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El futuro de las oficinas, buscando nuevos modelos híbridos

Estamos ante una nueva revolución sobre cómo y dónde trabajamos. Las oficinas han sido el lugar donde nos desplazamos a trabajar. Y aunque había empresas que llevan años ofreciendo teletrabajo, no ha sido hasta este año que se ha implantado definitivamente el modelo híbrido. Recursos Humanos trabaja a contrarreloj para ofrecer los recursos necesarios para adaptarnos a la nueva situación.

Oficinas para siempre, ¿algo del pasado?

El 2020 será recordado porque entre otras cosas, el Covid-19 aceleró el hecho de que en muchas empresas se pudiera teletrabajar. Esto ha dado pie a que las organizaciones tengan que buscar ese híbrido en la forma de trabajar de sus equipos. Las oficinas están siendo reinventadas para que no sean el único espacio de trabajo donde el empleado se pase toda la jornada.

Las funciones que llevamos a cabo en las oficinas pueden ejercerse desde casa o cualquier otro espacio de trabajo, así que lo único que debemos atender es, ¿qué recursos necesita la persona para ser igualmente productiva?

Sabemos que trabajar todos los días en casa, sin apenas contacto con el exterior, tampoco es la solución. Trabajar solo en las oficinas, impedía una buena conciliación o tener que invertir tiempo en desplazamientos, etc. Así que la mejor opción es la combinación para que tengamos el beneficio de ambas partes.

Cuando solo trabajamos en casa

El confinamiento ha hecho despertar a todas aquellas empresas que se negaban a la oportunidad de plantear precisamente este híbrido. Poder teletrabajar y combinarlo con el trabajo en oficinas. Hay que tener en cuenta que lo que hemos vivido estos meses, no es teletrabajo. Ha sido confinamiento en el que nos hemos visto obligados a trabajar desde casa, con toda la familia en el mismo espacio.

Esto nos ha permitido familiarizarnos con todas esas herramientas que han hecho que podamos reunirnos sin estar uno al lado del otro, y avanzar en los proyectos en los que trabajaban varias personas a la vez.

La clave para que esto funcione es que el equipo tenga realmente todos los recursos y herramientas. No hablo solo de conectividad y un portátil. Se trata de plataformas colaborativas, canales de comunicación con el equipo, reuniones virtuales periódicas y aplicaciones que permitan monitorizar proyectos.

Para la parte en la que nos perdemos el contacto físico, debemos establecer igualmente protocolos. No podemos centrarnos en la productividad, ya que el equipo debe sentirse unido, motivado y escuchado. Es cuando más debemos cuidar la falta de las oficinas, haciendo que seamos más cercanos.

Generar entornos a través de esas plataformas donde podamos compartir y conversar, es una práctica que debemos fomentar. Es como tomarse el café juntos, pero si no lo provocamos, se genera un aislamiento sin darnos cuenta. Se pueden organizar “Coffe Corner” o “Breakfast Break”, donde los empleados se reúnan para tomar ese café y comentar la película que vieron anoche o explicar cualquiera de las preocupaciones que puedan tener.

Cuando solo trabajamos en las oficinas

Sin la posibilidad del Smart Working, las oficinas no han cambiado mucho desde sus orígenes. Espacios que sí se han ido modernizando, pero que servían para ir a hacer nuestras funciones. Se ha mejorado en el entorno, en las infraestructuras y la tecnología que lo ha hecho todo más sencillo y accesible. De pasar de una máquina de escribir o un ordenador gigante a algo que prácticamente nos cabe en las manos. Y cada vez ocupamos menos las mesas con aparatos enormes, ya que internet se encarga de que casi todo quepa en “la nube”.

Tenemos nuestra mesa, nuestro despacho, espacios para tomar el café y quizás algún sofá o rincón que trata de alejar al empleado por momentos de sus responsabilidades. Y es cierto que algunas compañías han hecho que las oficinas sean entornos realmente confortables y saludables. Pero más allá del debate sobre los verdaderos motivos para que ese entorno sea tan cómodo, la persona tiene un espacio que cuida su salud física y mental.

Cuando trabajamos más en casa

Existen opciones nacidas tras el confinamiento, como es el de estar 1 semana en las oficinas y 3 en casa. De esta manera eliminamos las barreras de, por ejemplo, tener que vivir cerca del trabajo. Algunas compañías lo implantaron durante la pandemia y tras la consulta con todo el equipo, ha sido la opción más aceptada que ha acabado quedándose.

En este caso, las oficinas tienen espacios comunes que deben reservarse con tiempo, de manera que no puedan juntarse más personas de las recomendadas. Trabajar en casa puede ser igualmente productivo, pero esos días en las oficinas, permite el reencuentro con el resto del equipo y avanzar en algunos proyectos.

Combinación para el equilibrio

Es cierto que las oficinas como tal, no van a desaparecer. Pero es cierto que muchas organizaciones ya se han planteado cambios en este sentido. Si la mayor parte de las funciones se pueden llevar a cabo en casa o en las oficinas de sus clientes, las propias son puntualmente necesarias. Y eso es resuelto con un coworking al que acceder cuando la situación lo requiera. Otro ahorre de costes.

Una mezcla consistiría en tener personas en las oficinas y personas que estén en casa. Así nos adaptamos al equilibrio entre vida personal y profesional, por ejemplo, con 2 días a la semana de trabajo en casa y el resto en las oficinas. Es una opción que no funciona con todos los empleados, pues hay quien prefiere ir todos los días a las oficinas, y quien aprecia más quedarse en casa.

Pero sí que estamos ante el híbrido en la nueva forma de trabajar. Nuestro entorno de trabajo es dinámico, cambiante y modificable. Hoy estamos en las oficinas centrales, mañana en casa y pasado quizás en un coworking. Esto se llama flexibilidad, y ahí es donde entra el equilibrio.

Antes, las casas eran únicamente pensadas para el espacio personal y familiar. Ahora diseñamos espacios dentro de nuestro hogar, pensados para el trabajo. Rincones integrados para poder dedicar parte de nuestro tiempo al trabajo.

Si nuestro entorno cambia, debemos escuchar qué está sucediendo, y entender las existentes necesidades. Los empleados no son profesionales de 8h a 18h y luego personas. Son personas 24h y se mezcla con las muchas facetas que cada uno tiene, por lo que debemos participar en su bienestar. Y ahí entra el hecho de que hagamos que sus oficinas, aquí o allí les permitan ser mejores profesionales y personas.

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Maribel García
Especialista en Employer Branding y asesora de Gestión del Talento en las empresas. Apasionada de la comunicación, las personas y cómo potenciar sus habilidades. Su objetivo es conectar a las personas en su entorno de trabajo.

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