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Registro de jornada laboral: las preguntas más comunes

En un post anterior ya os comentaba la propuesta del Gobierno para implantar la obligación del control horario, pues ya es un hecho. A partir de este domingo todas las empresas estarán obligadas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores con el objetivo de confirmar que las horas realmente trabajadas se corresponden con las que están contratadas y evitar así el fraude en la contratación parcial y asegurar que las horas extraordinarias se pagan o se compensan con tiempo descanso según la ley.

El Real Decreto-ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo que entró en vigor el 12 de mayo establece que el registro se debe conservar durante 4 años.

Posterior a la publicación de la Guía sobre el Registro de Jornada por parte del Ministerio de Trabajo, han surgido varias interrogantes a las que daremos respuesta en este post.

¡Sigue leyendo!

¿En qué consiste el registro?

Todas las empresas sin exclusión deben registrar día a día la jornada realizada por cada uno de sus trabajadores. Para ello, debe habilitarse en las empresas un registro donde se constatará tanto la hora de entrada como la de salida de toda la plantilla, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pudiera estar prevista.

¿Hay colectivos que estén excluidos del control?

Según lo establecido en la Guía del Ministerio citada, el registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 ET.

Así, las empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.

Las únicas peculiaridades o excepciones son las siguientes:

  • Relaciones laborales de carácter especial, en cuyo caso se habrá de estar a lo establecido en su normativa específica y atender tanto a la forma y extensión con que esté regulada la jornada de trabajo como a las reglas de supletoriedad establecidas en cada caso. En concreto, queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma el personal de alta dirección.
  • Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada:
    • Los trabajadores con contrato a tiempo parcial, para los que ya existe una obligación de registro regulada en el artículo 12.4.c) ET.
    • Trabajadores que, a día de hoy, ya cuentan con registros específicos regulados en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo, y que son los llamados en el propio Real Decreto trabajadores móviles (determinados transportes por carretera), trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario, todos ellos como consecuencia de diversas Directivas comunitarias.
  • Respecto de aquellas otras relaciones o prestaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, como socios trabajadores de cooperativas y , trabajadores autónomos, no se aplicará el artículo 34.9 ET y, por tanto, no existirá obligación de registro horario.

¿Es necesario registrar mis tiempos de descanso en la jornada?

El Real decreto citado no incluye los espacios de pausa o descanso, como pudiera ser el tiempo para comer, no obstante y a falta de un desarrollo reglamentario, en principio la empresa con los representantes legales de los trabajadores podrán negociar la inclusión o exclusión de estas horas o minutos dentro del tiempo de trabajo efectivo de registro.

¿Cómo ha de llevarse el registro?

No establecen que mecanismo debería usar la empresa para habilitar el registro de jornada. El decreto ley dice que este debe elaborarse “mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa”.

Los elementos que seguro debe incorporar, es el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.

¿Puede darse en la empresa diferentes tipos de registros horarios?

De acuerdo con el Real Decreto, será la negociación colectiva o el acuerdo empresarial que posibilite que el registro de la jornada pueda ser diferente para los distintos colectivos o centros de trabajo de la misma empresa.

¿Qué sucede con la flexibilidad horaria?

El Ministerio de Trabajo resuelve en su Guía que en relación con modos de organización del trabajo que se basan en fórmulas de flexibilidad del tiempo de trabajo y de distribución irregular de la jornada, incluido el trabajo a distancia o teletrabajo y horarios flexibles del trabajador, dentro siempre de los límites legales y convencionales aplicables, el registro diario de jornada ni obsta su operatividad ni constituye impedimento alguno a su continuidad o ampliación, considerándose un elemento que garantiza la acomodación a las necesidades empresariales y a los intereses de conciliación de los trabajadores, familiares o de otro tipo.

En este sentido, dado que cabe variabilidad de la jornada diaria de trabajo (jornadas diarias superiores compensadas con otras inferiores, por ejemplo), cuyo cómputo a efectos de determinación del tiempo de trabajo realmente realizado por el trabajador requiere períodos o secuencias temporales superiores al día, el registro diario de jornada, exigible en todo caso, deberá ponderarse y globalizarse a efectos de control y contabilización del tiempo de trabajo efectivo en dichas secuencias superiores a la diaria.

De suerte que si, por ejemplificar, la flexibilidad horaria exige el cumplimiento de una determinada jornada mensual, libremente distribuida por el trabajador, el hecho de que un registro horario diario compute excesos de jornada no se interpretará como trabajo extraordinario o por encima del pactado si, analizados los registros de los restantes días del mes, queda acreditado el cumplimiento de la jornada mensual ordinaria.

En coherencia, cualesquiera otros períodos de referencia a los fines redistributivos seguirán idéntica regla.

¿Cómo afecta el registro a los trabajadores a distancia o los teletrabajadores?

En el caso de trabajo a distancia, incluido el teletrabajo, existen fórmulas asequibles que aseguran el registro de la jornada diaria, incluidas las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares. En todo caso, si existe autorregulación convencional al respecto, mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa, o si el empresario da por buena la firma por el trabajador de hojas o instrumentos similares de autogestión del tiempo de trabajo del teletrabajador o trabajador a distancia, tales serán instrumentos válidos para dar cumplimiento a la obligación legal.

Todo ello sin perjuicio de la capacidad de control y poder de dirección del empresario para asegurar la veracidad de la declaración unilateral del trabajador.

¿A quién corresponde la obligación de registro en el caso de trabajadores cedidos por una ETT? ¿Y en el caso de subcontratación?

Corresponde a la empresa usuaria las facultades de dirección y control de la actividad laboral de los trabajadores puestos a disposición durante el tiempo en que estos presten servicios en su ámbito, por lo que habrá de ser la empresa usuaria la obligada al cumplimiento del deber de registro diario de la jornada y deberá cumplir con la obligación de conservar los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años, manteniéndolos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

En cuanto a la subcontratación, dado que el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista, verdadera empleadora, esta será la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las relativas a registro diario de jornada. No obstante, cuando los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar servirse de los sistemas de registro diario de jornada empleados en la principal para sus trabajadores.

De esta manera, se asegura la mayor fiabilidad de la jornada efectivamente realizada por los trabajadores de la contratista, así como su control por esta última de defectos o excesos de la jornada que puedan contradecir los términos acordados en la relación interempresarial y ser objeto de responsabilidad. En todo caso, es obligación de la contratista conservar y mantener la documentación de los registros diarios realizados.

¿Qué debe hacer la empresa con los datos de los registros horarios?

Los datos deben almacenarse durante un periodo de cuatro años y únicamente pueden tener acceso a ellos los responsables autorizados de la empresa y al propio trabajador.

Hay que tener especial cuidado con la Protección de datos, para ellos se deberá informar previamente a los empleados de este nuevo tratamiento, de cómo podrán ejercer sus derechos y en los casos en los que el Software elegido sea una app y puedan aparecer datos de geolocalización también se deberá informar a los empleados de ello.

En el caso de que se decida poner un control de acceso a través de huella dactilar o mediante uso de datos biométrico, son datos especialmente sensibles y por lo tanto hay que crear un nuevo tratamiento de datos e informar al trabajador.

¿Qué sucede si una empresa no lleva el registro horario?

El incumplimiento de la obligación del registro de la jornada puede constituir una infracción grave en materia laboral de acuerdo con el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social y que puede llegar a ser sancionada con un mínimo de 626 euros hasta un máximo de 6.250 €.

Las dos pestañas siguientes cambian el contenido a continuación.
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Tutora y docente de postgrado de Recursos Humanos en IMF Business School. Licenciada en Ciencias Políticas y Sociología en la especialidad en sociolaborales. Actualmente dirige su propia consultoría de gestión y aprendizaje en Recursos Humanos y Laboral.
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Registro de la jornada laboral: preguntas más comunes

Respondemos a las preguntas más comunes sobre la Guía del Registro de Jornada publicada por el el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social.