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Contabilidad Analitica: Que es y como se aplica

Os voy a contar la historia de mi amigo Manolo que me acaba de llamar. Como creo que su experiencia os puede dar ideas de cómo mejorar la gestión de vuestro negocio mediante la contabilidad analítica, no me lo puedo guardar:

Manolo tiene una empresa con establecimiento en varias capitales de provincia (Madrid, Barcelona, Valencia y Sevilla) dedicándose a la producción y distribución de prendas de vestir (uniformes de colegios, uniformes de trabajo, prendas militares y ropa para el personal sanitario).

Es un negocio mediano que ha heredado de sus padres, los cuales lo habían hecho a su vez de sus abuelos. Entre todas las líneas de negocio de la empresa, empleaban a más de 100 familias. 

Con la crisis, las cosas empezaron a ir mal, había problemas para pagar las nóminas y no tenían muy claro cuál era el origen, hasta que Manolo contrató un nuevo financiero, quien puso en marcha contabilidad analítica que les permitió determinar qué pasaba y tomar acciones para mejorar.

 ¿Qué es la contabilidad analítica, de costes o gerencial?

A modo de definición, se entiende por contabilidad analítica como una rama de la contabilidad que permite hacer “trocitos” el negocio, distribuyendo los gastos y los ingresos de cada línea de negocio, de cada producto, departamento, cliente y zona geográfica, para finalmente, calcular los resultados que se obtienen en cada una de ellas por separado.

En el caso de la empresa de mi amigo Manolo, sus líneas de negocio eran las distintas prendas de vestir que elaboraban: uniformes de colegios, uniformes de trabajo, prendas militares y ropa para el personal sanitario; también, segregó mediante la contabilidad analítica, los ingresos y gastos de cada tienda, que se llaman “centros de responsabilidad”: Madrid, Barcelona, Valencia y Sevilla, todas funcionan bajo el paraguas de una misma empresa y por la tanto del mismo CIF, por ello, todos los impuestos (incluido IVA y sociedades) se pagarán en la única sociedad de la que mi amigo Manolo era director.

¿Para qué aplicar la contabilidad analítica?

La información que le puso en marcha el nuevo financiero iba desgranando su negocio como si de una naranja se tratara y llevando cada gasto e ingreso (y por tanto cada resultado) a su caja correspondiente.

Para lograr esto, lo único que tuvo que hacer es poner en marcha códigos analíticos de gastos e ingresos por cada línea de negocio y por cada tienda de cada ciudad. Cuando se vendía o llegaba una factura de gasto, se identificaba a qué pertenecía y se ponía un número que se le había asignado previamente. Hacer esto, se denomina imputar a los centros de costes y líneas de negocio”

Tipos de costes en las empresas

Al poner en marcha la contabilidad de costes descubrieron que todos los costes de la empresa no eran iguales; que los había fijos, es decir que no cambiaban así vendiera o no; y que los había variables, es decir, que estaban vinculados al volumen de actividad.

En el negocio de Manolo un coste fijo era por ejemplo el alquiler de la tienda de Sevilla que lo tenía que pagar pasara lo que pasara, y era variable lo que facturaba el distribuidor de la tela de los uniformes sanitarios. También descubrió, gracias a la contabilidad de costes, cuáles eran sus costes estándar.

Espero que a mi amigo no le importe, pero os voy a seguir contando con todo lujo de detalles cómo él organizo su contabilidad analítica o de costes.

Pasos para aplicar la contabilidad analítica en la empresa

 La contabilidad analítica es una contabilidad interna, donde las normas y los códigos las pone la propia empresa teniendo en consideración las características propias de su negocio. En el caso de Manolo, lo hizo de la siguiente manera:

  • Asignó un número a cada tienda; código analítico de los centros de responsabilidad:
  1. Madrid
  2. Barcelona
  3. Valencia
  4. Sevilla
  •  Asignó una letra a las líneas de prendas de vestir; código analítico de líneas de negocio:
  1. Uniformes de colegios
  2. Uniformes de trabajo
  3. Prendas militares
  4. Ropa para el personal sanitario

De tal manera que, un gasto que viniera de la tienda de Madrid y que correspondía a los uniformes de colegios, tendría un código 1A. Esta numeración y dato que se metía en el ordenador al contabilizar, era adicional a la codificación del Plan General Contable.

 Además, la contabilidad analítica no es una información pública como es la contabilidad financiera, porque no sería bueno que la competencia conociera “las tripas de nuestro negocio”: ¿dónde ganamos?, ¿en qué ciudad tenemos más o menos margen?  o ¿qué departamento genera mayor margen de contribución? .

El financiero nuevo, que era muy listo, todos los meses además de la cuenta de resultados global (donde se veía que estaban teniendo pérdidas) le presentaba la cuenta de resultados analítica por los diferentes centros de responsabilidad y líneas de negocio. Así es como Manolo descubrió que no todo el negocio iba mal, sino que solo tenían problemas en algunas partes de él y en algunas ciudades.

Por los datos que reflejaban la contabilidad analítica, detectó que la tienda de Sevilla era mucho más rentable que la de Madrid, y que en Madrid lo que estaba generando pérdidas era la línea de prendas militares que, para dar salida al producto, lo estaban vendiendo por debajo de coste.

El financiero también le daba resultados globales de todas las ciudades por líneas de negocio, las cuales revelaron que la venta de uniformes de colegio era lo que más rentabilidad estaba generando a la empresa, dado que se hacía con un enorme margen comercial y de producción.  

Y con esta información analítica de gestión, poco a poco Manolo fue tomando decisiones; cerrando aquellas líneas y tiendas que le daban malos resultados y ampliando las más rentables.

Y colorín colorado este cuento se ha acabado, como veis tiene un final feliz gracias a la puesta en marcha en la empresa de la contabilidad analítica.

 

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