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En busca de la excelencia: cómo hacer una evaluación de desempeño

En la actualidad, para conocer el estado y situación de las organizaciones, departamentos o individuos de una empresa de una forma clara y objetiva, lo más habitual es realizar una evaluación de desempeño de estas.

Una evaluación de desempeño puede realizarse a una organización completa, a un departamento o a un empleado. Los objetivos de cada una serán similares, pero distintos en algunos puntos clave y que nos servirán para diferenciarlas en los tres grandes grupos mencionados.

¿Para qué sirve una evaluación de desempeño?

La evaluación del desempeño es de utilidad para conocer la realidad de las acciones que se llevan a cabo por la distintas partes o personas evaluadas. Ayuda a las organizaciones a conocer su nivel de productividad, el cumplimiento de objetivos, los puntos fuertes y débiles, etc. Ya sea en conjunto o de forma parcial, por departamentos o por individuos independientes.

El conocimiento es poder, y será de gran ayuda a la dirección para poder tomar medidas en la dirección correcta y hacer prosperar la organización y a las personas que la conforman.

En función del objetivo de la evaluación de desempeño podemos encontrar tres grandes grupos:

Tendremos que tener en cuenta y definir cuáles serán nuestros objetivos en la evaluación. Habrá que buscar unos indicadores para cada una de las distintas evaluaciones que queramos desarrollar.

  1. La organización.
  2. Los departamentos.
  3. Las personas individuales.

¿Cómo realizar una evaluación de desempeño?

Es importante señalar que los indicadores son específicos de cada organización, e incluso, podrán ser específicos de cada objetivo dentro de la organización.

Los indicadores que se hayan establecido para una organización de un determinado tamaño y de unas características específicas pueden ser inútiles en organizaciones de características similares. Esto ocurre por el hecho de que haya una metodología de acción distinta. Por tanto, antes de realizar una evaluación del desempeño tendremos que estudiar muy bien cuales serán los indicadores que vamos a emplear.

Antes de la evaluación

Antes de comenzar la evaluación del desempeño, es importante elegir y determinar los indicadores que nos sirvan para medir lo que necesitamos evaluar. Si no, finalmente, el estudio se desvirtuará y no nos servirá para el fin que estaba planteado inicialmente.

Siguiendo con las necesidades antes de la evaluación, los individuos que vayan a ser evaluados deberán conocer de qué se les va a evaluar y de los objetivos de dicha evaluación. Este aspecto es importante, dado que será de ayuda a la hora de determinar y aplicar unos buenos indicadores de desempeño, entre otros beneficios para la evaluación.

¿Quién debe hacer la evaluación de desempeño?

El último punto clave que se considera a la hora de preparar la evaluación de desempeño es que los evaluadores sean especialistas en la materia, que puedan ayudar y ser mentores para las organizaciones o individuos a los que van a evaluar. Esto no implica que sean personal externo a la organización, sino que sean buenos conocedores de los procesos y procedimientos que se van a evaluar. Así podrán realizar aportaciones o descubrimientos sobre las situaciones de desempeño en la organización.

  1. Las grandes organizaciones llevan a cabo las evaluaciones de desempeño a todos los niveles.
  2. Conocen el desempeño en sus labores de los trabajadores de forma individual.
  3. Evalúan los distintos departamentos y realizan evaluaciones de desempeño de las organizaciones a nivel global.

Estas actividades son llevadas a cabo por parte del personal de recursos humanos en las organizaciones, pero también por parte del personal de calidad, dado que serán los que mejor conozcan los distintos procedimientos de la empresa a todos los niveles.

¿Qué se necesita para poder hacer evaluaciones de desempeño?

Para poder hacer una evaluación de desempeño de manera correcta y eficiente es necesario contar con una formación previa que dote de los conocimientos necesarios para saber que el procedimiento se está realizando de la manera correcta.

Conocimientos de Calidad

La formación en Calidad será de gran ayuda a los evaluadores del desempeño en las organizaciones. El conocimiento que tengan estos profesionales sobre los procesos y los procedimientos y cómo tienen que emplearse en la organización será de mucha ayuda para poder realizar una buena evaluación de desempeño.

Conocimientos de sistemas de gestión

Tendrán un papel importante en la mejora y revisión de los procedimientos del sistema, detectarán las posibles situaciones no deseadas en los mismos y podrán así evitar posibles y futuros males mayores, además de mejorar las metodologías de la organización.

En IMF podrás encontrar diversos Máster y Cursos Expertos de formación relacionados con los Recursos Humanos y la Calidad y Excelencia. Estos conocimientos te podrán ayudar a convertirte en un especialista en la realización de evaluaciones del desempeño en diversos sectores. Así como a conocer las necesidades y metodologías para llevar a cabo estas evaluaciones.

De la evaluación individual a la evaluación de la organización

Las evaluaciones de desempeño son importantes, tanto para la organización como para las personas. Las organizaciones deberían realizar evaluaciones del desempeño para conocer las metodologías realices que se aplican, sobretodo en el caso de no tener unos sistemas de gestión asentados, y conocer como el resto de partes interesadas interpretan que están realizando el trabajo.

Podemos tener principalmente tres tipos de evaluaciones de desempeño (aunque podrían resumirse en dos, al ser la evaluación de grupos o equipos de trabajo una mezcla de las anteriores).

Las evaluaciones de desempeño de un trabajador o un grupo de ellos tienen unos objetivos distintos de las evaluaciones de desempeño de las organizaciones.

Resumiendo, las evaluaciones de desempeño de los trabajadores buscan como objetivos el conocer los comportamientos y metodologías aplicadas por el trabajador, saber el grado de contribución de la persona y su implicación con el trabajo requerido y buscar que capacidades o fortalezas hay que potenciar en el mismo para que sirva de ayuda a la organización.

Respecto de las evaluaciones de desempeño de la organización, los objetivos son similares pero tienen unos matices algo distintos.

Objetivos

  1. Obtener una mayor rendimiento general de la organización.
  2. Adecuar a todas las personas a sus puestos de trabajo, realizando las reubicaciones que fueran pertinentes y así poder detectar el talento y potenciarlo.
  3. Mejorar los planes de formación descubriendo las carencias y promover y mejorar la comunicación interna en la organización.

Sabiendo ya los objetivos que se tienen en cada una de las distintas evaluaciones de desempeño, debemos conocer que es lo que deberíamos evaluar para obtener las conclusiones que buscamos de cada una de ellas.

En el caso de las evaluaciones de desempeño de trabajadores o grupos de estos, deberíamos centrarnos en conocer los siguientes aspectos de cada uno de los trabajadores:

  1. Saber algo más de él, es decir, saber su estado anímico, mental. Y emocional, dado que esto. Influirá en sus resultados inmediatos,
  2. Comprender y evaluar las capacidades del individuo, para poder saber sus cualidades y poder estudiar el desarrollar sus capacidades más importantes,
  3. Conocer a fondo todo el trabajo que desempeña (no solo el que debería, sino el que realmente realiza),
  4. Conocer y evaluar la calidad de los trabajos ejecutados (no es lo mismo que el trabajo se realice una sola vez y bien que haya que repasarlo en diversas ocasiones porque en la primera ocasión no haya sido satisfactorio).
  5. Averiguar la capacidad de trabajar en equipo y de como lleva a cabo este tipo de trabajos.

Acerca de las evaluaciones de desempeño de las organizaciones, lo más relevante es conocer los siguientes aspectos:

  1. Conocer y evaluar los sistemas de comunicación interna y externa y saber si son lo suficientemente adecuados para la organización,
  2. Conocer y evaluar el trabajo en equipo que se lleva a cabo, si es eficiente, si hay buena comunicación, cooperación, liderazgo y egos, etc.,
  3. Saber si la aplicación y ejecución de los proyectos se lleva a cabo de forma adecuada y en el tiempo establecido (los procedimientos se aplican de forma correcta y adecuada y los cálculos que se hacen para estos proyectos son acertados),
  4. Evaluar si los objetivos, organización y planificación del trabajo se lleva a cabo de forma eficiente y no afecta a las personas y equipos, y
  5. Conocer y evaluar los resultados de la empresa, si estos son adecuados y reflejan el trabajo realizado por toda la organización.

Una vez indicados los objetivos de las evaluaciones del desempeño y que es lo que hay que conocer y evaluar, deberemos pasar a la acción, realizando la propia evaluación.

Para ello, habrá que programar las acciones y seguir una estructura clara de acción:

  1. Primero habrá que realizar un plan de evaluación previo,
  2. Habrá que determinar los indicadores que serán de utilidad en la evaluación,
  3. Habrá que determinar el método de la evaluación, ya sea a los trabajadores o, de forma general, a la organización, y
  4. Acordar la exposición de resultados.

Dentro de estos pasos, el más importante y decisivo será la determinación de la metodología de evaluación. Existen muchos métodos de evaluación, en función de si es al trabajador o grupo de trabajadores o a la organización. Pero lo que sí es importante es que el evaluador o equipo de evaluadores  sean conocedores de la metodología y de la propia organización.

La evaluación del desempeño es una herramienta que está aplicándose en grandes organizaciones para conocer el buen funcionamiento de las mismas. Así como dónde mejorar y quienes son las personas que pueden hacerlo posible o en quienes se puede influir más para obtener esas mejoras. La buena aplicación de esta evaluación podrá hacer que las organizaciones progresen de forma, incluso muy visual, sin la necesidad de hacer inversiones en I+D o en otros componentes de la organización.

 

Joaquín Martínez Serrats, docente del Master Gestión Integrada en IMF Business School

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Equipo de profesionales formado esencialmente por profesores y colaboradores con amplia experiencia en las distintas áreas de negocio del mundo empresarial y del mundo académico. IMF Business School pertenece a la AACSB, a la AMBA, a la AEEN y a ANCED, entre otras organizaciones. Sus programas cuentan con el aval de ANECA, Cambridge y Oxford y la alta valoración de sus más de 110.000 alumnos. Está incluida en el Ranking The Best Global MBA 2018 y reconocida como Emagister Cum Laude desde 2015. Cuenta con los sellos de calidad EFQM 4star, Excelencia Europea, Madrid Excelente, ISO 9001 e ISO 14001.
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