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proteccion-datos 8 claves de la protección de datos en Recursos Humanos

8 claves de la protección de datos en Recursos Humanos

proteccion-datos 8 claves de la protección de datos en Recursos Humanos  La protección de datos es un derecho fundamental que busca proteger la intimidad y privacidad de las personas físicas frente a las vulneraciones que puedan producirse por la recogida, almacenamiento y uso indiscriminado de sus datos de carácter personal, por parte de las personas jurídicas.

Esta protección es un tema que en los departamentos de RRHH debemos cuidar, puesto que para realizar las gestiones más habituales, como selección, contratación, prevención de riesgos, nóminas… recogemos numerosos datos de carácter personal.

En primer lugar me gustaría que se tuviera claro que es un dato de carácter personal; el artículo 3 de Ley Orgánica de Protección de Datos establece que es cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables. En muchas ocasiones en el departamento de recursos humanos se debe realizar el tratamiento de estos datos personales que el artículo 5.1.t) del Reglamento de la RLOPD como “cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, cancelación, bloqueo o supresión, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias”.

Los momentos más importante de tratamiento de datos personales en el departamento de RRHH son:

En los procedimientos de Selección de personal:

La Agencia Española de Protección de Datos recomienda, disponer de impresos de modelos de impresos tipo para la formalización del currículo y de un procedimiento de formalización y entrega de los mismos por los candidatos, ya que ello permite no sólo informar adecuadamente sino definir con precisión el tipo de datos a tratar, establecer las medidas de seguridad etc.

Si el currículo se presenta directamente por el candidato sin habérsele solicitado deben fijarse procedimientos de información que supongan algún acuse o confirmación de conocer las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento.

En la Contratación:

En el contrato de trabajo es un medio adecuado para informar al trabajador respecto al tratamiento de datos personales. Pero ello no exime del deber de información sobre el tratamiento de datos personales que la empresa decida realizar con carácter posterior al nacimiento de la relación laboral.

Durante el desarrollo de la prestación laboral:

Se pueden dar multitud de ocasiones que puedan ocasionar un nuevo tratamiento de protección de los datos como por ejemplo si se instala un sistema de control de vídeo vigilancia, o si un trabajador se afilia a un sindicato y se procede descontar la cuota sindical.

Sera necesario informar al trabajador en todos los cambios que afecten al tratamiento de datos personales.

Con los Representantes de los trabajadores:

En principio, el deber de información tiene como destinatario al afectado o interesado. No obstante, en aquellos tratamientos que repercuten sobre el conjunto de los trabajadores resulta muy recomendable informar con carácter previo a la representación de éstos. Por ejemplo:

En el caso del desarrollo de controles empresariales, los controles sobre la navegación en internet, o el uso de controles para registrar la entrada, salida o presencia en el puesto.

En la contratación de Seguros de vida y Planes de pensiones:

En muchas ocasiones las empresas, y los grupos de empresas, constituyen seguros de vida y planes de pensiones en beneficio de sus empleados, bien de modo voluntario, bien en virtud de lo pactado en un Convenio Colectivo.

La Agencia Española de Protección de Datos establece resulta conveniente definir con precisión el procedimiento para la captación y tratamiento de los datos personales optando por el método más eficaz para garantizar los derechos de los afectados o interesados. En este sentido, desde el punto de vista de un tratamiento absolutamente respetuoso con el derecho fundamental lo más adecuado puede consistir en, previa información a los trabajadores, ceder a la aseguradora, o a la gestora del plan de pensiones, únicamente los datos de los asegurados o partícipes del plan de pensiones, dejando en sus manos el desarrollo de ulteriores gestiones.

Externalización de la gestión de nóminas:

En muchas empresas la gestión de las nóminas se encomienda a un asesor o a un gestor, en este caso la empresa que facilite los datos a la gestoría o al asesor y deberá  suscribir con él un contrato de Encargado de Tratamiento, como indica el artículo 12 de la LOPD, que regule la relación entre la empresa y el responsable de la gestión de las nóminas. Este contrato, incluirá el alcance del mismo, las obligaciones que suscriben ambas partes y de qué forma se tratarán los datos personales de los trabajadores

Datos especialmente protegidos:

Cuando sea necesario recoger datos de tipo incluidos en el artículo 7 de la LOPD, (religión, salud, vida sexual, ideología, etc.), será necesario revisar la necesidad y la proporcionalidad de este tipo de tratamiento concediendo el máximo nivel de protección, salvo en los casos excepcionales previstos por la ley.

Deber de Secreto:

Por último citar el artículo 10 de la LOPD que establece el deber de secreto para todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos, por lo tanto toda persona del departamento de Recursos Humanos queda sujeto a este deber incluso tras finalizada la relación que le une a la empresa.

Si quieres aprender a dirigir un departamento de Recursos Humanos de una manera eficaz y si te interesa conocer las últimas tendencias de este sector te invitamos a estudiar nuestro Master en Dirección de Recursos Humanos.

Marta Martínez Marta-Martínez 8 claves de la protección de datos en Recursos Humanos  tutora del Master en Dirección de Recursos Humanos de IMF Business School

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Tutora y docente de postgrado de Recursos Humanos en IMF Business School. Licenciada en Ciencias Políticas y Sociología en la especialidad en sociolaborales. Actualmente dirige su propia consultoría de gestión y aprendizaje en Recursos Humanos y Laboral.
Comentarios
  • Avatar

    Excelente información la que se presenta. Pero considero que alguna de ella es relativa debido al giro de la empresa y sus normas y políticas. Aún así uan explicación breve y contundente de parte del escritor.

    Saludos cordiales.
    Gracias por compartir su conocimiento.

    2 de noviembre de 2017

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La protección de datos es un tema que en los departamentos de RRHH debemos cuidar, puesto que recogemos numerosos datos de carácter personal.