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Todas las claves sobre el PMBOK

PMBOK es el documento que debería usar cualquier director de gestión de proyectos para lograr el éxito. Te comentamos sus características, funciones y ventajas esenciales.

¿Qué es PMBOK?

Sus siglas aluden a Project Management Body of Knowledge (cuerpo de conocimiento de gestión de un proyecto). Consiste en un documento publicado por el Project Management Institute (PMI) que incluye la terminología, las directrices y las prácticas más adecuadas para gestionar un proyecto de manera exitosa.

La evolución del PMI

Con más de cinco décadas de existencia, el grupo de gestores de proyecto que lo fundó jamás pensó que iban a ser tan decisivos en el futuro de las empresas de todo el mundo. La idea principal era la de compartir su forma de trabajo y la de encontrar nuevas fórmulas para llevar a cabo su trabajo de forma más eficaz.

Fue en la década de los 80 del siglo XX cuando decidieron publicar el PMBOK. Su primera edición fue un artículo de divulgación. Con el paso de los años se convirtió en la guía actual que lleva siete ediciones en las que puedes comprobar la adaptación de los procesos a las nuevas tendencias que han ido surgiendo en los últimos años.

De hecho, los gestores de proyectos que quieren actualizar su conocimiento se pueden presentar a un examen acreditativo que confirmará que dominan el contenido de una guía, cuya funcionalidad pasamos a describirte.

¿Para qué sirve la guía PMBOK?

Debes saber que en ella no vas a encontrar una metodología concreta, más bien se trata de un conjunto de prácticas y medidas que permiten seguir el desarrollo de cada proyecto con mayor facilidad. Es de gran ayuda tanto para el neófito como para quien lleva ya años como gestor.

En su última edición, se apuesta más por el valor de cada proyecto que por los meros objetivos económicos, lo que indica que es más importante el resultado obtenido a todos los niveles que el beneficio correspondiente.

Fases de un proyecto según el PMBOK

En la guía se describen cinco fases distintas y complementarias que ahora te explicamos.

Inicio

Es el punto de partida en el que has de explicar el proyecto y por qué hay que llevarlo a cabo. Además, su viabilidad depende de dos factores:

  • Los posibles beneficios que obtendrá el negocio.
  • La factibilidad de los objetivos propuestos, el coste y las etapas.

Su planificación

El plan de proyecto debe incluir todos los detalles para cada equipo participante. Igualmente, ha de tenerse en cuenta:

  • Cómo conseguir los recursos humanos necesarios para sacar adelante la idea.
  • Cuáles son los materiales disponibles y los que habría que adquirir para lograr la meta prevista.
  • La financiación.
  • Las acciones que deberían evitar el peor escenario y las que ayudarán a lograr que cada etapa se vaya superando en el tiempo programado y sin excederse del presupuesto.

La puesta en práctica

Es el momento de las reuniones de los equipos para determinar cuál será su responsabilidad y sus objetivos específicos. Todos los implicados deben saber que su trabajo está ligado al de los demás y a quién dirigirse en caso de problema.

El control y el seguimiento

Están ligados al punto anterior, pero con la ventaja de que te permite optimizar algún proceso que quizá en la práctica no sea tan acertado como se esperaba.

Además, te permite ir adaptándote mejor a las incidencias, logrando así corregirlas con mayor facilidad. También es la etapa más importante para detectar cuál es el talento de tus empleados y cómo explotarlo al máximo.

Conclusión

Se produce cuando puedes presentarle a la dirección de la empresa o al cliente los primeros resultados o informes del proyecto. Asimismo, es la etapa en la que los equipos repasan el trabajo realizado. La valoración de los resultados ayuda a seguir creciendo.

¿Cómo se aplica PMBOK?

Teniendo en cuenta distintas áreas relacionadas con cada punto del proyecto. La gestión de adquisiciones incluye la obtención de los servicios y los bienes externos para que el proyecto sea una realidad. Te permite negociar con los proveedores y comprobar cuáles son los recursos económicos que necesitas para seguir adelante. Todo dependerá de cómo gestiones los siguientes aspectos.

– La calidad. Se encarga de medir la satisfacción del cliente que será quien confirme si el proyecto se ciñe a sus requisitos y exigencias. La gestión de riesgos conlleva el control del proyecto y prestarle atención a las variaciones que pueda presentar durante su desarrollo.

– El alcance contempla las definiciones resultantes del trabajo del equipo relacionadas con la entrega final. Debe encargarse de elegir las actividades pertinentes para la entrega del proyecto y de concretar los criterios que confirmen su conclusión.

– Los costes. Debes aplicar técnicas diversas que permitan analizar cómo puede reducirse la inversión y cómo aumentar los beneficios y la productividad. La integración se conecta a la toma de decisiones sobre los recursos y la interrelación entre las áreas implicadas.

Las comunicaciones son imprescindibles. El PMI considera que el 90 % del tiempo del gestor se usa para comunicarse con los empleados. La comunicación ha de ser clara y directa en todo momento. Lo mismo ocurre con la gestión de recursos humanos de la que dependerá el cumplimiento de los plazos y la consecución de los objetivos.

Finalmente, el control del tiempo estima la duración de cada etapa y la de las partes interesadas identifica a las empresas o personas que se verán afectadas por los posibles errores cometidos. De la conjunción y el equilibrio de las áreas ahora comentadas dependerá, directamente, que el proyecto se ajuste a las directrices PMBOK y que se convierta en una realidad.

Ahora que conoces todas las claves de PMBOK, consúltanos sobre nuestro máster online de project management. Estaremos encantados de resolver todas tus dudas al respecto y de ayudarte a crecer como profesional en un sector de continua demanda. Anímate a comenzar una nueva etapa profesional y ayuda a tu empresa a embarcarse fácilmente en nueva aventuras que tienen como destino final la progresiva mejora de los buenos resultados económicos.

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