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Qué es Smartsheet, cómo y para qué se utiliza esta herramienta

Una de las herramientas digitales de trabajo que está en pleno auge es Smartsheet. Se trata de una plataforma informática online de trabajo colaborativo de referencia en el sector de la gestión de proyectos. Que destaca sobre todo por su versatilidad gracias a la multitud de funciones que ofrece sin necesidad de recurrir a otras aplicaciones. 

Muchos expertos coinciden en iniciar sus análisis sobre Smartsheet con una comparativa con Microsoft Excel. Porque algo parecido a sus funciones son la base de la herramienta protagonista de este texto. Solamente el punto de partida, ya que Smartsheet es mucho más que las hojas de cálculo.

Funciones principales

En ella puedes centralizar también el correo electrónico y la información de los clientes, crear listas de tareas, cargar archivos adjuntos, generar alertas y recordatorios. Además de realizar formularios web, plasmar información clave en tiempo real en reportes visuales a través de diagramas de Gant, visualizar dichos KPIs en tiempo real o integrar otras aplicaciones.

También ofrece almacenamiento en la nube y comunicación interna con otros miembros del equipo de trabajo. A través de chats grupales y privados, y hasta se pueden planificar eventos sin salir de ella. 

Con todas estas funciones, una pequeña representación de todas las que tiene implementadas esta aplicación, Smartsheet facilita muchísimo el trabajo en equipo de proyectos. Gracias a ella porque todos los usuarios vuelcan sus labores en espacio único y común para todos.

El proyecto se organiza y administra de manera mucho más sencilla y simplificada con una herramienta innovadora como esta. Eso tiene un impacto directo en la eficiencia y por ende en la capacidad productiva del grupo de trabajo. La optimización del trabajo es uno de los objetivos perennes de las compañías, y Smartsheet es perfecto para ello. 

Ventajas de su utilización

Las ventajas de esta aplicación son obvias una vez conocidas muchas de sus funciones principales. La más importante es poder administrar todo un proyecto en grupo desde el mismo lugar.

De manera que todos los agentes que participan en el mismo, hasta proveedores y colaboradores externos temporales o permanentes, puedan estar involucrados completamente en el mismo.

En este sentido, una virtud que destacan algunos expertos en Smartsheet es que no se quedan atrás aquellas personas que se unan sobre la marcha al proyecto y no tengan experiencia previa con ella.

Porque al estar basado su núcleo en hojas de cálculo, es relativamente sencillo familiarizarse con su uso. Esto es, su implementación no es complicada y la automatización de tareas está muy desarrollada

Por otro lado, al ser un software online, disponible en la nube, es muy ágil y cómodo disponer de él. Porque no requiere instalaciones en el equipo y tan solo es necesaria una conexión a internet fiable para poder acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo.

Y esto se completa con una potente función integradora de otras aplicaciones, algo fundamental para alcanzar la máxima eficiencia en la gestión del proyecto. 

Cómo trabajar en línea

Además, al ser una herramienta online es compatible con los exploradores habituales. Que se ejecutan en sistemas operativos de PC Chrome, Firefox y Microsoft Edege, (aunque el primero es el más recomendable y Mac), Chrome, Safari y Firefox-, y también en Linux -Firefox-, y su funcionamiento en dispositivos móviles es muy competente. Solo es necesaria la conexión a internet, como acabamos de mencionar, y habilitar JavaScript para acceder sin problemas desde cualquier navegador.

Eso sí, conviene señalar en el otro lado de la balanza que a diferencia de otras aplicaciones similares, no se puede trabajar con Smartsheet fuera de línea, sin conexión a internet. 

Para profundizar en esta interesante herramienta online muy bien valorada en el campo de gestión de proyectos se puede visitar su página web oficial.

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