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La toma rápida de decisiones en la gestión de proyectos

La toma rápida de decisiones es un arte que no siempre es sencillo de practicar ni de llevar a cabo. Especialmente cuando se trata del ámbito empresarial o de creación de proyectos. En este terreno, no solo importa la velocidad. También tienes que tener en cuenta todas las opciones, las variables y un sinfín más de factores que tienes que entrar a estudiar y a valorar en muy poco tiempo. Y, lo más importante, la decisión que vayas a tomar tiene que ser correcta. Por eso queremos profundizar contigo un poco más en el tema.

De hecho, esto es algo tan crucial a nivel empresarial que son muchos los centros de formación y las escuelas que ofrecen titulaciones relacionadas con este tema. Te lo explicamos.

¿Dónde está la complicación en tomar decisiones?

¿Por qué esto se convierte en un reto para cualquier persona? Vamos a analizar algunos de los motivos.

Falta de información. El primer motivo que siempre genera estrés o dudas son los datos que se puedan estar manejando. Evidentemente, no siempre vas a tener todo lo que necesitas saber. La rapidez o la inmediatez es lo que tienen. Será necesario que hagas suposiciones, proyecciones y previsiones en tiempo récord. Por lo tanto, asume que no podrás saberlo todo.

Incertidumbre ante el futuro. ¿Qué pasará si eliges A? ¿Y si eliges B? Este tipo de dudas son recurrentes y perfectamente asumibles y normales. Sin embargo, pueden llegar a paralizar proyectos interesantes. Tienes que aprender a tomar decisiones asumiendo ese riesgo, el de que no sabes bien lo que va a pasar. Al final, siempre hay muchas más variables en cualquier proyecto.

Preocupación por el error.  Otro aspecto completamente natural e igual de terrorífico. El peso principal de tomar una decisión es que, quizás, te puedas equivocar finalmente. Evidentemente, no hay solución con respecto a este problema. Lo único que puedes hacer es elegir una alternativa y esperar que sea esa la más adecuada. Sin arrepentirte ni mirar atrás.

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Consejos para tener en cuenta

¿Qué pautas se pueden seguir para tomar decisiones con mayores garantías de éxito? Estos son algunos de los criterios que pueden tener utilidad:

Identificar claramente las necesidades. Si estás llevando a cabo un proyecto y surge una complicación, lo primero de todo es entender lo que falla. ¿Qué ha sucedido? ¿Cómo corregirlo? ¿De qué manera puedes salvar esa complicación? A veces nos perdemos en cosas mucho más secundarias en lugar de concentrar todos nuestros esfuerzos en resolver el conflicto principal. Por eso, lo primero de todo será que comprendas bien tus necesidades.

Reúne todo los datos de los que dispongas. Aunque la decisión tenga que ser precipitada y vaya a conllevar un grado relativamente elevado de incertidumbre, esto no es ni debe ser excusa para no prestar especial atención a toda la información que se te haya podido ofrecer de las circunstancias en las que estás.

Hazte un croquis con los pros y contras de las distintas opciones. Después de haberlas identificado correctamente, por supuesto. ¿Qué puedes hacer? ¿Y qué te reporta cada una de esas opciones? Esto es algo que no siempre es sencillo de medir y que exige anticipación. Pero, al margen de eso, será como hacer un análisis DAFO, por ejemplo, o cualquier otro documento de estrategia sobre el futuro de una empresa o proyecto. Esto es tremendamente similar. Observa bien qué tienes y qué podría suceder. Y a partir de ahí te será mucho más sencillo ver con qué opción te quedas y cuál te compensa menos.

Elige definitivamente una opción. Y quédate con ella sin volver la vista atrás o sin plantearte si es o no la adecuada. Una vez que tomes la decisión, tienes que seguirla hasta sus últimas consecuencias. Esto quiere decir: habla con todos los implicados cuanto antes para que empiecen a trabajar en la línea de la dirección que tú mismo has marcado.

No cambies de idea. El miedo, muchas veces, puede provocar que te eches para atrás y que no te mantengas firme en lo que hayas decidido. Este es un error muy clásico, y no siempre tiene por qué estar asociado con los principiantes. En cuanto decides algo, tienes que mantener la decisión hasta sus últimas consecuencias.

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Una pequeña guía

Vamos ahora con algunos consejos muy prácticos que te permitirán familiarizarte con las decisiones que vayas a tomar:

Ten en cuenta otras opiniones. Esto no deja de ser algo colaborativo. Aunque muchas veces se plantee como la responsabilidad exclusiva de uno (y realmente el peso de la decisión puede recaer solo en una persona) esto no le resta competencias a su equipo o grupo de colaboradores. También estos van a tener que opinar o que lanzar sus ideas para que estas surtan efecto. Y no cabe ninguna duda de que pueden aportar puntos de vista interesantes y prácticos que te ayuden a hacerte una idea más sólida.

Sé flexible. Aunque tienes que mostrarte decidido con aquello que hayas elegido, esto no implica que no puedas flexibilizar tu plan. Entiende que, según avance, recibirás nueva información. Por lo tanto, tienes que ser flexible y humilde con aquello que hayas pensado. No puedes enrocarte en una única posición ni hacer oídos sordos a la evidencia.

Date el tiempo suficiente. Que haya poco tiempo no implica, necesariamente, que no haya tiempo ninguno. Date el margen que necesites para tomar la decisión (siempre y cuando dispongas de él). No hay que precipitarse y piensa en que no es una competición. Por lo tanto, no te precipites nunca.

En definitiva, la toma de decisiones es un recurso empresarial cada vez más útil en la gestión de proyectos. Y por eso se ha convertido en una oferta educativa especialmente interesante. Como, por ejemplo, el máster de Gestión de Proyectos – Proyect Management que ofrecemos en nuestra universidad. Te enseñaremos cómo gestionar la incertidumbre y cómo ejecutar decisiones con rapidez y sin dificultad. Aparte de otras competencias útiles y muy relacionadas con ese mundo. ¡Apúntate y estudia la toma rápida de decisiones!

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La toma de decisiones en una empresa es un proceso que debe alinearse con los objetivos y las circunstancias internas y externas ✅