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Mapas de procesos: qué son y cómo utilizarlos

Los mapas desde los inicios de la historia se han utilizado para poder sintetizar grandes espacios geográficos. Así el Real Diccionario de la Lengua Española lo define como la “representación geográfica de la tierra o parte de ella en una superficie plana.” Mientras que procesos, hace referencia a “conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.”

Procesos dentro de una empresa

Para el desarrollo de las funciones en pro de objetivos, la empresa debe realizar procesos con distintos alcances. Algunos procesos son estratégicos, otros son menores y entran más al detalle, mientras que otros son de apoyo y ayudan en el desarrollo de los anteriores. Un mapa de procesos lo que hace es representarlos, se intenta pintar de un modo gráfico esos procesos con el fin de ayudar a la comprensión de los mismos y la implantación adecuada de los mismos.

Pasos para realizar tu mapa de procesos

Para realizar un mapa de procesos, debemos elaborar una ficha de cada uno en la que se especifique:

  • En qué consiste cada proceso.
  • Una definición de cada proceso.
  • Objetivos que se plantea llevar a cabo.
  • Indicadores con los que medir una adecuada realización de los mismos.
  • Las personas o funciones encargadas de la gestión y supervisión de los mismos.
  • Un diagrama que recoja su interrelación con otros procesos.

Cómo medir el éxito de los procesos

Un aspecto muy relevante es el definir unos indicadores adecuados de control de los procesos, de este modo se puede medir el éxito de los mismos.

Los indicadores pueden ser cuantitativos o cualitativos, siempre con la famosa máxima empresarial, atribuida a Peter Drucker pero que es del físico William Thompson Kelvin de lo que no se puede medir no se puede controlar.

Es conveniente que los indicadores, en la medida de lo posible, sean de futuro, es decir que anticipen comportamientos y no tanto de pasado en los que se limiten a contar qué ha ocurrido sin que, en ocasiones, haya margen de mejora o solución de los procesos a los cuales se está midiendo.

Implantar un mapa de procesos

Para implantar un Mapa de Procesos es conveniente recopilar los actores que participan en los mismos, ya sea con mayor o menor protagonismo en los mismos.

Definir los roles claves en la empresa es fundamental para poder realizar labores de retención del talento, planes de respaldo en caso de salida del empleado de la organización, etc.

Decidir cuáles son los procesos claves que se llevan a cabo, los estratégicos que hacen referencia a la dirección de la empresa y cuáles son los procesos de apoyo a los mismos procediendo a relacionarlos entre ellos.

Y es que un proceso debe interrelacionarse con el resto de procesos para así poder comprobar la importancia de cada uno de ellos dentro de la operativa general de la empresa. De este modo se deben incluir las conexiones con los inputs (entradas) y los outputs (salidas) de cada proceso.

Mapa de procesos como herramienta de mejora

Las empresas deben adecuar sus procedimientos a su tamaño y dimensión. Ya que su objetivo es servir a la mejora de la empresa y no convertirse en una carga burocrática extra que consuma recursos de la organización.

El esfuerzo en realizar una visión global de la organización y “pintar” el funcionamiento de la empresa requiere de una capacidad de abstracción. Además es necesario hacer un esfuerzo de reingeniería de procesos encaminada a la mejora continua de la empresa.

Un Mapa de Procesos ayuda a entender la organización, a definir las tareas que cada miembro de la misma debe realizar y cómo éstas repercuten en otros procesos, a controlar cuellos de botella y caminos críticos, a poder evaluar los resultados y eficiencia de los procesos y, en definitiva a mejorar la empresa.

 

Dr. Héctor Izquierdo, Director del Master Universitario en Dirección de Empresas de Cela Open Institute.

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