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Responsable de calidad y medio ambiente: cuáles son sus funciones

Hoy en día, en muchas de organizaciones, ya sean grandes o pequeñas, existe un departamento de calidad, por pura lógica empresarial, y otro de medio ambiente, este por necesidad legal.

Normalmente, los dos departamentos suelen estar relacionados y, aunque la parte de medio ambiente se suele contratar de forma externa, en muchas organizaciones, dado que el responsable de calidad tiene conocimientos relacionados con los sistemas de gestión, suele ser el encargado de las actividades relacionadas con el medio ambiente de la organización.

Hay que distinguir entre el medio ambiente de la organización, que entraría dentro de la parte de Seguridad y Salud en el Trabajo (condiciones de temperatura, condiciones de humedad, condiciones de iluminación, etc.) y las actividades relacionadas con el medio ambiente de la propia organización, como pueden ser el consumo de recursos naturales, la generación de residuos, la generación de vertidos, etc.

En función de si nos encontramos ante una u otra situación, el responsable deberá ser uno u otro dentro de la propia organización.

Para tener claras cuáles son las funciones de unos y otros responsables, vamos a pasar a describir las funciones del responsable de calidad y medio ambiente de la organización.

Vamos a describir las responsabilidades de forma individual para el responsable de calidad y, por otro lado, para el responsable de medio ambiente de una organización en la que haya o se espere tener sistemas de gestión de calidad y de medio ambiente.

Funciones del responsable de calidad de la organización

La calidad en las organizaciones aporta una forma de ser más competitivos que el resto de organizaciones de nuestro sector que no la tienen contemplada.

No siempre es sencillo entender cuáles son las funciones de los responsables de cada uno de los puestos de la organización, y para ello lo que suele hacerse es definir los puestos de trabajo y elaborar procedimientos sobre lo que se tiene que hacer, como se tiene que hacer, etc. En este caso, estos procedimientos deberían estar elaborados o coordinados por el responsable de calidad, junto con otras acciones.

Como funciones principales del responsable de calidad de una organización, tendríamos las siguientes actividades:

Desempeñar las actividades para conseguir los estándares deseados dentro de la organización

En este epígrafe entrarían muchas actividades, como son la realización de los procedimientos, de procesos, propuestas de mejora, revisión de documentación, revisión de acciones llevadas a cabo, etc.

Además, la norma dice que el responsable de calidad debe tener una relación directa con la alta dirección, ya sea formando parte de ella o teniendo unos canales específicos de comunicación.

El responsable de calidad es el encargado de informar a los trabajadores y partes interesadas del sistema de gestión, de su funcionamiento, como se debe actuar para mejorar el sistema y a quién se debe acudir en caso de que el trabajador o la parte interesada pueda necesitar de alguna aclaración. Debemos recalcar que, con partes interesadas, en este aspecto nos referimos a los trabajadores, asesores y partes muy implicadas en la organización.

Asegurar que la gestión de la calidad llegue a todos los integrantes

Es el encargado de asegurar que la gestión de la calidad llegue a todos los integrantes de la organización, dado que la calidad no solo es responsabilidad de la alta dirección ni de los medios intermedios, sino que implica a toda la organización.

Implementar y mantener el sistema de gestión de calidad

Será también el responsable de implementar y mantener el sistema de gestión de calidad en caso de que esté establecido en la organización, así como de mantener las certificaciones necesarias a este respecto.

Estar en contacto con toda la legislación aplicable presente y futura que puede afectar a los productos elaborados y tenerla en cuenta, previendo futuras situaciones de incumplimiento y adelantándose a dichas situaciones.

Responsabilidad de conocer y asesorar a la alta dirección

Por último, y no menos principal, entre las funciones más importantes del responsable de calidad se encuentra la responsabilidad de conocer y asesorar a la alta dirección sobre las medidas que debe tomar para mejorar de forma continua el sistema y mantenerlo a lo largo del tiempo.

Funciones del responsable de medio ambiente

Respecto de los responsables de medio ambiente de las organizaciones, debido a que el medio ambiente tiene muchas más implicaciones que la calidad, legalmente hablando, debe tener unas características más enfocadas a la parte legal, además de sus conocimientos en relación con la parte de residuos, vertidos, emisiones y consumos realizados en la organización. Entre las funciones principales del responsable de medio ambiente de la organización estarían:

  • Tener identificada toda la legislación correspondiente a la empresa, en lo que al medio ambiente se refiere, así como toda la legislación que pueda afectar en un futuro a la organización.
  • Identificar las posibles necesidades y garantizar los medios necesarios para el funcionamiento del sistema de gestión de medio ambiente, evitando así cualquier situación de incumplimiento legal y situaciones de peligro o riesgo dentro de la organización.
  • Supervisar la gestión medioambiental de las materias primas, proveedores, proceso de producción y nuevos productos que se produzcan para comprobar su afección al medio durante todo el proceso.
  • Estar en contacto con la alta dirección para trasladar todas las situaciones que se puedan generar en la organización, ya sean beneficiosas o perjudiciales para el medio ambiente, que también implicará, colateralmente, la salud de los trabajadores.
  • Participar en las revisiones documentales y presenciales, por parte de las entidades, de las instalaciones, documentos y procedimientos relacionados con el medio ambiente, para su mayor protección y cuidado.

Por último, relacionado con ambos puestos y de forma conjunta, el responsable de calidad y medio ambiente tendrá que garantizar el cumplimiento y la certificación de los sistemas de gestión que la organización tenga establecidos (ISO 9001 e ISO 14001 por ejemplo), así como la gestión y realización de las auditorías de ambos sistemas de gestión, actividades relacionadas con estas auditorías (plan de auditorías, programación, etc.).

También, deberán liderar y supervisar el cumplimiento de los objetivos marcados en el sistema de gestión de la organización, tanto en medio ambiente como en calidad, y ser el medio de transmisión de la información entre la alta dirección y el resto de trabajadores y viceversa.

Como conclusión, debemos quedarnos con la idea de que el responsable de calidad y medio ambiente de la organización será el puesto de trabajo que esté en relación con la alta dirección, que traslade la información que ésta provee, en relación con el sistema de gestión de calidad y con el medio ambiente, así como será el trabajador encargado de gestionar y mantener la implicación de las personas en los distintos sistemas de gestión de la organización, junto con todo lo que esto conlleva.

Joaquín Martínez Serrats, tutor del Máster en Calidad, Medio Ambiente y PRL. 

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Equipo de profesionales formado esencialmente por profesores y colaboradores con amplia experiencia en las distintas áreas de negocio del mundo empresarial y del mundo académico. IMF Business School pertenece a la AACSB, a la AMBA, a la AEEN y a ANCED, entre otras organizaciones. Sus programas cuentan con el aval de ANECA, Cambridge y Oxford y la alta valoración de sus más de 110.000 alumnos. Está incluida en el Ranking The Best Global MBA 2018 y reconocida como Emagister Cum Laude desde 2015. Cuenta con los sellos de calidad EFQM 5star, Excelencia Europea, Madrid Excelente, ISO 9001 e ISO 14001. Escuela de Negocios Nº1 del mundo en el EFQM Global Index.
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