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PMO Manager: definición, funciones y tareas

El término Oficina de Gestión de proyectos o Project Management Office (PMO, por sus siglas en inglés) se refiere a un gerente de PMO, el departamento dentro de la organización que, como su propio nombre indica, tiene encomendada la misión de centralizar y coordinar la dirección y/o gestión de los proyectos.

Project Management Office

La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es una estructura de gestión centralizada para un grupo de proyectos en una organización, destinada a garantizar la estandarización, reduciendo la duplicación y aprovechando recursos como personas, tecnología y comunicación.

Si una organización se toma en serio la mejora de la capacidad de entrega del proyecto a través de una PMO, es muy importante que se nombre al candidato adecuado para ejercer este puesto.

Desafortunadamente, como muchas organizaciones ven a la PMO como un centro administrativo, automáticamente asumen que no necesita recursos experimentados con sólidas habilidades de gestión de proyectos. Esto a menudo lleva a que una PMO cuente con personal y esté dirigida por recursos para jóvenes con poca o ninguna experiencia.

Esto causa un problema fundamental: falta de credibilidad en la comunidad del proyecto. Será muy difícil para una PMO implementar herramientas, estándares y tratar de involucrar y ayudar a los equipos del proyecto, si los equipos del proyecto saben que no tienen experiencia.

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Pronto habrá discusiones con las partes interesadas que la PMO está tratando de implementar procesos burocráticos que no agregan valor y le quitan tiempo a la entrega real. Si bien esto no es cierto, la PMO se encontrará pasando un montón de tiempo valioso tratando de corregir esta percepción.

Si una organización se toma en serio la entrega del proyecto, necesita:

  • Reconocer la importancia de la PMO.
  • Designar profesionales experimentados.
  • Asegurar que haya un mandato claro y patrocinio.
  • Hacer todo lo anterior abre el camino para designar al PMO Manager adecuado.

Definición de un PMO Manager

Como mencionábamos antes, el trabajo principal de un PMO Manager es garantizar que los estándares de su empresa se mantengan y se definan claramente durante todo el proceso de desarrollo y ejecución de cada proyecto. Los Gerentes de PMO o PMO Managers son responsables de supervisar el trabajo de todo el personal de la oficina de gestión de proyectos y, por lo tanto, deben asumir la propiedad de la calidad resultante de cada proyecto.

Una posición como PMO Manager generalmente implica colaborar con otros Gerentes de departamento, informar al personal ejecutivo y supervisar a todos los miembros del equipo.

Según los hallazgos publicados por la Oficina de Estadísticas Laborales, la demanda de Gerentes Financieros, que incluye a los Gerentes de PMO, aumentará un 7 por ciento. Se espera que esto genere la apertura de 37,700 nuevos empleos hasta el 2024, aunque vale la pena señalar que existe una competencia considerable para tales puestos.

Funciones y Tareas del PMO Manager

Con el fin de supervisar con éxito todos los aspectos del proceso de desarrollo del proyecto, los PMO Manager realizan una amplia variedad de funciones y tareas. A continuación vamos a describir algunas de ellas:

Facilitar la planificación del proyecto

Antes de que un proyecto pueda comenzar, el PMO Manager debe dar prioridad a las tareas, establecer plazos y asignar personal a diversas entregas de manera que cada proyecto puede comenzar a ejecutar con una mínima pérdida de tiempo y recursos.

Analizar información financiera

Una parte importante del trabajo de un PMO Manager es el análisis de los datos financieros en lo que respecta a cada proyecto bajo su control. Esto incluye la distribución y asignación adecuada de recursos, la implementación de presupuestos y la cuantificación del riesgo e impacto monetarios. Además de esas tareas, los gerentes de PMO con frecuencia necesitarán proporcionar resúmenes presupuestarios e informes financieros a los ejecutivos, como el director financiero.

Modificar procesos

Una vez que un proyecto está en marcha, el trabajo de un PMO Manager no está terminado. Es su responsabilidad asegurarse de que todos los procesos relacionados con la finalización de un proyecto se lleven a cabo de la manera más eficiente y efectiva, al mismo tiempo que se mantiene un conjunto determinado de estándares. Para lograr esto, PMO Managers necesitarán para mejorar los procesos nuevos y preexistentes, continuamente reevaluar si cada proyecto está cumpliendo con las normas aplicables y participar en la resolución de problemas con otros gestores y personal.

Asegurar la documentación

Cada paso de la creación, el desarrollo y la ejecución de un proyecto debe documentarse exhaustivamente, y le corresponde al gerente de PMO asegurar la finalización precisa de dichos documentos. Esto puede implicar la revisión y la ayuda en la redacción de documentos relacionados con el alcance de un proyecto, los recursos del presupuesto y la justificación.

Habilidades de PMO Manager

Un PMO Manager de gran nivel tiene la capacidad de concentrarse en detalles y en tecnicismos al tiempo que conserva una visión general del panorama.

También ha de trabajar bien bajo presión, tener grandes habilidades interpersonales y poder hacer malabarismos con diferentes proyectos y responsabilidades con facilidad y compostura. Además de estas amplias habilidades así como rasgos personales, los empleadores buscan potenciales PMO Managers con las siguientes habilidades básicas y avanzadas.

Básicas:

Son habilidades básicas que un buen PMO Manager ha de tener sí o sí, entre las cuales destacamos:

  • Excelente comunicación escrita y verbal.
  • Perspicacia financiera.
  • Adepto en proyecto y gestión de cambios.
  • Alto nivel de organización.
  • Grandes habilidades de liderazgo.
  • Capacidad para trabajar bajo presión.

Avanzadas:

Si bien no es estrictamente necesario contar con las siguientes habilidades avanzadas, a menudo es un plus para cualquier candidato a PMO Manager. Entre ellas destacamos:

  • Conocimiento de la industria específica a la que pertenece un posible empleador.
  • Certificación Project Management Professional (PMP).

Del oficio:

En cada puesto de trabajo se utiliza una variedad de herramientas para poder lograr los objetivos que se marcan en la organización. En el caso de un PMO Manager deberás tener una buena comprensión de las siguientes herramientas:

  • Versiones recientes del conjunto de programas de Microsoft Office.
  • Sistemas de gestión de documentos digitales.
  • Los sistemas informáticos.
  • Sistemas de telecomunicaciones.

¿Qué opinas del puesto de PMO Manager? Déjanos tus impresiones en la caja de comentarios y no olvides compartir para que más gente conozca el puesto de Gerente de PMO.

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Equipo de profesionales formado esencialmente por profesores y colaboradores con amplia experiencia en las distintas áreas de negocio del mundo empresarial y del mundo académico.
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Los PMO Manager realizan una gran variedad de funciones y tareas con el fin de supervisar todos los aspectos del proceso de desarrollo de un proyecto