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Alternativas al diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una de las alternativas gráficas más utilizadas para la gestión de proyectos, ya que permite conocer el tiempo exacto dedicado a cada tarea. Sin embargo, el paso del tiempo ha provocado que se creen alternativas más eficaces que te ayudarán a conseguir el mismo objetivo de forma más eficaz. Descubre cuáles son en los siguientes apartados.

¿Cuáles son las opciones a tu alcance?

A la hora de convertirte en el project manager perfecto, debes tener en cuenta que puedes afrontar tu trabajo de forma más completa y directa. Revisa las siguientes propuestas para lograr tus objetivos en menos tiempo.

Project management timeline

La idea es poder comprobar, de un vistazo, cuál ha sido la secuencia cronológica de todo lo realizado. Sin las complicaciones del diagrama antedicho. Además, como coordinador del proyecto podrás hablar directamente con la parte implicada en cada proceso sin necesidad de hacer una reunión con todo el equipo.

El resultado ha de ser fácil de entender y de modificar a medida que tu plan vaya cambiando.  Las opciones que permiten buscar por fecha de inicio y finalización te harán ganar un tiempo precioso. Igualmente, trabajando con bloques y estipulando los objetivos a alcanzar es más sencillo conocer si se van a cumplir los plazos y, en caso contrario, poder alargarlos según convenga.

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Diagrama de Pert

Cada proyecto es distinto y, en ocasiones, vas a necesitar una herramienta que tenga la capacidad de analizar el avance de un buen número de actividades paralelas. Pert te ayudará a conocer el progreso de cada actividad, a modificarla e incluso a conocer la estimación de tiempo de realización.

Tabla Kanban

Para que un proyecto se convierta en realidad es necesario contar con un equipo de profesionales. La flexibilidad en su forma de trabajar es siempre importante, pero hay que controlarla para conocer el avance real de cada tarea. Si bien esta opción es bastante similar al diagrama de Gantt, no es menos cierto que el uso de notas de colores identificativos de cada equipo facilita la comunicación entre los trabajadores.

Igualmente, estas tablas pueden ser físicas o virtuales (una gran opción cuando los equipos no trabajan en el mismo lugar). La planificación mejora sensiblemente y es posible ordenar el trabajo más fácilmente.

Mind Mapping

Al gestionar un proyecto es bastante habitual centrarse en las tareas a desarrollar, en sus plazos y en todo lo relacionado con la participación de los distintos equipos implicados. ¿No consideras que sería bastante apropiado comenzar por crear una estructura de desglose de trabajo?

Esta opción te permite diseñar un mapa de todas las acciones que hay que llevar a cabo y de los grupos que van a encargarse de las mismas divididos por especialidades. Es decir, en lugar de afrontar el proyecto como un todo indivisible, vas a hacerlo como si se tratase de un conjunto de piezas imprescindibles que pueden irse desarrollando de manera independiente. Tener un mapa de todo lo que hay que hacer te permite conocer lo que está pendiente y cómo solucionarlo dentro del plazo acordado.

Scrum board

Permite separar las partes de un proyecto, pero personalizando cada una de ellas con un color determinado o con las características que prefieras. Cada tabla se divide en líneas horizontales y verticales en las que se especifican cuáles son las tareas que han de terminarse en cada esfuerzo. Con etiquetas como «pendiente», «en progreso», «en periodo de pruebas» o «terminado» es bastante más sencillo conocer con exactitud el estado de cada apartado del proyecto y, sobre todo, eliminar las notas acumuladas para disfrutar de la máxima claridad posible a la hora de consultar la información.

Listado de tareas

Es posible que no hayas pensado en su indudable utilidad, pero la columna izquierda del diagrama de Gantt es un listado de tareas pendientes. Al hablar de este tipo de listados no nos referimos a nada de lo visto con anterioridad. Es conveniente aclarar que no todos los implicados en un proyecto han de adaptarse a un diseño concreto que use colores o notas específicas.

Eliminando estos aspectos, lo que obtienes es una lista de actividades por realizar, por lo que a mayor simplicidad, mejores resultados. Puedes crear distintos formatos de lista. Por ejemplo usar el mind mapping, compartir el listado de lo que tiene que hacer cada equipo en la nube de Internet o, sencillamente, dejar una nota a cada departamento con la actividad y el plazo correspondiente. La libreta y el bolígrafo siguen funcionando a la perfección también en la gestión de un proyecto.

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Diagramas de red

Cada proyecto realizado es la consecuencia de unir el resultado del trabajo de distintos equipos de trabajadores. Has de saber que, en no pocas ocasiones, el trabajo de un equipo no puede comenzar hasta que termina el del anterior. Este tipo de diagrama de red te permite dividir el proyecto en distintas piezas y ordenarlas para que el flujo de trabajo nunca se detenga.

Es decir, el trabajador que consulte el diagrama en red correspondiente sabrá cuál es su cometido y el plazo para terminarlo. Esta herramienta es perfecta para tus primeros proyectos. Porque en cada casillero puedes incluir las fechas de inicio y finalización de la tarea y su duración estimada.

También puedes añadir otros datos como la localización o los recursos a utilizar, entre otros, pero siempre es positivo mantener cada casilla lo más limpia posible. Intenta resumir todo lo que está pendiente en una única página para evitar problemas de interpretación. Se te aconseja usar un diagrama para cada tarea y lograr que cada equipo tenga claro lo que debe hacer.

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Alternativas al diagrama de Gantt I Qué es, Para qué sirve

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes actividades.