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La gestión del costo en un proyecto ¿cómo estimarlo?

La gestión del costo de un proyecto es de una gran importancia. Gracias a su estimación puedes mantenerte por debajo del presupuesto establecido y actuar de una forma flexible ante eventualidades. El grado de precisión que alcances va a resultar determinante para el desarrollo del proyecto, por lo que no puedes dejar pasar por alto este paso. Pero ¿sabrías cómo realizar la estimación?

¿Es realmente tan importante la estimación de costes?

La respuesta corta sería un rotundo sí, pero no te valdría de mucho. La estimación de los costes supone utilizar diferentes métodos establecidos y técnicas para conocer el coste futuro de un proyecto o un programa. Es la suma de las diferentes partes que compondrán el resultado final y está basado en el presente, aunque sea una proyección de cara al mañana.

Se trata de realizar una estimación precisa, pero a la vez suficientemente flexible. Al fin y al cabo, el futuro está plagado de riesgos que aún no han llegado a manifestarse y que están poco menos que al acecho, por lo que hay que estar preparado para afrontarlos con soltura. 

Así, en la estimación se tienen en cuenta una serie de datos que resulten valiosos para llevarla a cabo y que estén basados en la realidad. Si empiezas la base de esta gestión con ilusiones, no esperes llegar a la conclusión del proyecto sin decenas de correcciones y pérdidas de dinero. Sin embargo, no debes olvidar que estás realizando una aproximación del coste final y que se trata de un proceso iterativo, el cual se irá haciendo de forma cada vez más precisa.

Cada recurso que necesite el proyecto aparecerá detallado, ya que no te van a salir gratis. Los materiales, los salarios de los trabajadores, los servicios que vayas a necesitar, las instalaciones y las contingencias que puedan llegar a surgir estarán contempladas. Asimismo, tendrás que recurrir a los resultados de la planificación de otras áreas, sobre todo cuando eres parte de una empresa de gran tamaño. También tendrás que dejar claro cómo vas a definir los costos y qué profesionales van a realizar esta tarea.

Así que ¿cuál es la importancia de estas labores? Esta reside en contar con un plan, basado en el análisis y la comprensión de los datos aportados, para establecer la forma óptima de repartir los recursos disponibles, sobre todo los monetarios. De esta forma, no iniciarás el proceso a ciegas y no te verás forzado a improvisar sobre la marcha. Sabrás en qué invertir los recursos y cuándo hacerlo, por lo que ahorrarás mucho tiempo y esfuerzos.

Técnicas de estimación para la gestión del costo de los proyectos

La gestión de proyectos suele recurrir a una estructura de desglose del trabajo (EDT) para realizar estas estimaciones. Consiste en la descomposición de forma jerarquizada del trabajo que va a suponer el proyecto en sí. Así, organizas y defines el alcance de las actividades que se van a llevar a cabo durante el ciclo de vida, pero siempre buscando la mayor precisión posible.

Gracias a esta forma de gestión puedes utilizar diferentes técnicas para la estimación de los costos, algo que te ofrece la posibilidad de contar con distintas informaciones complementarias. Una de las primeras técnicas es recurrir a expertos, personas que tienen conocimientos que necesitas para calcular los costes. Por lo general, son individuos con experiencia en el campo en el que se desarrollará el proyecto, por lo que tienen un conocimiento de primera mano.

Esta es la técnica más sencilla de aplicar y que menos te costará, ya que es muy probable que en tu propio equipo de trabajo cuentes con personas experimentadas. También puedes recurrir a diferentes maneras de llevar a cabo una estimación. Puedes basarte en diferentes parámetros, como el coste de unidades, el de las horas de trabajo y otros muchos para establecer cálculos aproximados.

Las estimaciones por analogía y ascendente suponen dos formas muy utilizadas. En la primera, estableces los costes desde los más generales a los más específicos, con lo que obtienes una panorámica general de cuánto va a costar el proyecto en sí. En el caso de la ascendente, realizas el mismo trabajo, pero empezando por los detalles de cada labor que se va a llevar a cabo. Si no sabes por cuál decantarte, esta última te ofrece mayor precisión desde el primer momento.

A la hora de calcular cuánto podría llegar a costarte una contingencia, el análisis de la reserva te será de gran utilidad. Tendrás que valorar los riesgos de las actividades del proyecto y cuantificarlo de forma monetaria. Así, consigues una aproximación del coste de dicho riesgo en el caso de que llegase a producirse. En este aspecto es muy interesante realizar un análisis del valor monetario esperado, el cual se obtiene de multiplicar el impacto por la probabilidad de que suceda un riesgo específico.

Por descontado, no dudes en establecer diferentes tipos de reservas de recursos. Ya conoces la de contingencia, pero la de gestión es otra que has de tener en cuenta. Está diseñada para hacer frente a aquellos riesgos desconocidos, ya que no puedes hacer frente a la totalidad de la incertidumbre que se abre frente a ti. Además, para realizar todos los cálculos, es recomendable que utilices las herramientas y los programas de ordenador más adecuados.

Estos te ayudan a simplificar los cálculos y automatizar las tareas más tediosas. Vas a necesitar mucho tiempo para estimar el coste definitivo, pero te habrás ahorrado futuras rectificaciones y que un riesgo inesperado eche por tierra todo el trabajo llevado a cabo hasta su irrupción.

En definitiva, gestionar los costos es una tarea que no puedes dejar de realizar. Al fin y al cabo, no puedes predecir el futuro, pero sí prever determinados sucesos y riesgos que ya se han experimentado en situaciones similares. Con diferentes informaciones es posible llegar a trazar un plan sólido, el cual será el fundamento de todo el proyecto. Así, la gestión debe realizarse de la forma más minuciosa posible, sobre todo, si aspiras al éxito y a entregar resultados de calidad. Si quieres aprender más, ¡fórmate con nosotros en la gestión del costo!

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