de un proyecto. En primer lugar vivimos en un mundo en el que las empresas deben moverse en entornos cada vez más competitivos. Necesitan disminuir sus costes sin que esto produzca una merma en las prestaciones del producto o servicio creado con el fin de que el coste del ciclo de vida sea mínimo para el cliente.

En realidad todo proyecto que pretenda estar dentro de este fin y que, por tanto, quiera adquirir la EXCELENCIA, deberá afrontar una serie de desafíos más y más restrictivos con el paso del tiempo, ajustándose al gran enemigo de un proyecto:

La Triple Restricción

grafico triple restricción

Los proyectos están sometidos a tres restricciones que interactúan entre sí, estas restricciones quedan reflejadas en la guía PMBOK sexta edición.

  • El alcance (qué debe hacerse).
  • El tiempo (en qué plazo debe completarse el proyecto).
  • El coste (presupuesto disponible).

Además de estas restricciones, nos encontraremos con otras restricciones de diversa índole que no son las expuestas en el triángulo de la triple restricción, esto es debido a que con el paso del tiempo, las condiciones dadas a lo largo del ciclo de vida de los proyectos van cambiando conforme a las necesidades de cada momento, como pueden ser: riesgos en cuanto a retrasos, disminución de la calidad, impacto en el medio ambiente, recursos humanos y materiales, etc.

En primer lugar ese hecho queda muy bien definido en el siguiente extracto de Carlos Javier Pampliega García.

“Debemos tener en cuenta todas las restricciones para planificar de una forma equilibrada el proyecto. El principal motivo por el que los proyectos fracasan es por una planificación somera o poco realista. Incluso, después de su planificación, tendremos que hacer frente a numerosos cambios que afectarán a estas restricciones. Como se explica en el artículo sobre la gestión de cambios en el alcance del proyecto: Change Happens! Tenemos que estar preparados para gestionar los cambios al proyecto, y especialmente valorar el rol del equipo de proyecto para implementar los cambios necesarios con éxito”.  (Pampliega, 2016)

Gestión de Cambios en el Alcance del proyecto

Un ciclo de vida natural de un proyecto nos cuenta cómo su planificación debe seguir el orden tal y como se recoge en el #PMBOK, empezando por gestionar el alcance de dicho proyecto, es decir, el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con unas funciones y características específicas y, a partir de ahí, ver cómo afectan los otros dos lados del triángulo en términos de tiempos y costos.

Cada una de estas restricciones impacta de una determinada manera en el éxito del proyecto en cuestión, por lo que de alguna manera vamos a entender qué suponen cada una de ellas. Para este fin me ayudaré de un caso práctico sencillo como es el de un proyecto bastante común en la actualidad: Componer una canción.

Proyecto: Componer una canción (Definir el alcance)

Después de lo anterior, pongámonos en el siguiente caso, nosotros como músicos compositores nos encontramos ante el mayor festival de música del año que abre sus puertas un año más a músicos que se inician en este mundo y, para participar, necesitamos presentar una canción ante la Comunidad Autónoma pertinente. Si nuestra canción sale seleccionada además de participar entraremos en el casting de grupos más jóvenes de España para la producción de un disco.

Como resultado para este propósito, nos encontraremos con el siguiente organigrama:

Organigrama

Po lo tanto este organigrama describe la estructura de desglose del trabajo #EDT en la que organizamos el proyecto y la que, desglosaremos en las diferentes tareas para llevarlo a cabo.

¿Cuántos días nos llevará cada tarea? (Definir el Cronograma)

El Cronograma es un factor importante llegados a este punto pues de este análisis obtendremos el mínimo de tiempo necesario para la ejecución del proyecto, punto que se verá afectado si reducimos los costes o si modificamos el alcance del mismo.

Describamos a continuación las tareas para la planificación del proyecto.

  1. Escoger un tema.
  2. Escribir la letra.
  3. Componer la melodía.
  4. Buscar una discográfica.
  5. Firmar un contrato.
  6. Distribuir una canción.
  7. Hacer conciertos.
  8. Realizar un estudio de ventas.

Cada una de estas tareas son las necesarias para llevar a cabo cada entregable con ÉXITO.

TAREANÚMERO DE DÍASCÓDGO
Escoger un tema.4A
Escribir la letra.2B
Componer la melodía.1C
Buscar una discográfica.2D
Firmar un contrato.5E
Distribuir una canción.7F
Hacer conciertos.15G
Realizar un estudio de ventas.3H
diagrama de PERT

Realizando el diagrama PERT (véase imágenes 1.1 y 1.2) nos encontramos con que el mínimo de tiempo requerido para la conclusión del proyecto es de 37 días.

Diagrama PERT

1.2. Diagrama PERT para proyecto: Componer una canción.

¿Cuánto nos costará realizar el proyecto? (Definir el presupuesto)

En realidad este concepto que se trata en la guía PMBOK sexta edición y que podríamos valorarlo como un aprovisionamiento de proyecto a la hora de definir el alcance, la mejor forma de analizar estos datos es ahora, una vez sepamos los días que nos va a llevar las tareas/actividades a realizar (EDT).

Pongámonos en el supuesto de que el proyecto, sin ninguna modificación posterior, alcanza un total de 10.000€.

Llegados a este punto un resumen del alcance del proyecto podría ser que, tenemos un número definido de actividades a realizar, concretamente 8 actividades. El número mínimo de días para realizar dicho proyecto es de 37 días y que, el presupuesto del proyecto será de 10.000€.

Veamos ahora el caso en el que modificando aspectos del alcance del proyecto, los otros dos lados del triángulo de las tres restricciones se ven afectados por este cambio.

Buscando el equilibrio en el triángulo de La Triple Restricción.

Nueva casuística. Cambios en el alcance del proyecto.

Todo proyecto que se precie y quiera alcanzar la perfección, deberá mantenerse en un equilibrio en el que las restricciones interaccionan y compiten entre ellas, es decir, un lado del triángulo no puede ser modificado sin impactar a los otros dos.

Nuevos cambios

“Básicamente esto quiere decir que, el éxito de un proyecto viene determinado y por ello impactado por La Triple Restricción, por lo que un Project Manager exitoso, buscará encontrar el balance entre los tres lados del triángulo (costo, alcance y tiempo) y los riesgos acontecidos durante el ciclo de vida del proyecto”.

Antes de entrar en materia describamos brevemente cuáles son los procesos que describen la gestión del alcance.

  • Planificar la gestión del alcance.
  • Recopilar requisitos.
  • Definir el alcance.
  • Crear la EDT/WBS.
  • Validar el alcance.
  • Controlar el alcance.

Cómo autores de este proyecto y por tanto, Project Managers, fijaremos todos los procesos descritos anteriormente y modificaremos el proceso de Recopilar requisitos y el de crear la #EDT/WBS.

Por consiguiente estos cambios son la consecuencia de uno de los requisitos de los interesados, el cual ha aparecido a posteriori y por tanto el proyecto se ha visto alterado, ya que aun siendo la temática, letra y melodía las esperadas, se requiere de un nuevo instrumento no contemplado inicialmente. El cliente quiere matices de piano en la canción.

Por ello, el proceso de #EDT/WBS se verá modificado de la siguiente manera, retrasando el proyecto 7 días más.

organigrama

Validar el alcance de un proyecto

Llegados a este punto nos vemos obligados a gestionar de la mejor manera un balance para reducir riesgos negativos (amenazas), aumentar riesgos positivos (oportunidades) y que el proyecto pueda resultar exitoso. Una nueva restricción que podría aparecer a lo largo del ciclo de vida del proyecto y, como bien comenta #Antonio Nieto en alguna de sus conferencias, podría alterar de una manera contundente al ÉXITO de dicho proyecto.

Por consiguiente a este punto, todo Project Manager que se precie y quiera liderar de forma óptima y exigente, deberá alinearse con los cambios que van aconteciendo a medida que pasan los años, pues por lo que vemos, un proyecto es un ente vivo, dinámico que se alinea con los tiempos pasados, presentes y futuros.

El contratar a un teclista para nuestro proyecto supondrá un incremento en los costos del proyecto de un 30% (cantidad estimativa) ya que nosotros no tenemos conocimientos para interpretar la canción con este instrumento en cuestión. Este presupuesto actualizado será entonces de 13.000€.

Hay que diferenciar dos ideas importantes a la hora de analizar los costos de un proyecto.

Costo. Este término hace referencia al presupuesto del proyecto, no obstante hay que aclarar que este concepto NO se refiere al presupuesto que se le envía al cliente, si no al costo que este proyecto tiene para la organización. Este precio vendrá dado por la suma del presupuesto del proyecto + el margen de beneficio aplicado.

costo, presupuesto del proyecto

Del mismo modo que uno de los lados del triángulo (costos) se ve afectado, el tercer lado del triángulo (tiempos) se incrementa por el tiempo que necesita esta nueva persona en dejar una melodía lista y el tiempo que tardamos nosotros en implementarla en la canción y alinearla con el resto de tareas pertenecientes a su composición.

¿Cómo manejar estos nuevos tiempos?

Antes de actuar hay que elaborar un nuevo plan de trabajo del proyecto que refleje:

quién maneja la triple restricción

Quién debe hacer qué.

cómo gestionar el proyecto

De qué manera.

recursos de la triple restricción

Con qué recursos y en qué momento.

Del mismo modo que se gestiono el alcance del proyecto inicialmente, procederemos a analizar este nuevo alcance, cuyas tareas serán las estipuladas inicialmente, añadiendo una nueva, la de coordinar los trabajos con el recurso externo (el pianista) que nos proporcionará la solución a los requisitos nuevos del cliente.

Por lo tanto al finalizar cada entregable analizaremos unos criterios mínimos de aceptación los cuales nos permitirán confirmar que estos productos están listos para ser entregados.

La gestión del tiempo implica coordinar todos los trabajos con el objetivo de cumplir los plazos marcados, como por ejemplo: terminar el proyecto a tiempo, nivelar y asignar apropiadamente los recursos, proveer reportes veraces y oportunos, etc.

Además este estudio es necesario puesto que hemos modificado el alcance del proyecto y como Project Managers nos vemos obligados a liderarlo sometidos a estos parámetros y en función de nuestras capacidades de liderazgo.

Concretamente la gestión del alcance aborda seis procesos basados en el ciclo #PDCA (planificar, hacer, controlar, actuar) y, del mismo modo, desglosaremos de forma exhaustiva y detallada los entregables del proyecto (#EDT/WBS) como hemos visto en los puntos anteriores, para definir mejor tanto el presupuesto del proyecto como plazo de ejecución del mismo. De esta forma encontraremos el equilibrio que buscamos en el triángulo de La Triple Restricción.

Planificación de la Triple Restricción

En términos de tiempo, una buena gestión del proyecto implica una excelente planificación del mismo desde sus inicios, y esto es una planificación de la gestión del #cronograma.

Además las estadísticas nos indican que solo el 20% de los proyectos logran superar La Triple Restricción de #tiempo, #costo y #alcance, una de las causas es que enfocamos mal la pregunta: ¿por qué hemos terminado mal el proyecto? Deberíamos plantearnos la pregunta del siguiente modo:

¿Por qué hemos empezado mal el proyecto, y no hemos estudiado la posibilidad de contratar a diferentes especialistas en diferentes instrumentos musicales?

Para responder a esta cuestión deberemos seguir una serie de pasos y poder llegar con éxito a una buena planificación de la gestión del cronograma, como por ejemplo:

  • Definir las actividades.
  • Secuenciar dichas actividades.
  • Estimar su duración y recursos.
  • Desarrollar el cronograma
  • Controlar el cronograma.

Liderar el proyecto con la Triple Restricción

Una vez expuestas las variaciones y riesgos a los que nos enfrentamos, llegamos a la conclusión de que habiendo modificado el alcance, los costos y los tiempos del Proyecto se ven afectados por lo que tendremos que liderar el proyecto, conduciéndolo por su ciclo de vida hasta un fin exitoso. Para este fin, el PMBOK Edición 6 nos describe una serie de habilidades que todo director de proyectos deberá reunir como: habilidades técnicas, habilidades de gestión estratégica y de negocios, habilidades de liderazgo y el trato con las personas.

En nuestro caso considero que una buena manera de llegar a un fin EXITOSO es aplicar estas cualidades aportadas por el estándar en Gestión de proyectos.

  • Seremos visionarios, describiremos el producto en cuestión como algo revolucionario, algo que será Bueno para el cliente final y que perdurará en el tiempo.
  • Seremos colaborativos, con todos los interesados en el proyecto y con los integrantes de tu equipo.
  • Generaremos confianza, validando los tiempos estimados para cada tarea y demostrando que cada tarea se ha llevado a cabo con éxito y en plazo.
  • Satisfaremos las necesidades y preocupaciones con éxito, como es el caso de modificar el alcance del Proyecto por actualizaciones en los requisitos de los interesados, entre otras muchas.

Como resultado gracias a la aplicación de estas habilidades hemos conseguido entregar el proyecto dentro del plazo acordado con el cliente pero amentando el presupuesto un 30% el coste inicial, ya que hemos decidido negociar una cantidad con el pianista (no contemplado en un inicio) para que pueda satisfacer uno de los requisitos de los interesados.

En referencia a este punto, os dejo un enlace muy interesante que versa sobre la influencia del project manager.

La triple restricción

Conclusiones.

Finalmente bajo mi punto de vista, una buena manera de gestionar los proyectos es mediante el equilibrio de estos tres factores desarrollados durante el post (tiempo, alcance y costes).

La dificultad reside en una alineación de estos tres parámetros mediante la variación de uno de ellos y sin que los otros dos se vean impactados de una manera contundente.

También este trabajo es algo que nosotros como Project Managers deberemos llevar a cabo y estar dispuestos a dar el máximo valor requerido para el proyecto.

La mejor manera para llegar a este fin es teniendo una visión global de todas las técnicas y herramientas para la planificación de la gestión del alcance y utilizar la que mejor se adapte en cada momento y a cada tipología y naturaleza de los proyectos.

“Los tiempos cambian, las reglas de juego cambian, los proyectos cambian, las organizaciones cambian y por tanto el Project Manager maneja los hilos del cambio, gestiona el cambio, difunde y promueve el cambio, lidera con el cambio”.

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Luis Matamala. Estudiante del Master en Dirección y Gestión de Proyectos. #MF

Enlaces de interés

Para este caso en concreto de planificación y control, os dejo dos enlaces de interés a #Antonio Nieto, en el que describe el papel del Project Manager y el valor que otorga a los proyectos:

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Componer una canción. Alteraciones en la triple restricción

La triple restricción es representada como triángulo, donde la calidad toma la forma central. Consigue una buena gestión de Proyectos ✅