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¿Por qué la transparencia en gestión de proyectos debería ser la norma?

En primer lugar la transparencia se puede definir como la cualidad de hacer algo de manera abierta, clara y sin secretos. También incluida habitualmente como una tendencia en la gestión, y en la dirección de proyectos.

En particular, la transparencia es una ventaja estratégica cuyos beneficios superan con creces los
riesgos que para algunos project managers puede suponer el compartir con determinados
actores cierta información del proyecto.
Hoy en día la transparencia es vital para un modelo de negocio exitoso, ya que en esta era de
inmediatez y consumidores hiperconectados, ocultar la información ya no es una opción viable.

Razones para adoptar la transparencia en la gestión de proyectos

Es necesario aplicar transparencia en la gestión de proyectos reporta numerosas mejoras y beneficios. Estos son algunos de ellos:

Mayor responsabilidad, desempeño, y productividad del equipo

La transparencia promueve la responsabilidad al dejar claro a todo el equipo de trabajo lo que se
necesita lograr y qué se espera de ellos. Cuando los miembros del equipo pueden ver el progreso del
proyecto y el estado de las tareas, pueden mejorar su desempeño porque comprenderán cómo sus
acciones afectan al trabajo de sus colegas e influyen en el desarrollo del proyecto.

Si las responsabilidades y las funciones laborales se hacen públicas, todos los miembros del equipo sabrán en qué están trabajando los demás y a quién deben pedir orientación, entregables o autorización.
Además, si los trabajadores tienen acceso fácil e inmediato a la información del proyecto, podrán
realizar su trabajo en menor tiempo, tomar mejores decisiones y contribuir más activamente al
avance exitoso del proyecto.

El proyecto avanza en la dirección adecuada

La transparencia en la gestión de las tareas permite al project manager y a los miembros del equipo
identificar fácilmente cuellos de botella y problemas que podrían afectar al progreso del proyecto,
así como implementar soluciones para corregir la situación antes de que sea demasiado tarde.
Además, la exposición al riesgo en entornos de trabajo abiertos y transparentes es menor, ya que
todas las partes pueden hablar francamente sobre situaciones complicadas que podrían intensificarse
si no se abordan a tiempo y de manera adecuada.

Mejora del trabajo en equipo, la colaboración y la confianza

La transparencia consiste en la honestidad, la franqueza y la confianza en el equipo. La confianza
entre los miembros del equipo de proyecto aumentará si comprenden las razones de sus acciones, la
relación entre las distintas tareas y lo que está haciendo el equipo en su conjunto.

Este entendimiento aumenta la cohesión y la responsabilidad del grupo de trabajo, y mejora la
comunicación y el compromiso del equipo. De este modo, los compañeros se ayudarán entre sí y
compartirán conocimiento, información y herramientas. Por lo tanto esta sólida colaboración permite a los equipos identificar y resolver problemas rápidamente, y completar las tareas de manera más
eficiente y con mejores resultados.

Mejor desempeño de los empleados

Puede que en una cultura positiva y transparente, donde se tiene en cuenta la opinión de los empleados y se aprecia su trabajo, éstos se sentirán más valorados y realizados. Igualmente, se sentirán más
cómodos realizando sus tareas, expresando abiertamente sus ideas en debates y aportando
soluciones. Y también trabajarán más y mejor para conseguir el éxito del proyecto.

Mejor gestión de las expectativas y menos conflictos


Ocultar información genera desconfianza y puede conducir a malentendidos, conflictos y
desengaños. Gestionar un proyecto con transparencia ayuda a garantizar que las expectativas de las
distintas partes se cumplan. Con una comunicación clara, abierta y frecuente, es menos probable
que los distintos actores y grupos implicados en el proyecto hagan suposiciones falsas sobre el
trabajo, la gestión o la organización, lo que evitará problemas y conflictos.

Fomento de relaciones sólidas

Según una encuesta sobre trabajo y bienestar realizada por la American Psychological Association en
2014, la mitad de los trabajadores cree que su jefe no es abierto ni franco con ellos, y esta falta de
confianza promueve que los empleados dejen su trabajo. Un project manager honesto, accesible,
que cuide al equipo de trabajo y que gestione bien los conflictos, genera confianza y credibilidad.

El ser transparente en la elección de los miembros del equipo, socios, proveedores, etc. También en las
razones por las que se toman ciertas decisiones, permitirá establecer relaciones más sólidas con las
distintas partes interesadas. Además, si las empresas elaboran códigos de valores y los
hacen públicos, tendrán más éxito en la construcción de relaciones duraderas con sus clientes.

Mejor alineación y compromiso

Un liderazgo transparente da como resultado empleados que comprenden la visión, la misión y los
valores de la empresa, y cómo sus esfuerzos ayudan a lograr los objetivos de ésta. Como resultado es positivo mantener a los empleados informados sobre el estado del proyecto, sobre los éxitos (y fracasos) de la empresa, e involucrarlos en los acontecimientos de la misma.

Una cultura que valora la transparencia en el lugar de trabajo genera empleados leales, honestos y comprometidos. De hecho, según la encuesta de Harvard Business Review en 2013 sobre el compromiso de los empleados, el 70% de los trabajadores están más comprometidos cuando sus superiores les comunican frecuentemente la estrategia de la empresa.

¿Cómo se consigue la transparencia en la gestión de proyectos?

En realidad para lograr todos estos beneficios es imprescindible una comunicación fluida y transparente en el entorno del proyecto. Esto se puede conseguir teniendo reuniones frecuentes con el equipo de trabajo e interesados. Y utilizando software de gestión de proyectos que muestre a los implicados
una visión general y permita que cada miembro del equipo se concentre en sus tareas específicas.

Por lo tanto estas herramientas aumentan la coordinación en la ejecución de las distintas áreas de conocimiento del proyecto y la eficiencia del grupo de trabajo, ya que facilitan el acceso a los datos del proyecto y promueven la colaboración mediante plataformas para comentarios inmediatos, e intercambio y almacenamiento de archivos. De igual forma, permiten el acceso a calendarios compartidos y al flujo de
actividad en tiempo real donde se actualiza el progreso de las tareas del proyecto, acelerando así los
procesos, mejorando el rendimiento y reduciendo los costos (1).


Por otro lado, las redes sociales son una herramienta muy útil para el intercambio de
información, la cooperación y la interacción con los clientes y otros actores, lo cual facilita
que éstos se involucren directamente en el proyecto. Por consiguiente un claro ejemplo es la app para
smartphones BOS:311 del gobierno local de Boston, que permite a los ciudadanos solicitar servicios y cuidar de su ciudad.

Por ejemplo, un residente puede hacer una foto de un bache en una calle y enviarla al departamento de obras públicas. Posteriormente, el ciudadano es informado sobre la reparación. Esta app ha hecho que
los ciudadanos se involucren activamente en las mejoras de la ciudad, y ha permitido al
gobierno de Boston asignar más trabajadores para resolver problemas y menos para encontrarlos.

Resumen

En resumen, un proyecto gestionado de forma transparente es aquel en el que todos los
implicados pueden ver el estado de cada parte del proyecto y pueden actuar, comunicarse y opinar
abiertamente. Por lo tanto, la transparencia facilita el trabajo, aumenta la cooperación, el compromiso y la
confianza entre las partes, y hace que el proyecto se ejecute de manera más eficiente, obteniendo así
mejores resultados e incrementando la satisfacción de todos los implicados.

Para conseguirlo, es útil emplear un software de gestión de proyectos que potencie la comunicación clara y frecuente, que promueva una cultura de trabajo transparente, y facilite el seguimiento del progreso del proyecto, así como la revisión de los objetivos.

Probablemente gestionar los proyectos de manera transparente y que esta cultura se difunda por toda la
organización requiere tiempo y dedicación. Pero los beneficios que se obtienen compensan
el esfuerzo.

Por eso, si quieres ampliar tu formación y ganar competencias para ser una figura profesional clave, no lo dudes. Realiza un máster de gestión de proyectos para saber coordinar equipos y sacar adelante las ideas de tu empresa.

Aida Arcas, alumna del Master en Gestión de Proyectos – Project Management en IMF Business School


(1) Nedbal D., Auinger A. and Hochmeier A. Addressing Transparency, Communication and
Participation in Enterprise 2.0 Projects. Procedia Technology 9 (2013) 676–686

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