Atendiendo las peticiones de nuestros lectores del blog, hemos creído conveniente dedicar un post a las funciones y tareas que realiza un director de importación dentro de la empresa. Desde luego, un puesto al alza y bien cotizado en la actualidad dentro de la estructura organizativa de la empresa que pretender salir a mercados exteriores a comprar bienes.
Dos son, o deberían ser, básicamente, las funciones del director de importación dentro de una empresa.
En primer lugar, asesorar al departamento de compras en la preparación de la oferta económica de compra que lanzará a sus proveedores internacionales. En segundo lugar, asistir al responsable de logística en la articulación, coordinación y ejecución de la operación logística que acarrea dicha compra.
El director de importación en el apoyo al área de compras
En el proceso de una compra internacional, y decimos compra y no aprovisionamiento, existen tres fases básicas (sino más).
Prospección de mercado y proveedores
Consiste en realizar una prospección de mercado en búsqueda de los proveedores internacionales más adecuados donde acudir para lanzar o enviar nuestra oferta de compra.
En esta primera fase la intervención del director de importación es casi testimonial o nula ya que recae dentro de las funciones del responsable de compras realizar esta prospección previa.
Apoyo al área de compras
Consistirá en, una vez seleccionados los proveedores más convenientes para la compra, apoyar al área de compras en la elaboración de la oferta que se lanzará a los mismos. El apoyo fundamental que el director de importación puede dar en esta fase se concreta en dos puntos:
- Conveniencia de la compra
- Parámetros logísticos que tendrá que registrar la oferta. (Estos serán los más convenientes de acuerdo al músculo logístico y experiencia que tenga la empresa a nivel internacional).
En cuanto a la conveniencia de comprar internacionalmente, el director de importación tendrá que hacer consciente al jefe de compras de que la operación llevará consigo un plus en el coste vía tributación. También, puede, tendrá un plus vía impuesto aduanero (aranceles, barreras comerciales, etc.,).
La pregunta a hacerse en este punto será, ¿de verdad conviene hacer esta compra fuera del país? Si la respuesta con todo ello es afirmativa, entraríamos en la tercera fase.
Negociación con proveedor
En esta fase entra en juego la negociación final con el proveedor seleccionado. Habitualmente, se suelen olvidar en la negociación aspectos de la operativa logística que conllevan un alto riesgo. Sobre todo para aquella parte que no sea conocedora de la misma. Por concretar, un tema candente es el de negociar siempre el incoterm más adecuado a la operativa. (En este blog hay variadas e interesantes entradas de incoterms para aquel que esté interesado en su dominio).
Como punto final a este conjunto de funciones y tareas que realiza el director de importación como apoyo al área de compras, indicar que en muchas ocasiones, las negociaciones dependen del poder de negociación que tengan ambas partes en la misma.
Por ejemplo, si estamos en un mercado de proveedores monofuente, posiblemente nuestra capacidad negociadora se vea limitada a las exigencias del proveedor. También puede ocurrir que, aunque no estemos trabajando en un mercado monofuente, nuestro proveedor tenga más experiencia en comercio exterior.
Probablemente se abarataría la operación en su conjunto si sobre éste recayera esta responsabilidad. Cada operación de compra internacional tiene su propia idiosincrasia. Mi consejo es que se planteen todos los escenarios posibles y que se escoja la parte más conveniente para toda la operativa de manera global.
El director de importación en el apoyo al área logística
Otro apoyo fundamental que puede otorgar el director de importación a la compra es el de diseñar o planificar con el responsable de logística de la empresa la operativa logística a seguir.
Será lógico pensar que, aun cuando existen muchos profesionales dedicados a la logística que tienen amplios conocimientos en comercio internacional, esto no sea lo común.
Por tanto, aspectos como el conocimiento de las responsabilidades derivadas del uso de uno u otro incoterm, la gestión aduanera, etc., pueden ser puntos que asistan al responsable de logística en el diseño de la operativa (aun cuando se subcontrate su planificación y ejecución a un operador logístico o un transitario).
¿Dentro o fuera del área logística de la organización?
Para finalizar este post, si el volumen de operaciones internacionales de compra es elevado se suele tener un responsable con esta especialización dentro de la organización. E incluso con departamento propio si existe un volumen alto también de exportaciones.
Lo más normal, sobre todo en microempresas y pymes es que desarrolle su dedicación dentro del área logística y sus tareas sean supervisadas por el director de dicha área.
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