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8 cosas que no debes hacer en una reunión de trabajo

La reunión de trabajo tiene mala fama desde hace tiempo, porque se alarga y no siempre se consigue el objetivo. Recursos Humanos tiene que ayudar en la gestión de ese recurso para conseguir que los equipos puedan tener reuniones prácticas, productivas y efectivas.

¿Reunión de trabajo? ¡Uf, estampida!

Cuando uno recibe un mail con la convocatoria de una reunión de trabajo empieza el tembleque. ¿A quién le gusta una reunión de trabajo? El problema en sí no es la reunión. Lo es el hecho de hacerlas mal. Todo el mundo se queja de cómo se pierde el tiempo, de que no sirven, de que va mucha gente, de que no se sigue el guion, de que nos vamos por las ramas, etc.

Una reunión de trabajo debe tener unos puntos clave claros para todos, de manera que ni nos arruguemos al recibir la convocatoria, ni sintamos que son una pérdida de tiempo. Éstas deben ser herramientas que nos ayuden en el proceso, que sirvan para que el trabajo en equipo tenga el soporte necesario.

La percepción de mucha gente es que lo que se debería conseguir con una reunión, suele requerir más de una y no siempre se acaba logrando.

8 cosas que no debemos hacer en una reunión de trabajo

A pesar de existe esa especia de animadversión a la reunión de trabajo, podemos mejorarla mucho, si cada uno de nosotros aporta algo. Se trata de dejar algunas cositas que bloquean o dificultan el buen ritmo de la reunión.

Eternizar la reunión de trabajo

Cuando sabemos lo que va a durar una reunión de trabajo, vamos enfocados. Eso evita que el ambiente se tense mirando relojes, viendo como se eterniza una discusión sin ninguna intención de cambiar de tema o avanzar por no saber de cuánto tiempo se dispone para ese punto.

Las conversaciones son mucho más productivas, efectivas y estimulantes cuando están limitadas en tiempo. Si estamos en mil cosas y aquello no avanza, nos desconectamos, con lo que el objetivo de la reunión se pospone hasta otro momento sin definir.

Invitar como si no hubiera un mañana

Invitar por invitar es tontería. De hecho, es un problema. A una reunión de trabajo deben ir los que son imprescindibles. Un gran error es invitar a más personas de las necesarias. Se llena la sala y puede convertirse en un circo donde nunca acaba la función. Los temas se eternizan porque todos vienen a “hablar de su libro”.

Si debe estar presente más de un departamento o área, han de asistir únicamente las personas implicadas. A veces esto se convierte en ver qué departamento trae a más gente. Esa gente acaba por no entender qué hace ahí y se pone a hablar o a otros temas que no ayudan. Menos, es más. No siempre se sabe a quién debemos decirle que venga y a quien no, pero por eso es importante conocer perfectamente el objetivo de esa reunión de trabajo.

No disponer de plan

Si no tenemos un plan, si los que van a asistir a la reunión de trabajo no saben de qué va a ir, podemos acabar abrazando improvisaciones y una vez, eternizando algo que debía ser más práctico y enfocado. El guion nos ayuda a estar centrados en lo que toca, todos con el objetivo de la reunión.

Debes además asegurarte de que todos hayan recibido previamente ese plan, entiende que hay que todos deben organizar su tiempo. Todos los que asistan han de conocer el motivo de ir, los temas que se van a discutir y el objetivo para el que son convocados. Las personas deben conocer el lugar, hora, tiempo que llevará el encuentro y lo que se requiere debatir. La idea es que les avises con el tiempo necesario para que puedan preparar lo necesario previamente. Es la manera de que todos vayan sabiendo dónde, cuándo y qué van a hacer.

Sentarse no siempre es la opción

Cuando la reunión de trabajo es algo que vamos a poder gestionar en unos minutos, es más ágil que lo hagamos como cuando nos tomamos un café delante de la máquina. Se ha comprobado que las reuniones en las que todos los asistentes van con libretas, bolígrafos, móviles, portátiles y demás, y que nos sentamos para pasarnos ahí un buen rato, son poco fructíferas.

Haz que sea mucho más dinámico de pie. De esa manera las personas van a ir al grano, se tomarán decisiones de forma ágil y todo irá enfocado a conseguir lo que hemos venido a buscar y a terminar en el momento de lograrlo.

Resolver conflictos que nada tienen que ver

Tener un buen plan también evita que la reunión de trabajo se convierta en algo así como el ring de lucha de los conflictos no resueltos previamente. Muchas veces acaban surgiendo a la luz problemas que han bloqueado parte del proceso por no haberse gestionado bien con anterioridad a la reunión. Pero si no lo hemos hecho antes, la reunión no es el momento. Vamos a bloquear más tensando el ambiente e implicando a personas que no deberían perder el tiempo con ese tema. Debes saber cuándo y cómo trabajar la comunicación para que no sea tóxica en estos encuentros.

No generar la llamada a la acción

Asistir a la reunión no es todo lo que debemos hacer. Necesitamos que tenga sentido y que las personas sigan el proceso. Por eso es importante que las impliquemos incluso fuera de ella. Por eso, hacer una llamada a la acción es algo que te ayudará a ser más efectivo. De esta manera, les estás dando un motivo. Si no tienen un compromiso para continuar con los acuerdos, con lo decidido podemos tener visiones diferentes de lo hablado.

Para ello todos deben tener claro qué deben hacer al acabar la reunión de trabajo y se tiene que llevar un seguimiento. Quizás en cada ocasión puede haber una persona diferente que se encargue de hacerlo.

Que nadie modere

Cuando todos nos sentamos, debe haber una persona, el moderador que se encargue de dirigir la reunión de trabajo. Para eso ha de gestionar el tiempo, estar pendiente de que todos intervengan y de moderar los debates. Muchas veces se pierde el tiempo al inicio conversando de cuestiones ajenas a la reunión, incluso en medio de esta podemos dispersarnos con temas que nos alejan de lo necesario. Esta persona ha de reconducir cuando haga falta a quienes no siguen el plan.

Acaparar el tiempo

Aunque la reunión haya sido convocada por ti, lo haces para poder hablar con otras personas, y que éstas aporten. Si solo hablas tú, muchos podrían pensar que no era necesaria su presencia y que con un mail hubieras hecho lo mismo, de manera más práctica. Si hablas, define bien tu discurso, sé claro con lo que quieres transmitir, pero enfócate para que haya intervención plural.

A veces ocurre que quien convoca no para de hablar y al final no hay ni preguntas y por lo tanto no se escucha a otras personas. Eso puede generar un sentimiento de pérdida de tiempo y de falta de reconocimiento a la participación de los demás integrantes. El plan te ayudará a ver quien debe hablar y de qué, de manera que no acabe acaparando una única persona el tiempo.

Como ves, no podemos eliminar la reunión de trabajo, pero podemos hacer que sean mucho más prácticas y efectivas. Si tomas nota de estos consejos, seguro que tus reuniones serán mucho más atractivas, y por eso más productivas para todos.

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Maribel García
Especialista en Employer Branding y asesora de Gestión del Talento en las empresas. Apasionada de la comunicación, las personas y cómo potenciar sus habilidades. Su objetivo es conectar a las personas en su entorno de trabajo.

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