Inicio » Gestión de Proyectos » El control integrado de cambios en los proyectos

El control integrado de cambios en los proyectos

El control integrado de cambios en los proyectos consiste en la supervisión efectiva de las diferentes solicitudes de cambios aplicables. Su finalidad es aprobar solamente aquellos adecuados y lograr implementarlos de una manera efectiva.

Es decir, si gestionas proyectos profesionalmente o quieres aumentar tu formación en este ámbito, se convierte en un proceso indispensable que debes conocer y aplicar. 

El cambio, una constante con la que debemos convivir

La única constante es el cambio. En cualquier ámbito humano y, todavía más, en las organizaciones y las empresas. 

Cuando definimos un proyecto de cualquier tipo, lo hacemos partiendo de una realidad, unas previsiones y unos conocimientos concretos. Pero los hechos y las circunstancias son cambiantes. Por eso, con el objetivo de adecuar el desarrollo del proyecto a la nueva realidad o de responder a sus propias exigencias de mejora, tienes que ser capaz de gestionar las modificaciones de una manera integrada, sistemática e idónea en cada proyecto.

No existe un momento concreto, único, en el que el project manager deba centrarse en esos potenciales cambios. El control integrado de cambios debe aplicarse permanentemente, durante todo el ciclo de vida del mismo y en cada una de sus etapas.

La gestión de proyectos, en definitiva, debe convivir en todo momento con esa supervisión, validación y adecuación de los potenciales cambios aplicables. No es una cuestión puntual o temporal, sino una constante existencial de cada desarrollo proyectado

Cómo se realiza el control integrado de cambios en la gestión de proyectos

Considera la gestión de los cambios como una realidad esencial para el éxito de tus proyectos. Es necesario, en todo momento, haber establecido y mantener perfectamente operativos los mecanismos que permiten efectuar todas las actividades vinculadas a la gestión de cambios.

Es decir, como project manager debes tener la completa seguridad de que el sistema de gestión establecido posibilita:

  1. La identificación inmediata de que se ha producido un cambio o debe producirse.
  2. La garantía absoluta de que solo se implementan aquellos cambios que previamente fueron validados.
  3. La adecuada revisión de los cambios solicitados, los cuales resultan aprobados solamente si son recomendables.
  4. La absoluta salvaguarda de la integridad de las líneas maestras del proyecto.
  5. La adecuada gestión de las medidas de corrección y prevención necesarias, las cuales siempre serán aprobadas antes de su implementación.
  6. La identificación, la supervisión y la revisión de las consecuencias operativas de los cambios incluidos. Especialmente en términos de presupuesto, coste, timing, excelencia y alcance general.
  7. La correcta documentación del impacto total de cada uno de esos cambios y del conjunto global de todos ellos.
  8. La validación de la reparación de las consecuencias negativas.
  9. El más riguroso y práctico control de la calidad del proyecto, respetando siempre las normas inicialmente planteadas para su realización.

En la práctica, este control integrado consiste en definir cómo se supervisan y controlan los trabajos del proyecto de un modo continuo, con una cuádruple misión:

  • Recibir y comprobar todas y cada una de la solicitudes de cambio.
  • Aprobar aquellas que son necesarias, recomendables y beneficiosas para el proyecto.
  • Rechazar, por otra parte, las que carecen de interés o pueden ser negativas para el conjunto.
  • Asegurar que las modificaciones aprobadas han sido implementadas o se están implementando de la manera adecuada.

Algunas consideraciones prácticas

Los cambios, en ningún caso, han de surgir e implementarse por sí mismos. Siempre serán la consecuencia de un proceso razonado, minucioso y validado con rigor.

Ten en cuenta, por lo tanto, que el punto de partida debe ser la existencia de una solicitud de cambio argumentada.

A partir de ese momento, para aprobar o rechazar una solicitud de cambio, se utilizan las herramientas de control de cambios y se llevan a cabo todas las reuniones necesarias entre los responsables y los integrantes del equipo. Asimismo, se escuchará a los expertos que puedan aportar luz y criterio al respecto.

La decisión final dependerá, en todo caso, de una autoridad competente. Esta puede ser:

  • Interna, y formar parte del equipo.
  • Externa y debidamente cualificada.

Su función es asegurar que la gestión de proyectos no se ve comprometida por la irrupción espontánea o irresponsable de modificaciones.

Como concepto, el plan a seguir se ha de llevar a cabo en tres etapas consecutivas:

  1. En primer lugar, cualquiera de los implicados identifica la oportunidad o la necesidad de cambiar algo en el proyecto. Concreta su propuesta y la pone en común según el procedimiento definido.
  2. Los directores del proyecto, en equipo, analizan ese planteamiento y lo valoran de un modo global, tomando en consideración todo lo que implica y cada una de sus consecuencias.
  3. El máximo responsable del proyecto redacta y comparte la solicitud de cambio en el proyecto, la cual se eleva al órgano adecuado según los cauces y parámetros establecidos.

Esto significa que, en todo caso, cada solicitud de modificación ha de adaptarse a las reglas previamente fijadas para el control integrado de cambios en ese proyecto. 

Además, siempre debe ir acompañada de un estudio del impacto que generará. Como project manager, si debes evaluarlo siempre tendrás que ponerlo en relación con el plan de dirección del proyecto, los informes de rendimiento y eficacia de los trabajos realizados o en proceso y las circunstancias que pueden afectar a dicho cambio.

Si decidimos, finalmente, aceptar esa innovación, es algo que necesariamente deberá quedar registrado en el propio plan de dirección del proyecto y deberá definirse su forma de aplicación e implementación.

La preparación es importante

La gestión de proyectos se ha convertido en una actividad crucial en el devenir organizacional y el éxito directivo. Cada encargado de proyecto ha de controlar y validar, permanentemente, cómo se están implementando las medidas inicialmente definidas, protegiendo la conformidad con lo preestablecido y garantizando, a la vez, su óptima actualización si es necesario.

Por ello, es fundamental contar con una preparación específica y del más alto nivel en esta materia, como la que aporta nuestro Máster Universitario en Gestión de Proyectos. Con él dominarás todos estos pasos, teóricos y prácticos, al tiempo que aprenderás a desenvolverte en el control integrado de cambios en los proyectos.

Artículos que te pueden interesar

Formación Relacionada

Las dos pestañas siguientes cambian el contenido a continuación.
El Blog de IMF Business School
Equipo de profesionales formado esencialmente por profesores y colaboradores con amplia experiencia en las distintas áreas de negocio del mundo empresarial y del mundo académico.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

¡Noticias, eventos y formación!

Suscríbete ahora y recibe los mejores contenidos sobre Negocios, Prevención, Marketing, Energías Renovables, Tecnología, Logística y Recursos Humanos.

Acepto recibir comunicaciones comerciales por parte del grupo IMF
He leído y acepto las condiciones


El control integrado de cambios en los proyectos

El control integrado de cambios en los proyectos consiste en la supervisión efectiva de las diferentes solicitudes de cambios aplicables.