Cómo realizar con éxito un proyecto 5S en un almacén
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Cómo realizar con éxito un proyecto 5S en un almacén

Tal y como ha demostrado en este blog de logística y cadena de suministro nos gusta la filosofía Lean, le hemos dedicado muchas entradas centradas tanto en la creación de su cultura, como en la explicación de algunas de sus herramientas.

Hoy describimos lo que para mí es la base de la introducción de la cultura Lean en un almacén, las 5S. Para gustos hay colores y cada profesional tendrá su opinión pero basándome en mi experiencia si no se empieza por esta herramienta es complicado que se pueda implantar esta cultura, la cultura Lean, en nuestro almacén ya que el resto dependen de ella.

Por qué implantar un proyecto 5S

Otro aspecto capital a evaluar será la de la conveniencia, o no, de que la implantación de la herramienta se haga conjuntamente dentro de un proyecto de cambio global en la organización.

Esto es clave para que las conexiones interdepartamentales tengan continuidad y todas las mejoras de las 5S en el almacén tengan su continuidad y utilidad en el resto de la empresa. Si esto no fuera posible estimo oportuno se reevalúe por parte del responsable la reducción del impacto de su implantación…puede que no sea el esperado y se vea fuertemente limitado.

Para terminar un punto clave que debe conseguir el promotor de las 5S en el almacén, debe de obtener el compromiso de la dirección de la organización. Este compromiso debe medirse en apoyo moral (participando activamente en ciertas actividades de promoción, concienciación y motivación) y también respaldo económico (con una pequeña o mediana partida presupuestaria para el proyecto, aunque un proyecto 5S no es, en principio, excesivamente costoso).

Proyecto 5S en un almacén: ¿proyecto o actividad cotidiana?

La respuesta a esta pregunta es Si a las dos, pero en dos fases consecutivas:

  • En primer lugar habrá que tomarse la implantación 5S en nuestro almacén como un proyecto con: su director de proyecto, sus actividades de formación y promoción, sus planes de acción, su cronograma, etc., Dedicar horas a planificar el proyecto no será en ningún caso una pérdida de tiempo.
  • Una vez puesto en marcha el proyecto (al menos realizadas las primeras 3S, las “S” operativas) el proyecto 5S mutará a una actividad cotidiana que deberá formar parte del grupo de operaciones que se realicen en nuestro almacén como, por ejemplo: mantenimiento de equipos y utillajes, inventarios periódicos, etc., Atención!!, si no se contempla la actividad 5S como un conjunto de operaciones más a realizar en el almacén (esto supone una obligación para los empleados del almacén) seguramente el proyecto fracasará en un plazo breve.

Pasos a seguir para implantar un proyecto 5S

Antes de llevar a cabo cada una de las “S” de la herramienta tendrá que existir un periodo de mentalización hacia el nuevo cambio que supone la adopción de la misma en nuestro almacén.

  1. Estos serán los pasos a seguir y por este orden:
  2. Lograr la aprobación de la alta dirección (moral y económicamente).
  3. Comunicación a los empleados del almacén.
  4. Proceso de mentalización: reuniones, charlas, talleres explicativos.
  5. Nombrar a un responsable de proyecto 5S.
  6. Planificar un plan de acción.
  7. Ejecutar cada una de las 5S en relación con los plazos y condiciones del plan de acción.

En qué consisten las 5S

Vamos con las 3 primeras “S”

Estas primeras 3S son las denominadas por los expertos “operativas”, y créeme si te digo que son las más fáciles de aplicar porque son las que suponen un mayor cambio, más radical en cuanto al “gemba” o área de trabajo donde se aplican.

1S SEIRI (seleccionar, eliminar, reducir)

Esta primera S consiste en determinar y diferenciar lo que realmente es necesario de lo que es innecesario.

Aquí lo interesante será acompañar al operario más veterano del almacén para que nos vaya “contando” qué utiliza (importancia), cada cuanto (frecuencia), cuanto(s) hay (cantidad), etc., Si el operario empieza a decirnos expresiones como: “por si acaso”, ”de vez en cuando”, “más o menos”, entonces el objeto u objetos a los que se refieran son susceptibles de ser denominados “innecesarios” y por tanto apartados de los “necesarios” (todos aquellos que no caen en esta categoría).

2S SEITON (ordenar, identificar)

Esta segunda S consistirá en ordenar los artículos necesarios para el trabajo rutinario, estableciendo un lugar específico para cada uno, de manera que se facilite su identificación, localización, disposición y devolución o regreso a su lugar de origen después de haber sido utilizado.

Aquí lo verdaderamente útil será pensar en elementos de ordenación y clasificación que eviten el error en la clasificación de los elementos (como los sistemas “poka yoke”, otro término que merece una entrada en este blog). Estos elementos deben fomentar la rapidez, sencillez y eliminación del error humano sobre todo en la gestión del orden de manera visual.

3S SEISO (limpiar, sanear, anticipar)

Esta tercera S consistirá en diseñar sistemas para no ensuciar siguiendo el dicho famoso de que: “No es más limpio quien más limpia sino quien menos ensucia”.

En esta S será importante en primer lugar diseñar elementos que ayuden a eliminar los focos de suciedad, y en segundo lugar establecer un calendario de tipos de limpieza, frecuencia de las misas y responsables para llevarlas a cabo. Otra particularidad interesante de esta programación sistemática de limpiezas es que la “técnica” de limpieza a utilizar debe ser respectada y seguida por todos aquellos responsables de su realización, esto asegurará el buen funcionamiento del equipo o gemba limpiado para el siguiente usuario o turno.

…y para finalizar las 2 últimas S

Ahora que tenemos en nuestro almacén lo necesario, bien ordenado, y limpio, ¿qué hacemos? Sencillamente, mantenerlo y supervisarlo….y no será fácil, son las 2S más complicadas de conseguir porque son las garantes de que el proyecto 5S se mantenga en el tiempo.

4S SEIKETSU (estandarizar y normalizar)

Esta cuarta S consiste en diseñar procedimientos, prácticas y actividades que se ejecuten consistentemente y de manera regular para evitar o anticipar anomalías y con ello asegurar las 3S operativas realizadas previamente.

En esta S será interesante crear un consenso entre las personas que comparten el mismo gemba de trabajo para determinar qué se considera un estado óptimo del mismo y que necesita corregirse ante una desviación. Para ayudar con esto mi consejo es que una vez terminada la 3ªS se proceda a fotografiar como ha quedado el gemba y protocolizar todas las actividades que ayuden a su mantenimiento.

5S SHITSUKE (auditar, autodisciplina, hábito)

Esta quinta S consiste en controlar en base a auditorías periódicas el mantenimiento de las S anteriores. Estas auditorías tienen como objetivo perpetuar el cambio logrado con el esfuerzo anterior.

Aquí será importante crear listas de chequeo que ayuden al personal encargado de su revisión a revisar  solo los puntos importantes generadores de desviaciones. Estas revisiones tienen que servir de punto de partida para mejoras futuras en las 5S del almacén.

Desde el Blog de Logística de IMF creemos que con estas pequeñas pautas a seguir puedes empezar con tu proyecto 5S en el almacén…

¡Mucha suerte!

 

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Juan Antonio Marco
Juan Antonio Marco es especialista en Dirección de la Producción y Tecnología, Experto en Gestión de Compras, Máster en Dirección Logística y Cadena de Suministro, MBA, además de Ingeniero Industrial en Electrónica y Automática. Actualmente dirige su propia empresa “Creando Valor para su Organización” de consultoría en administración y dirección de empresas (Logística y SCM, Producción, Operaciones y RR.HH). Desde hace más de 10 años ha sido y es formador y profesor de postgrado universitario en instituciones publico-privadas como: UNED, UCLM, UCJC, IMF Business School, entre otras. Le apasionan las relaciones humanas en las organizaciones apostando desde hace años por una formación compuesta por capacidades técnicas y humanas que le ha permitido formar y ofrecer asesoramiento en desarrollo de habilidades directivas y personales a varias instituciones, fundaciones y asociaciones empresariales.
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Cómo realizar con éxito un proyecto 5S en un almacén

Hoy describimos la base de la introducción de la cultura Lean en un almacén, las 5S y cómo podemos aplicar con éxito esta herramienta.