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Cuando empieza y acaba realmente el proceso de On Boarding

Septiembre es el mes de la vuelta al cole y en Recursos Humanos es también el momento de revisar procesos internos. Quizás estamos en momentos de necesidad de nuevo talento en la organización. Por eso es importante que sepamos realmente cuándo empieza el proceso de On Boarding.

¿Qué es el On Boarding?

Te dejo aquí un post que publicamos en este mismo blog hace un tiempo sobre el proceso de On Boarding, para que puedas ahondar más en el tema. Pero básicamente estamos hablando del proceso que se encarga de acoger a cada nueva incorporación a la compañía.

Como hablamos de incorporaciones, parece que es algo que debemos hacer el día 0, es decir el día que la persona llega por primera vez a su puesto de trabajo. En realidad, ahí está la gran confusión del On Boarding, que tiene una temporalidad bastante superior a lo que la mayoría cree.

Incorporando con mimo

Que alguien llegue nuevo a la organización es motivo para dedicarle cierto tiempo y cariño. Hay una serie de factores que debemos tener en cuenta porque para ambas partes debe haber esfuerzo y atención.

En primer lugar, para el nuevo empleado se trata de un entorno nuevo, de mucha información, de nombres y roles que debe aprender, de funciones y lugares. Datos y nervios, así que hay que tener empatía y dedicación para que se sienta bien recibido. Pero él también deberá traer su parte de casa hecha. Motivación, ilusión y muchas ganas de poner toda la carne en el asador es lo que vamos a querer ver ese primer día.

Para que toda fluya bien, ese día no puede dejarse al azar. Y para que salga según lo previsto debemos seguir un itinerario y entender realmente cuándo empieza el proceso de On Boarding.

Tiempos del proceso de On Boarding

¡Seleccionado!

Ya tenemos el nombre de la persona que hemos seleccionado. Aquí empieza el trabajo del equipo que va a acoger a nuestro nuevo compañero. El proceso de On Boarding no consta de un día. Empieza justo cuando sabemos quién ha sido el que ha conseguido cubrir la vacante en el proceso de selección.

Es el momento de contactar con él para informarle de la noticia. Explicarle cómo va a ser su incorporación. Debemos comunicarnos cuanto antes con la persona, para evitar perderlo. 3 cosas muy importantes en esa comunicación: felicitarle y darle la bienvenida a la organización, explicarle cómo va a ser el On Boarding, en tiempos, personas que estarán a su lado y aclaración de dudas y en tercer lugar solicitarle toda aquella documentación necesaria para poder gestionar el contrato y su firma.

Ganas de que vengas

Los días siguientes a la primera comunicación son muy importantes. Se trata de confirmar todas las ilusiones y expectativas de la persona. No podemos cometer el error de olvidarnos hasta ese primer día que llegue. Una de las mejores cosas que podemos hacer es seguir en contacto con él para conocerle un poco más, para preguntarle sobre alguna cosa que podemos hacer para que ese primer día sea más especial. La cuestión es mantener esos días previos a la incorporación, una comunicación personalizada, que no sea un mensaje enlatado.

Mostrar esa ilusión también por nuestra parte, hará que se reafirme en sus ganas de comenzar. Es importante que no parezca que a nosotros no nos da igual 8 que 80, así que demuestra que tienes que ganas de que llegue el día de la incorporación. El On Boarding tiene un peso importante en la comunicación y ahí tendrás mucho ganado.

La preparación de la fiesta

Hablar con él de cómo va a ir todo es algo esencial, pero no te olvides de que para vaya bien el día que llegue, ha de haber una preparación que lleva su tiempo. Debemos gestionar con los departamentos que intervenga, que todo lo necesario esté a punto. Recursos como ordenador, ubicación, material para su trabajo, etc.

Es importante también que la agenda ese día esté bien coordinada. Debemos hablar con las personas que lo acogerán, y que el equipo con el que va a trabajar esté bien informado. Todas las personas implicadas tienen que acordar cómo y quién va a estar con la persona a lo largo del día. Es un fallo muy gordo que, llegado el momento, haya olvidos o errores en las fechas y nadie pueda atenderle.

El Día D

Ha llegado el día que todos estabais esperando. Es el momento de que el On Boarding tenga su momento de gloria. La acogida, el desayuno de bienvenida, su material corporativo, su equipo, sus compañeros, su visita por la compañía, su responsable mostrándole todo lo necesario, etc.

Aquí tenéis muchas opciones para personalizar el proceso, pero habrás recabado información a través de la comunicación mantenida esos días previos. Es importante que le deis la importancia que tiene ese día ya que la persona acude con nervios, pero con mucha ilusión. Está ante lo desconocido y estás ante un MOT (Moment of Truth), una enorme oportunidad para ganar puntos o para hacerle creer que se ha equivocado al aceptar.

Los meses posteriores

El proceso de On Boarding no acaba cuando la persona se va a su casa tras el primer día. Éste termina al cabo de unos cuantos meses después. Y esta es otra de esas fases que muchas empresas obvian, porque se enfocan en un solo día. Es importante la fase de acompañamiento, ahí es donde reafirmas lo que ha podido experimentar en los días previos y en el que se incorporó.

Durante semanas es importante informarle bien de todo, funciones, necesidades, expectativas, objetivos y cultura. Así como hay que preguntarle y darle feedback constantemente para que no se sienta desorientado o perdido.

Un buen On Boarding termina cuando la persona está integrada. Cuando a pesar de que pueda seguir aprendiendo y preguntando, tenemos la confianza de que ya se siente parte del proyecto. Es cuando se percibe que de forma más autónoma puede ejercer su trabajo.

Como ves, forma parte de la cultura, “el empleado en el centro”, así que si eres de los que cree que debemos cuidar las relaciones y a las personas que tenemos en la organización, trabaja bien el proceso de On Boarding. Dejarás buena huella.

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Maribel García
Especialista en Employer Branding y asesora de Gestión del Talento en las empresas. Apasionada de la comunicación, las personas y cómo potenciar sus habilidades. Su objetivo es conectar a las personas en su entorno de trabajo.

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