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Teletrabajo: La gestión de los recursos del proyecto en la nueva era

En estos tiempos en los que factores externos a la organización dificultan el ritmo natural del transcurso de los proyectos, tenemos que amoldar la forma de gestionar a estas vicisitudes en la organización. Una de las causas más importantes e impactantes en este hecho es la COVID19 y es, por ello, que el teletrabajo ha venido para quedarse.

Enfocaremos la forma en la que gestionamos los recursos en el mundo actual, poniendo el ejemplo del teletrabajo para afrontar las adversidades que puede llegar a causar.

Planificar la gestión de recursos

Empezamos nuevo proyecto y debemos determinar e identificar un enfoque a fin de asegurar que haya suficientes recursos disponibles para la exitosa finalización del proyecto.

Estos recursos pueden incluir:

  • Miembros del equipo.
  • Suministros.
  • Materiales.
  • Equipos.
  • Servicios.
  • Instalaciones.

Planificaremos la disponibilidad de estos recursos o la competencia por los que son escasos.

Si bien es cierto que la pandemia entrañe una serie de dificultades tales como, distancias entre puestos de trabajo o higiene, afrontaremos este reto destinando una serie de recursos y estrategias para que el impacto sea el menor posible.

Herramientas y técnicas

Utilizaremos diagramas jerárquicos y matrices de asignación de responsabilidades y, por último, una vez cada quince días celebraremos una reunión de equipo para evaluar la evolución del proyecto y el estado de cada persona.

Para ello, haremos que de los 30 recursos humanos disponibles, la mitad puedan desempeñar sus funciones físicamente en la organización y la otra mitad desde sus casas, invirtiendo el orden a la semana siguiente, respondiendo a un organigrama diseñado para la ocasión.

Los empleados trabajando desde casa, podrán disfrutar de una infraestructura tecnológica para que la calidad del proyecto no sufra ninguna merma.

Cabe destacar que estos recursos se pueden obtener de los activos internos de la organización o desde fuera de ella, por medio de un proceso de adquisición. Si otros proyectos compiten por los mismo recursos en el mismo tiempo y lugar, esto puede afectar significativamente los costos, cronogramas, riesgos, la calidad y otras áreas del proyecto.

Por último, para una buena planificación de la gestión de recursos, consideraremos una serie de documentos que se incluyen en este proceso, tales como:

  • Cronograma del proyecto.
  • Documentación de requisitos.
  • Registro de riesgos.
  • Registro de interesados.

Y, por otro lado, factores ambientales de la empresa y activos de los procesos de la organización.

Estimar los recursos de las actividades

Mediante este proceso estimaremos los recursos del equipo y el tipo y las cantidades de materiales, equipamiento y suministros necesarios para ejecutar el trabajo del proyecto.

En nuestro caso, al tener una ocupación del 50% en la oficina, destinaremos gran parte de los equipos informáticos a las personas del equipo que trabajen desde casa.

Este proceso lo revisaremos periódicamente a lo largo del proyecto y mientras dure esta situación excepcional, según sea necesario, identificando el tipo, la cantidad y las características de estos recursos facilitados.

Puesto que este proceso está estrechamente coordinado con otros procesos, tales como el proceso estimar los costos, analizaremos cómo la asignación y reducción de recursos repercute en nuestro presupuesto, pudiendo mantener un equilibrio y así no mermar los costos del proyecto.

Este proceso Estimar los recursos de las actividades se completarán con una serie de documentos como:

  • Atributos de la actividad.
  • Lista de actividades.
  • Registro de supuestos.
  • Estimación de costos.
  • Calendario de recursos.
  • Registro de riesgos.

Deberemos tener en cuenta una serie de factores ambientales que afectan directamente a este proceso:

La ubicación de los recursos, su disponibilidad, las habilidades de los recursos del equipo, la cultura de la organización, datos para estimación publicados o condiciones del mercado.

Herramientas para estimar los recursos

A la hora de estimar los recursos, nos apoyaremos en diferentes herramientas tales como:

  • Un juicio de expertos.
  • Tres tipos de estimaciones:
    • Ascendente.
    • Análoga.
    • Paramétrica.
  • Análisis de datos para evaluar las opciones identificadas a fin de seleccionar las opciones o enfoques a utilizar para ejecutar y llevar a cabo el trabajo del proyecto.
  • Sistema de información para la dirección de proyectos. (#PMIS), utilizaremos un software de gestión de recursos que puede ayudar a planificar, organizar y gestionar grupos de recursos y desarrollar las estimaciones de los mismos.
  • Reuniones de planificación con los gerentes funcionales a fin de estimar los recursos necesarios.

Adquirir recursos

Mediante este proceso analizaremos la obtención de miembros del equipo, instalaciones, equipamiento, materiales, suministros y otros recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto.

Este proceso nos aporta un gran beneficio como es el de describir y guiar la selección de recursos y asignarlos a sus respectivas actividades.

Tendremos dos tipos de recursos:

  • Los internos son adquiridos (asignados) de gerentes funcionales o de recursos.
  • Los externos son adquiridos a través de los procesos de adquisición, los cuales en nuestro caso, serán todos los equipos informáticos necesarios para la buena práctica y desempeño de los trabajadores.

Nosotros como Project managers deberemos negociar con eficacia e influir sobre las personas que se encuentran en posición de suministrar los recursos del equipo y físicos para el proyecto.

Un dato importante a contemplar es que, si no se logra la adquisición de los recursos necesarios para el proyecto, podrán verse afectados los cronogramas, los presupuestos, la satisfacción del cliente, la calidad y los riesgos del proyecto, o incluso puede dar lugar a la cancelación del proyecto.

Herramientas y técnicas

La disponibilidad de recursos, el costo, la capacidad, la experiencia, el conocimiento, las habilidades, la actitud y factores internacionales son criterios que pueden utilizarse en la toma de decisiones, la cual es una herramienta clave para gestionar el proceso adquirir recursos.

Esta situación excepcional de teletrabajo no tiene porqué acarrear únicamente riesgos negativos, si no que nos puede aportar ciertos beneficios, como el poder contratar a personas de la misma organización que viven en áreas geográficas dispersas, pudiendo aportar una experiencia especial a un equipo del proyecto, avanzar en proyectos que habrían sido suspendidos o cancelados debido a los gastos de desplazamiento o por consecuencia de la pandemia acontecida en nuestros días y, por otro lado, ahorrar en el gasto de oficinas, reduciendo en nuestro caso a la mitad la plantilla que trabaja físicamente en la organización.

Desarrollar el equipo

Utilizaremos la situación actual para convertir los inconvenientes que pueden derivar de una gestión del equipo mediante el teletrabajo, en beneficios, mejorando las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo, aportando una serie de normas para un mejor desempeño del proyecto, como por ejemplo:

Celebrar reuniones cada 15 días mediante softwares tipo Teams, Skype, etc.

Estas reuniones las aprovecharemos utilizando una comunicación abierta y eficaz, creando oportunidades de trabajo en equipo, desarrollando una confianza entre los miembros del equipo, gestionando los conflictos que se puedan dar de una manera constructiva y fomentando la toma de decisiones de un modo colaborativo.

Para explicar este proceso y a modo de referencia me gustaría facilitaros el siguiente enlace, el cual versa sobre el pensamiento creativo de un equipo virtual, desarrollado por mi profesor del master en Dirección y gestión de proyectos, Carlos J. Pampliega.

Por otra parte, uno de los modelos que se utilizan para describir el desarrollo de un equipo es el de al #escalera de Tuckman, que establece cinco etapas de desarrollo por las que pueden pasar los equipos.

Estas etapas son:

  1. Formación.
  2. Turbulencia.
  3. Normalización.
  4. Desempeño.
  5. Disolución.

En la situación que nos atañe, que es la de teletrabajar, una etapa bastante importante y que puede causar desviaciones en el proyecto es la de #Turbulencia, durante la cual, los miembros del equipo pueden no colaborar o no mostrarse abiertos a ideas y perspectivas diferentes por no estar físicamente con el resto de personas pertenecientes al equipo, pudiéndose tornar en contraproducente.

Por lo que, haremos especial énfasis en la celebración de reuniones periódicas para reducir este riesgo al máximo posible.

Nuestro objetivo es llegar a una etapa de #Disolución satisfactoria pasando por la de #Desempeño en la que el equipo funciona como una unidad bien organizada.

Llegados a este punto, nos encontramos con situaciones a abordar las cuales, podremos gestionar ayudándonos de una serie de herramientas como:

#Coubicación, la cual utilizaremos para colocar a varios o todos los miembros más activos del equipo en la misma ubicación, esto quiere decir que, como ya mencionamos anteriormente, la mitad de la plantilla permanecerá en sus casas trabajando y la otra mitad en oficina, apoyando a estos miembros más activos de personal menos cualificado y así poder tener un equilibrio de recursos físicos en cada semana.

Los equipos virtuales, los cuales nos ayudarán a reducir los costos, menor número de viajes y gastos de reubicación. Nos aseguraremos de que esta tecnología pueda crear un entorno del equipo en línea para almacenar archivos, utilizar cadenas sobre asuntos específicos y para mantener un calendario del equipo.

Otra herramienta importante es la de Tecnología de la comunicación

La cual nos proporcionará un portal compartido, videoconferencias así como conferencias de audio, que utilizaremos para una mejor comunicación en las reuniones periódicas y correos electrónicos.

Parte del proceso de desarrollo del equipo implica reconocer y recompensar el comportamiento deseable. Nunca está demás felicitar a un empleado por su buen desempeño en sus funciones, las cuales han derivado en el cierre exitoso de un entregable.

Controlar los recursos

Aseguraremos que los recursos físicos y adjudicados al proyecto están disponibles tal y como se planificó, así como monitorear la utilización de recursos planificada frente a la real y tomar acciones correctivas según sea necesario.

Llevaremos un control de disponibilidad de nuestros recursos humanos, tanto de los que están en la oficina como de los que se encuentran teletrabajando esa semana, así como de liberar los recursos que ya no son necesarios para cada momento del proyecto.

Este control y monitoreo lo llevaremos a cabo de forma continua en todas las fases del proyecto y durante todo el ciclo de vida del mismo.

Debido a la situación que nos toca vivir en la actualidad, debemos amoldarnos a las condiciones adversas y gestionar nuestros recursos de la mejor forma posible, ayudándonos para ello de una serie de guías y estándares para la conclusión satisfactoria del proyecto.

En este caso en concreto, deberemos hacer un mayor énfasis en gestionar, controlar y planificar los recursos que más desviaciones pueden llegar a acarrear al proyecto, como los recursos humanos trabajando fuera del entorno de trabajo inicial y la asignación o reducción de recursos materiales como consecuencia de esta situación.

Luis Matamala, estudiante del Master en Dirección y Gestión de Proyectos de IMF Business School

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Una de las causas más importantes e impactantes en este hecho es la COVID19 y es por ello, que el teletrabajo ha venido para quedarse.