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¿Cómo administrar proyectos en Project Management?

Podemos definir el Project Management como la correcta organización y planificación del trabajo en la que se incluyen todas las decisiones relacionadas con el tiempo, el dinero y el personal requerido.

La mayoría de las compañías debe su éxito empresarial a una buena gestión de proyectos. Por tanto, como puedes imaginar, la figura de un project manager es indispensable para la viabilidad de la empresa.

¿Quieres saber más sobre el mundo de la gestión de proyectos? Presta atención a este artículo. ¡Empezamos!

El Control de Proyectos en Project Management

El éxito en un proyecto no existe sin un control previo idóneo. Para ello, la Dirección de Proyectos nos permite estar al tanto de posibles desviaciones en los plazos o en los costes con la antelación suficiente para tomar decisiones a tiempo.

Por lo general, podemos dividir la gestión en dos áreas fundamentales que dependen del Project Manager: la Planificación y el Control de Costes. Sin embargo, algunas compañías incluyen otras áreas como la gestión de riesgos, las estimaciones o la gestión documental.

La figura del director de proyectos

El Project Manager o Director de Proyectos es el responsable de planificar y proteger el correcto desarrollo de cada proyecto, o lo que es lo mismo, coordinar el trabajo cooperativo para así alcanzar los objetivos establecidos.

Desde sus inicios las grandes organizaciones han buscado invertir en un perfil similar que se responsabilice y supervise todas estas tareas de gestión. No obstante, ¿por qué es tan importante el Project Manager en la actualidad?

El mundo empresarial en el que vivimos cambia continuamente y las estrategias varían debido a factores ajenos a las compañías. Por lo tanto, es imprescindible contar con la figura de un Director de Proyectos que mantenga inamovibles los objetivos principales teniendo presentes las exigencias externas que puedan ocurrir.

La importancia de la planificación de proyectos

Para alcanzar las metas y objetivos propuestos debemos situar todos los hitos, acciones y actividades en el tiempo. De esta manera, podemos observar que uno de los requisitos principales es ajustar el desenvolvimiento del proyecto al tiempo estipulado por el cliente. Para ello, será muy importante desarrollar las siguientes actividades:

  • Marcar un objetivo claro.
  • Indicar qué tareas se necesitan para alcanzar el objetivo final.
  • Calendarizar el trabajo.
  • Determinar la duración de las tareas fijadas e hitos relevantes.
  • Trazar un plan de realización y desarrollo de las actividades.
  • Designar qué recursos son necesarios para las tareas establecidas.
  • Analizar las dependencias y relaciones entre las tareas y solucionar los contratiempos que se produzcan.
  • Fijar los costes de las actividades.
  • Realizar el seguimiento de las tareas en comparación con la planificación.

Estimación de las actividades y de su duración

La estimación de las actividades y su duración en el proyecto es una de las tareas principales en la gestión del cronograma, ya que te permite establecer un periodo de tiempo para cada actividad concreta con los recursos necesarios.

No obstante, para realizar la estimación correcta debemos tener en cuenta factores como los recursos requeridos, la información de la magnitud del trabajo, las cantidades estipuladas de los recursos y la calendarización de su empleo.

Según el PMBOK® Guide existen varios métodos para estimar la duración de las actividades. A continuación te contamos cuáles son:

  • Juicio de expertos: Puede proporcionarnos información acerca de la duración máxima recomendada basándose en la información histórica de proyectos anteriores de factoría similar. Además, este método se emplea para valorar si es conveniente combinar las distintas fórmulas de estimación del tiempo y cómo solucionar las diferencias que aparezcan.
  • Estimación análoga de la duración de las tareas: Trata los datos que provienen de proyectos o actividades similares que se hayan hecho con anterioridad para realizar la estimación de los actuales.
  • Estimación paramétrica del tiempo de las tareas: Para llevar a cabo la estimación de la duración relaciona estadísticamente los datos de anteriores proyectos con otros factores. La duración se podrá estimar a partir de este cálculo.
  • Estimación por tres valores: Este método, uno de los más utilizados, consiste en hacer uso de tres estimaciones para así calcular la duración de cada actividad. Las estimaciones empleadas son:
    • La basada en el mejor escenario posible, es decir, la duración optimista.
    • La que se realiza a partir de las peores condiciones, es decir, la duración pesimista.
    • La que se diseña fundamentalmente a partir de los recursos asignados, es decir, la duración más probable.

Esta estimación se calcula con los tres valores previos por medio de una fórmula matemática que varía en función de la probabilidad.

Especialízate en gestión de proyectos

En IMF disponemos de un Máster en Gestión de Proyectos, un programa de formación que trata de integrar todas las exigencias del estándar global del Project Management Institute (PMI), además de capacitar a aquellas personas que deseen dirigir proyectos de cierta magnitud. El currículo de este máster se basa en la edición PMBOK7.

Mediante la realización de este plan de formación el alumnado estará capacitado para dirigir proyectos. Así, podrá obtener la Certificación Project Management (PMP Certification).

Por otra parte, las personas matriculadas en este máster podrán acceder de forma adicional al Curso de Metodologías Ágiles:  Scrum Master. Esta es una gran oportunidad teniendo en cuenta que Scrum es uno de los sistemas mejor valorados para tratar de evitar riesgos en el desarrollo de un proyecto.

Además, es importante destacar que la formación del máster es mucho más amplia que la que se requiere para la certificación mencionada previamente y de este modo los estudiantes podrán enfrentarse al nuevo formato de examen muchísimo más cualificados.

Tras este análisis pormenorizado de la figura del Director de Proyectos y todo lo relacionado con el mundo del Project Management seguramente habrás podido comprobar que estamos ante una figura de gran importancia a nivel empresarial.

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Actualmente, la figura del Project Manager tiene un gran peso en el mundo empresarial. ¡Descubre como funciona la gestión de proyectos!