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Restricciones en el desarrollo de un proyecto: La planificación de una boda

Restricciones en el desarrollo de un proyecto: La planificación de una boda

A la hora de abordar un proyecto nos encontramos con tres restricciones básicas que se relacionan entre sí: alcance, tiempo y coste. A estas tres restricciones se les pueden añadir también las de satisfacción del cliente, calidad y riesgos.

En cuanto a las relaciones básicas entre las restricciones, la experiencia dice que:

Para poder entender de manera sencilla cómo se relacionan cada una de estas restricciones entre sí, voy a desarrollar un ejemplo concreto: La planificación de una boda.

Planificación de proyectos

¿Qué factores debemos tener en cuenta para planificar un proyecto?

El tiempo

En el caso concreto de la planificación de una boda el factor tiempo es estático, es decir, la fecha de la boda es inamovible, no se puede retrasar ni adelantar, con lo cual una de las restricciones es fija.

Que el tiempo sea fijo implica que conforme nos acerquemos a la fecha de la boda, si hay cosas pendientes de organizar, éstas se van a encarecer y que a no ser que se modifique el presupuesto va a tener que reducirse la magnitud del evento.

Si bien se ha dicho que la fecha de la boda no se puede cambiar, lo que no es rígido es el momento en el cual se inician los preparativos, esto es, no todas las bodas disponen del mismo tiempo para planificarlas, sólo existe el condicionante del “día de entrega del proyecto” como restricción inicial.

El alcance

En cuanto al requisito del alcance es necesario hablar tanto de la cantidad de invitados que se quiere que asistan al evento, así como el grado de pomposidad y sofisticación que se pretende conseguir.

Una boda íntima a la que solamente asistan familiares y personas allegadas a la pareja tendrá un alcance menor, el grado de complejidad a la hora de organizarla será menor, hay que tener menos cosas en cuenta. Si por el contrario se busca una fiesta con 500 invitados, con la celebración en algún sitio emblemático, en la que no falte ningún detalle, el alcance del proyecto aumenta considerablemente y es necesario tener en cuenta muchos más factores a la hora de planificar el proyecto.

A modo de ejemplo se pueden comparar dos bodas, una íntima y otra grande en la que se aprecie la diferencia del alcance de ambos proyectos así como la cantidad de tareas que puede haber en cada uno de ellos:

  Boda íntima Boda lujosa
Número de invitados 30 500
Iglesia Parroquia de barrio Catedral
Convite Restaurante con capacidad para 30 comensales Cóctel inicial / Salones con capacidad para 500 comensales
Fiesta post-convite Discoteca de la zona Barra libre en los salones + DJ
Fotógrafo Familiar o amigo Profesional de prestigio
Transporte invitados En coches / andando Autobuses
Transporte novios Coche de un familiar o amigo Coche de alquiler
Decoración La del restaurante + algún adorno + flores Decoración de jardines + detalles del salón + flores
Vestidos de los novios Comprados en tienda Hechos a medida
Invitaciones A mano / por teléfono / en persona Impresas y de diseño
Distribución de mesas Mesa grande o mesa de adultos + mesa de niños Distribución muy pensada por grupos: familiares, amigos… (cuidado con conflictos)
Alojamiento En casa familiar o casas de amigos Hotel
Regalos para invitados Detalle para 30 personas Detalle para 500 personas
Servicios extra en la fiesta Nada Maquilladoras / Preparación de cócteles / Photocall

 

Como era de prever, aunque la cantidad de tareas a realizar para la planificación de una boda no son muy diferentes en cuanto a número de las mismas, sí que lo es la magnitud de cada una de ellas. No es lo mismo buscar un restaurante para 30 comensales que unos salones con capacidad para 500 personas, la segunda opción requiere de más tiempo de búsqueda y un mayor desembolso de dinero. Esto ocurre de la misma manera con el resto de las tareas.

El coste

Si nos centramos en el requisito del dinero, a mayor presupuesto se podrán invitar a más personas, o invertir más dinero por invitado. Más presupuesto no implica más invitados. Podemos hablar de una boda íntima en la que asistan pocos invitados pero en la que se cuide todo al detalle, incluso se les pague el alojamiento a los invitados porque se desarrolle la ceremonia en un paraje específico, pagar un menú de alta cocina o incluso contratar un grupo de música en directo.

El dinero también acelera los tiempos, es decir, si la fecha de la boda se acerca y no se ha contratado todavía un restaurante, posiblemente sea necesario pagar más de lo inicialmente previsto para que todo esté a tiempo, porque se necesite reforzar la plantilla del restaurante para llegar a tiempo, o simplemente porque lo más asequible ya no esté disponible. De la misma manera si se quiere un fotógrafo en concreto, debido a su calidad y prestigio, es necesario contratarlo con tiempo, si no, se puede dar la circunstancia de que esté ocupado en esa fecha, aunque se puede dar el caso que por un aumento presupuestario anule otros compromisos en favor de nuestro proyecto, acortando de esta manera el tiempo empleado para contratar a ese profesional.

Calidad, riesgo y satisfacción del cliente

Si se quiere una boda de calidad será necesario dedicarle más tiempo y más dinero. Esto es, habrá que empezar a planificarla antes y/o contar con un presupuesto abultado.

Por otro lado, hacer algo con calidad siempre es en beneficio de la satisfacción del cliente y las cosas bien hechas entrañas menos riesgos e imprevistos. Como ejemplo de esto último, si se contrata un catering de reconocida calidad es necesario hacerlo con tiempo, porque previsiblemente tendrá muchos compromisos, será más caro que otro de menor calidad, pero se sabe que es muy baja la posibilidad de que algo salga mal y normalmente el cliente acabará satisfecho con el servicio.

Conclusiones

Ha quedado reflejado con este ejemplo cómo están relacionadas todas las restricciones a la hora de planificar un proyecto. No se puede modificar una sin alterar el valor del resto. Es por ello que es tan importante una buena planificación inicial para poder evitar imprevistos y saber en qué nos afecta cada una de las decisiones tomadas a lo largo del transcurso del proyecto, porque cualquier cambio implica rechazar a algo, ya sea rebajar calidad, aumentar presupuesto o correr más riesgos, entre otras implicaciones.

 

Alumna Gestión de proyectos IMF

 

Elena Hernández Cebrián, Ingeniero de Caminos, Canales y Puertos en Acciona y alumna del Experto Universitario en Gestión de Proyectos por la IMF Business School

 

 

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