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Estudio sobre tendencias de digitalización en las pymes

En los últimos años, las pymes españolas han vivido un cambio digital considerable. Hemos pasado de contar con un espacio físico dedicado a archivar, a confiar en unos servidores que guardan todos aquellos documentos necesarios para nuestro trabajo diario. Pero no solo eso, ahora ya no se hacen pagos de manera manual, sino que se mandan nóminas a través de un software. Los clientes ya no son nombres (únicamente) sino números en una herramienta que además almacena todos sus datos personales y cada una de las pequeñas comunicaciones que hemos tenido con ellos. Las agendas, según parece, han pasado a mejor vida.

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Desde Capterra, han realizado una encuesta entre empleados de pymes españolas de diferentes sectores para saber en qué punto se encuentran en cuanto al uso de software. Nos han sorprendido algunas de las respuestas, pero nos quedamos con una conclusión positiva: el software cada vez está más implantado y ayuda a la productividad. Cuando acabes este texto nos gustaría que te hicieras las siguientes preguntas: ¿Vas a seguir apuntando los contactos de tus clientes en papel? ¿Seguirás comprando paquetes de post-it de diferentes colores? ¿Tu negocio está aprovechando la tecnología para reducir costes o ganar clientes? Si te dedicas a la dirección y administración de empresas deberías tener en cuenta la digitalización a la que deberían adaptarse todas las empresas.

El uso de software en las pymes españolas

Según los datos recogidos, el 87 % de las pymes en España utiliza algún tipo de software. De todos, los cinco más utilizados son Office (para herramientas como Word o Excel, usadas en el día a día), Adobe Creative Cloud (muy común en los departamentos creativos), Sage (la herramienta para tareas contables más usada en España), G Suite (que tiene todos sus programas integrados en la nube); y SAP (uno de los software de gestión empresarial más conocidos).

Cabe destacar que los sectores del Arte, la Cultura, los Deportes, la Educación y la Sanidad son los que menos software utilizan. Por el contrario, existen algunos sectores donde el software se ha vuelto casi imprescindible, las más destacadas son: las finanzas, la gestión de clientes, las ventas al público, la gestión de proyectos, el transporte o la logística. Estas actividades suelen estar asociadas a procesos más complejos como la gestión de leads y clientes o el análisis de la audiencia. Internet y el Big Data han favorecido a que este proceso se acelere.

Las pymes españolas usan software de terceros

Tras la recogida de los datos, podemos deducir que la mayoría de las pymes españolas usan en su mayoría software de terceros; en concreto el 69 %. La razón principal de esta tendencia es el equipo humano (y por lo tanto el coste) que requeriría crear un software propio a medida, no solo en cuanto a la implementación y el desarrollo sino también a la hora de mantenerlo. Únicamente el 6 % de las empresas opta en la actualidad por esta segunda opción en España. 

La digitalización de las pymes

La mayoría de las pymes están en cierto modo digitalizadas, siendo el 21 % las que lo están en su totalidad. Quienes se encuentran en una empresa que tiene normalizado el uso de software aseguran que la digitalización les facilita su trabajo. Los que opinan lo contrario son casualmente, los que no recibieron ningún tipo de formación. Podría ser, entonces, que no hayan descubierto aún todas sus posibilidades.

Afortunadamente, algo más del 50 % de los encuestados recibió formación. Y el 84 % de este segmento asegura que el software es de gran ayuda. No debemos olvidar que muchos productos se vuelven inútiles si los usuarios no tienen el conocimiento necesario.

De las empresas que ya están digitalizadas, el 18 % está en fase de optimización, por lo que quieren sacar el máximo provecho de las herramientas que usan.  El 6 % de las empresas están estudiando trabajar con un software, y un 10 % no está para nada digitalizado.

Uso de la nube y las aplicaciones móviles

El uso de la nube es una gran ventaja en las pymes. No lo dicen solo en Capterra, sino que parece que sus directivos se han dado cuenta de ello: los trabajadores tienen, así, acceso a los archivos desde cualquier lugar.

Esto facilita el compartir archivos, pero también el teletrabajo y la colaboración. Ya no es necesario reunirse en persona, sino que empleados y jefes pueden trabajar y revisar un documento en tiempo real. Si nos fijamos en los datos, el 60 % de los usuarios de la nube lo hacen desde productos externos. En el otro lado de la balanza se encuentran las empresas de menos de 5 empleados, que hacen un uso casi nulo de este servicio.

Relacionado con este tema está el uso de las aplicaciones móviles. Esta no parece ser aún una tendencia en España. Solo el 34 % de los encuestados usan el móvil para trabajar y, en su mayoría, lo hacen para utilizar la mensajería instantánea (whatsapp), aplicaciones de correo como Gmail, aplicaciones de oficina de Microsoft Office y redes sociales.

El software nos ayuda al trabajo cotidiano, a la organización y a tener el tiempo más ocupado en pensar que en ejecutar. Si usamos el software de una manera consciente, podremos aumentar nuestras ganancias y haremos la vida de los trabajadores mucho más fácil. Volvemos a la pregunta inicial: ¿Vas a comprarte (de nuevo) una agenda para el año que viene?

 

Bruno Peláez – Content Analyst para Capterra España, plataforma y comparador de software empresarial.

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Equipo de profesionales formado esencialmente por profesores y colaboradores con amplia experiencia en las distintas áreas de negocio del mundo empresarial y del mundo académico.
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