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Llega el Black Friday: ¿está nuestra Logística preparada?

En breves fechas estará de nuevo aquí el ya tradicional “Black Friday”. Desde luego para el mundo de la Logística y la Supply Chain lo de “black” le viene que ni pintado, pues supone un auténtico reto además de un quebradero de cabeza para toda la estructura logística de una cadena de suministro. Es, por este motivo, el que le dediquemos una entrada, en exclusiva, a tan importante evento.

Según datos extraídos del pasado año, es decir, del Black Friday 2018, casi el 15% de los envíos anuales que realizan las diversas compañías dedicadas a esta actividad (couriers y operadores logísticos en general) se realizan en un solo día o, en el mejor de los casos, en unos pocos días antes de que llegue el día cumbre.

La pregunta que toda compañía se hace viendo esto es: “¿estamos preparados para lo que se nos viene encima?”. Bendito problema dirán algunos, desde luego que sí. A nivel empresarial, se pueden arreglar, o al menos maquillar, muchos resultados económico-financieros de la compañía pero, en el ámbito logístico, si no se toman medidas adecuadas, se puede perder mucho dinero y también imagen de la organización frente a sus clientes potenciales.

Los principales problemas que nos encontramos en el Black Friday

Atender una demanda tan concentrada en sólo unos pocos días genera, sí o sí, mucha tensión en la estructura organizativa de una cadena de suministro e, incluso también, en cada una de las intra-logísticas de los participantes de la supply chain de la que forman parte.

Lo más importante es vaticinar que se tendrán fallos, eso es ineludible estadísticamente hablando, pero el aspecto clave será adelantarnos, prever estos problemas y proponer medidas de contención oportunas para corregir sobre la marcha cualquier tipo de desviación.

¿Qué tipo de problemas nos encontraremos seguramente durante estos días? Posiblemente alguno de estos que enseguida enumero:

Problemas de descoordinación interdepartamental

Es muy posible que la planificación que los departamentos de marketing y comercial sea muy imprecisa (al no saber cómo va a evolucionar una demanda tan concentrada en el tiempo) y que esto haga variar ineludiblemente la planificación del área logística.

Problemas de falta o exceso de personal

En base a lo anterior, planificar cual será el número de empleados adecuado para atender el área logística será complicado pero, lo será más si cabe, cuando los puestos a cubrir requieran de cierta cualificación o preparación previa que, por motivos obvios de falta de tiempo, no se ha podido facilitar al trabajador, generando con ello un aumento de los errores en ciertas actividades logísticas (picking, preparación de expedición, falta de documentación que acompaña a la mercancía, etc.,) que son difíciles de prever.

Problemas de flexibilidad operativa

Si a los problemas anteriores se suma el hecho de que nuestros compañeros de viaje en la cadena de suministro donde operamos tampoco serán capaces de pronosticar cómo, cuándo y dónde aumentará o disminuirá puntualmente la demanda, nos encontramos con un escenario de relativa parálisis por descontrol o falta de información que los distintos operadores reciben en cada escalón de la supply chain.

Problemas en las empresas de transporte y reparto capilar

De nuevo provocado por el hecho de una masificación incontrolada de la demanda y durante un breve espacio de tiempo, podemos encontrarnos con que las compañías que habitualmente trabajan con nosotros se puedan encontrar huérfanas de vehículos o de conductores.

¿Estamos preparados para el Black Friday?

Para responder a esta pregunta se proponen otras diez de tipo cerrado (si/no) que cada responsable de logística o de cadena de suministro debe de contestar. Si las respuestas afirmativas suman al menos el 70% del total podemos estar relativamente tranquilos de que nuestra logística y cadena de suministro responderá ante el black Friday. Vamos con ellas:

  • ¿Se tiene preestablecido un catálogo de productos que entrarán en la promoción?
  •  ¿Se ha realizado una previsión de venta para cada uno de dichos productos?
  • ¿Se ha determinado un stock de seguridad para mantener en el almacén de cada producto?
  • ¿Se han establecido los canales de comunicación oportunos (protocolos, urgencias, tecnologías, etc.,) entre el área de marketing/comercial con el de logística/cadena de suministro?
  • ¿Se ha modificado de alguna manera el layout del almacén de acuerdo a aumentar el ritmo de rotación (picking y expedición) de los productos del catálogo, además de los equipos necesarios?
  • ¿Se ha adaptado/modificado el reparto temporal de turnos o cualquier protocolo de funcionamiento especial en el almacén para estos días?
  • ¿Se ha contratado y formado al personal de logística adecuado para atender la demanda de estos artículos además del funcionamiento normal del área?
  • ¿Se ha informado al resto de participantes de la cadena de suministro de los productos que entran dentro del catálogo promocional?
  • ¿Las empresas de transporte habitual han sido informadas de los días, cantidades y destinos previstos de los servicios que se solicitarán para esas jornadas?
  • ¿Se han establecido los indicadores (KPIs y Ratios de control) oportunos para determinar posteriormente si se han cumplido o no los objetivos propuestos para esta campaña?

Seguramente no estarán todas las preguntas necesarias, pero desde luego si las más importantes. Espero os sirvan de ayuda y mucha suerte para el próximo Black Friday!!

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Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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Llega el Black Friday: ¿está nuestra Logística preparada?

¿Está nuestra empresa logistica y Cadena de Suministro preparada para el día del Black Friday? Descúbrelo mediante una serie de preguntas en este post.