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Diagrama de Gantt o de PERT, cuál necesitas en tu proyecto

¿Te estás planteando trabajar como project manager? En este caso, debes ser consciente de que tendrás que familiarizarte con algunas herramientas específicas para poder gestionar tus proyectos de manera efectiva, como el diagrama de Gantt y el diagrama de PERT.

Herramientas para un project manager

Trabajar en proyectos complejos no es nada fácil. Tomar las decisiones adecuadas en el mejor momento requiere contar con muchos conocimientos específicos, experiencia y, sobre todo, herramientas que te permitan optimizar tu trabajo. Si cursas un máster específico, lograrás familiarizarte con metodologías tan importantes como los diagramas de Gantt y PERT. Conocer sus características es indispensable para tu desarrollo profesional.

¿Qué es el diagrama de Gantt?

Se trata de una representación gráfica que se usa para planificar mejor los proyectos y programarlos de manera efectiva. Para ello, los divide en partes muy pequeñas, asignándoles un tiempo concreto dentro de la duración general.

Una de las grandes ventajas de esta herramienta es que te permite visualizar todo lo relacionado con cada acción, desde las dependencias que establece al porcentaje avanzado y sus posibles restricciones.

La representación de cada una de las tareas se hace en este tipo de diagrama con una barra, cuya posición y longitud reflejan su duración. Por otro lado, se usa un triángulo para marcar la meta a la que hay que llegar. Entre ambos puntos, la relación existente se expresa con una flecha.

Otro de los beneficios de este diagrama es que ayuda a organizar las ideas, por lo que como jefe de proyecto te será mucho más fácil decidir las prioridades del trabajo. Ten en cuenta, de todos modos, que esta herramienta puede acabar convirtiéndose en algo muy complejo si pretendes que refleje un proyecto muy amplio, compuesto por un gran número de tareas y subtareas que establecen dependencias entre sí.

Eso sí, ten presente que, a pesar de su posible complejidad, es una herramienta muy útil para tomar decisiones que te ayudarán a mejorar la rentabilidad del proyecto para tu negocio.

Ventajas del diagrama de Gantt

  • Proporciona una imagen simplificada de los proyectos más complejos, por lo que ayuda a entender mejor todo el proceso que se va a realizar.
  • La representación visual es tan clara que te ayudará a organizarte las ideas con efectividad. De alguna manera, te permite montar el puzle del proyecto paso a paso, lo que facilita su entendimiento.
  • Es una buena herramienta para ayudarte a predecir el éxito del proyecto, a medida que ves cómo van sucediéndose cada una de sus fases.
  • Permite establecer plazos realistas de cumplimiento de cada una de las acciones. De esta manera, es mucho más fácil ver si se van a cumplir a tiempo los plazos fijados previamente.
  • También resulta muy útil para que el resto de departamentos de la empresa entiendan el proyecto y sean capaces de asumirlo, pese a no participar activamente en él.

Alternativas al diagrama de Gantt

Las claves del diagrama de PERT

Las siglas PERT se corresponden con la expresión inglesa Program Evaluation Review Technique. Se trata de una herramienta que se usa para administrar y planear proyectos. Está pensada para que te sea mucho más fácil coordinar a los miembros de tu equipo en todas sus tareas, hasta llegar a la consecución total de lo planificado.

La forma en la que se expresa esta herramienta es un diagrama de flujo. Es decir, recurre al uso de cajas y flechas para mostrar todas las relaciones establecidas.

Entre las ventajas de usar este diagrama en la gestión de tus proyectos, destacamos especialmente las siguientes:

  • Permite tener muy claras las limitaciones de tiempo que se establecen para las actividades que lleva a cabo cada uno de los miembros del equipo dentro del proyecto.
  • Te ofrece una secuencia detallada de cómo debe llevarse a cabo cada una de las tareas.
  • Es una excelente herramienta de gestión del tiempo y de los recursos, lo que mejora la efectividad del trabajo.
  • Al organizar tan bien cada una de las tareas, evita costes innecesarios y mejora, por lo tanto, la rentabilidad del proyecto.

Diferencias entre los diagramas de Gantt y PERT

Ambos diagramas son una herramienta gráfica para la gestión de proyectos, pero esto no debe hacerte pensar que puedes usarlos de manera indistinta en tu día a día laboral. Las diferencias existentes entre ambos modelos son lo suficientemente importantes como para ceñir su uso a actividades muy diferentes.

Para empezar, los diagramas de PERT se emplean, sobre todo, antes de empezar un proyecto, para hacer su correcta planificación. En cambio, los de Gantt se aplican sobre todo durante la realización del mismo. Para la programación por fechas y señalar el trabajo que se ha finalizado. También resultan muy útiles para establecer de manera muy visual las interdependencias de las diferentes tareas o determinar sus rutas más críticas.

También hay que tener en cuenta que los PERT muestran de manera muy clara que una tarea no puede comenzar hasta que no se acaba otra. Por lo tanto, resultan muy útiles a la hora de señalar la ruta crítica de un proyecto, así como las posibilidades existentes de que se vaya a acabar en un momento determinado. Esto te ayudará a tomar mejores decisiones y, sobre todo, a ahorrar tiempo.

De todos modos, hay que tener en cuenta que escalar este diagrama puede resultar complicado por sus características, ya que su materialización puede ser muy enrevesada en proyectos de gran tamaño.

A su vez, el diagrama de Gantt es más simple, pero resulta especialmente útil en la representación de lapsos de tiempo.

¿Por qué el Diagrama de Gantt es el método más usado en la gestión de proyectos?

Conclusión

En definitiva, no podemos decir que uno de estos dos diagramas sea mejor que otro a la hora de usarlos en la gestión de proyectos. De hecho, tienen características definidas que los hace más adecuados para su uso en tareas diferentes. Por lo tanto, es necesario que conozcas muy bien ambos, tanto su representación gráfica como sus aplicaciones. De igual modo, es indispensable que tengas claro los puntos básicos de cada proyecto, para saber cuál encajará mejor en cada caso.

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Los diagramas Gantt y Pert son usados como herramientas de administración de proyectos, las cuales ayudan a mostrar el avance de las tareas.